Подготовка и проведение совещаний

Перед совещанием нужно определиться с темой и продумать результат, к которому требуется прийти. Нечеткое осознание темы создает чувство неудовлетворенности у участников планерки. Темы с несколькими аспектами могут негативно сказаться на эффективности совещания. Желаемый результат также должен быть продуман заранее. Руководителю следует иметь четко выработанную позицию, доводы для убеждения персонала в правильности принятого решения, рекомендации по получению желаемого результата.

Нужно тщательно продумать, что будет на повестке дня. Обсуждаемые вопросы должны располагаться в определенном порядке, который тоже требует анализа. Правила проведения совещаний показывают, что лучше располагать вопросы не по их важности, а по психологическому принципу. Первая тема для обсуждения должна быть наиболее простой для решения. После успеха мотивация коллектива существенно увеличивается. Некоторые вопросы стимулируют бурное обсуждение. Обозначьте их и продумайте расположение в списке. Также требуется определить желаемый конечный результат, к которому эти дискуссии должны прийти. Определите вопросы, которые могут направить разговор в нужное русло. Для обсуждения самых сложных тем лучше использовать наглядные материалы. Установлено, что понимание поставленной задачи улучшается, если задействован не только слух, но и зрительное восприятие (более подробно — конус обучения Эдгара Дейла). Все сотрудники обладают своими характерами, которые могут проявиться в тот или иной момент обсуждения. Современный руководитель должен спрогнозировать эти проявления, использовать их на благо обсуждения. Не все сотрудники активно участвуют в совещании, нужно придумать способы заинтересовать их. Ведь такие специалисты могут придумать эффективное решение вопроса, которое нельзя пропустить.

Факты, которые будут касаться повестки дня, нужно предоставить участникам совещания заранее. Перед планеркой подготовьте все необходимые документы.

О совещании также нужно сообщать заранее. Разошлите участникам приглашения, где будет указана тема и цель планерки. Сотрудники, которые не смогли присутствовать на совещании, должны получить информацию о ходе обсуждения и протокол с результатами. Это позволит увеличить эффективность работы.

Место проведения совещания также играет важную роль. Во время обсуждения ничто не должно отвлекать или смущать работников. Убедитесь в исправности вентиляции, установите комфортную температуру воздуха в помещении. Обстановка не должна быть роскошной, следует создать деловую атмосферу, чтобы настроить персонал на рабочий лад. Помещение для совещаний должно давать хороший обзор для всех присутствующих.

Двенадцать заповедей руководителя при проведении совещаний

Первое. Руководитель не должен выпускать из виду основную цель совещаний – выработку управленческих решений, предусмотренных в вопросах повестки дня и твердо вести всех участников к этой цели.

Второе. Требовать от участников качественного исполнения решений совещания. При этом уважать иные точки зрения, не унижать и не оскорблять коллег, помнить, что на месте руководителя спустя какое-то время может оказаться и ваш сегодняшний подчиненный, поэтому учитывайте человеческую природу.

Третье. Не бросать управление, не «выпускать вожжи», не шарахаться из стороны в сторону. Авторитет на совещании не обеспечивается автоматически должностью руководителя. При неуверенном руководстве эффективность совещаний резко падает. Не следует допускать двоевластия на совещании, поскольку при этом быстро обнаружится другой, неформальный лидер с другими, чем у вас, взглядами и подходами к проблемам.

Четвертое. Не торопиться с выражением своего мнения, обеспечить командную работу, давать возможность высказываться сотрудникам, не бояться проявления других точек зрения, терпеть возражения в свой адрес, признавать свои ошибки, доискиваться до истины, существа дела, поощрять появление различных вариантов решения. Задача руководителя – услышать других, а не самому выговориться. Ясно представлять, что выбор решения, последнее слово, не только право руководителя, которым можно и не воспользоваться, но и обязанность, от которой нельзя уклониться.

Пятое. Проявлять гибкость в ходе обсуждения. Помнить, что служебные совещания, а также их отдельные вопросы, разделяются по видам на информационные (инструктивные), оперативные (диспетчерские) и проблемные (ситуационные). Хладнокровно вести совещание, владеть собой и оперативно подстраивать свой стиль руководства совещанием (в диапазоне от авторитарного до демократического), под эти виды.

Шестое. Уметь быть коллегой, равным не притворяясь, максимум – первым среди равных. Не возвышаться надо всеми великаном, под ногами которого, как малые дети, путаются участники совещания. Тем более – не бронзоветь, не превращаться в китайского божка, которому не то что возражать, и смотреть – то на него можно только прогнувшись. Авторитета этим себе не добавите, а число хамелеонов в вашем окружении заметно возрастет и все в ущерб делу.

Седьмое. Закладывать на текущем совещании успех следующего. Мало принять решение, надо еще его выполнить. Правильно назначать ответственных за вопрос или поручение, не оставлять какие – либо позиции повестки дня без исполнителей, в надежде на потом. В случае нескольких исполнителей сотрудники, указанные первыми в перечне, являются ответственными за вопрос. При выборе ответственных лиц учитывать профессиональную подготовку и функциональные обязанности, которыми они наделены на предприятии.

Восьмое. Рационально использовать временные ресурсы совещания. Ориентируясь на повестку дня, вместе с секретарем отслеживать общее время совещания, а также квоты по темам, вопросам и выступлениям. За регламентом наблюдает секретарь, а руководитель обязан в корректной форме, но твердо останавливать выступающих с превышением отведенного времени. Выявлять манипуляции, разоблачать манипуляторов, не включаясь в их игры, не тратить время на пустопорожние размышления в кругу участников совещаний.

Девятое. Умело выбирать персональный состав исполнителей. Они должны быть достаточно самостоятельными и обладать определенным авторитетом, организационными и контактными способностями для руководства своей временной микро группой в процессе исполнения поручений. Не следует поощрять их походы к начальству для того, чтобы лишний раз получить правильное толкование, что и как надо делать, или с очередной просьбой рассудить, кто из них прав или с обидой на коллегу, который опять что-то в поручении не исполняет как надо.

Десятое. Улавливать оригинальные мысли, новые свежие идеи, самостоятельные суждения, исходящие от участников совещания, при этом не забывать, что спугнуть мысль подчиненного руководитель может и неосторожным словом, и даже, как на него, бедного, посмотреть, взглядом.

Одиннадцатое. Не переоценивать собственную роль как на совещании, так и в менеджменте в целом, на любом уровне управления (компанией, подразделением, проектом). Не все от вас зависит. Надо уметь видеть и ощущать практические границы своих полномочий и поступать соответственно. Понимать, что создать работоспособный коллегиальный орган управления, каковым является совещание, можно только дружными усилиями всей команды, тогда как для разрушения этого института достаточно действий (или бездействий) одного только руководителя.

Двенадцатое. Всегда помнить, что совещания всего лишь составная часть менеджмента, компонента процессов управления предприятием, что у вашей компании существуют (должны быть) более важные, крупные и более далекие цели, к которым на очередном совещании вы сделали только небольшой шаг.

Дата добавления: 2015-03-29