Электронный документ

Задачи по упорядочению документирования и всех ста­дий делопроизводства и документооборота в современных условиях следует отнести к одной из важнейших областей государственной политики и области применения двойных технологий, позволяющих обеспечить гармоничное сочета­ние бумажных и электронных способов документирования и обмена документами, с перспективой плавного перехода к цифровым методам документирования, электронным до­кументам и электронному документообороту.

Попытки жестко разделить бумажный и электронный до­кумент не приносят успеха. В настоящее время признано, что по структуре, целям, назначению электронный документ и обычный бумажный не должны различаться. Это касается и сроков хранения. Однако различия все же есть, и они от­носятся прежде всего к форме документа, к его носителю.

Специалист по правовым проблемам документирования информации С. И. Семилетов в своих работах подробно анализирует подходы к определению электронного доку­мента, представленные как в научных трудах специали­стов, так и в законодательствах разных государств. Анализ этих источников приводит автора к выводу о возможности арормулировать понятие электронного документа как до­кумента, созданного при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ) и программных средств, документа, фиксируемого в цифровом коде в форме материальной за­писи идентифиицруемого именованного файла (файлов) или идентифицируемой записи в файле (файлах) базы данных, доступных для использования, копирования, передачи и по­лучения по телекоммуникационным каналам связи и после­дующей обработки при визуальном или ином восприятии их или их производных форм с помощью этих средств1. В этом определении важно следующее:

1) электронный документ — обособленный объект, пред­ставляющий выделенную информацию в форме отдельного документа — файла, базы данных или электронной записи;

2) он включает содержание и реквизиты, представлен­ные в аналоговой или цифровой форме записи,

3) представлен на материальном носителе, позволяю­щем передавать информацию документа по каналам связи и получать его визуальное отображение и воспроизводить путем копирования.

Электронный файл, и только он, является основной срормой электронного документа в структуре других элек­тронных форм собирания и хранения документированной информации. Этот автор подчеркивает, что электронный цифровой документ должен представляться как объект права и правоотношений в форме записи именованного циф­рового файла. Носителями электронных файлов являются магнитный жесткий диск, дискета, кассета, оптический CD-диск, флеш-карта, постоянное запоминающее устрой­ство (ПЗУ) и др. Электронный носитель — это любой ма­териальный носитель документированной информации, предназначенный для записи и хранения электронных до­кументов1 (мы бы добавили, что носитель предназначен и для использования информации, так как это средство для перенесения информации с одного носителя на другие, ис­пользуемые для раскрытия содержания документа и рабо­ты с ней заинтересованных субъектов).

Выделяются сводные электронные документы — базы данных, информационные ресурсы сервера, банки данных. Сложную структуру имеют электронные регистрационно-учетные документы — регистры, реестры, классификаторы. Каждый из них может представлять базу данных, в кото­рой содержатся отдельные электронные документы и их части — записи. Каждая запись относительно одного пред­мета (субъекта) также является электронным документом (выпиской) из общего документа — файла.

Спецификой электронного документа является до­ступ к нему и его воспроизведение для восприятия толь­ко через комплекс программно-аппаратных средств. Та­ким образом, следует зафиксировать, что и для создания, и для использования электронного документа необходимы информационно-коммуникационные технологии, а не руч­ная, почтовая и курьерская технологии, как для работы с бумажной формой документа.

Легализация электронного документа в системе правовых отношений обеспечена федеральным законодательством. На­помним лишь такие федеральные законы, как Закон «Об ин­формации», «Об электронной цифровой подписи», ГК РФ (ст. 160, а также часть четвертая), другие кодексы РФ, неод­нократно упоминавшиеся в других главах учебника

Специалисты выделяют следующие формы представле­ния электронно-цифровых документов в качестве объектов правового регулирования:

• материализованная запись именованных цифровых (компьютерных) файлов или файловая форма пред­ставления содержательной информации документа с атрибутами и реквизитами в цифровой форме. Это основная первичная (первородная) форма представ­ления электронного цифрового документа;

• индексированная запись в файле (или группе файлов) базы данных в соответствии с соблюдением техноло­гических требований;

• унифицированные материальные, так называемые электронные или машинные, носители с записями цифровых (компьютерных) файлов, выполненных и используемых в установленном порядке посред­ством применения электронной вычислительной тех­ники и программно-аппаратных средств;

• вещественные материальные инструментальные сред­ства с записями файлов, которые решают определен­ную целевую задачу и, как правило, входят в состав более сложной вещи или сами по себе являются спе­циализированной вещью.

Дата добавления: 2015-05-10