Электронный документооборот

Под документооборотом понимается движение доку­ментов в правовом пространстве с момента создания в про­цессе документирования конкретной электронной формы документа, оформления его, включения в систему обмена с его возможными последующими изменениями, вплоть до завершения функционального предназначения доку­мента. Причем окончание действия, отмена документа или истечение срока его действия еще не означают вывод элек­тронного документа из системы обращения. Документы всегда имеют архивную ценность.

Документооборот является одним из средств обеспечения и реализации функциональных полномочий органов государ­ственной власти, регулирования общественных отношений, управления государством, предприятиями и гражданами, а также средством общения органов государственной вла­сти между собой и другими субъектами в сфере публичного управления, в хозяйственной, производственной и предпри­нимательской деятельности органов государственной власти, предприятий и иных организаций. Соответственно, докумен­тооборот подразделяется на внутренний и внешний.

Внутренний документооборот — это внутреннее дело­производство и движение документов внутри органа госу­дарственной власти, предприятия или организации, кото­рые регулируются ведомственными или корпоративными нормативными правовыми актами и обеспечивают эф­фективность управления органов государственной власти и иных государственных учреждений в структуре государ­ственного устройства.

Внешний документооборот — это движение документов в правовом пространстве, в котором действуют и реализуют правоотношения различные субъекты права — физические и юридические лица, граждане, предприятия и организации, органы местного самоуправления, органы государственной власти как между однородными по виду субъектами, так и с другими их видами.

При организации документооборота решаются следую­щие задачи по документационному обеспечению управления.

• обработка и регистрация входящей и исходящей кор­респонденции и документов;

• систематизация документов, формирование, ведение дел;

• подготовка и сдача дел на хранение в архив, перереги­страция документов;

• обеспечение сохранности документов, контроль и ана­лиз их движения и исполнения;

• информационно-справочная работа, подготовка и вы­дача статистических сведений о документообороте;

• ведение регистрационных журналов, разносных книг и описей, оформление расписок.

Организации необходимо хранить документы, вести ар­хивы, так как накопленные документы служат бесценным фундаментом для принятия новых решений, а некоторые документы они обязаны хранить в течение установленных сроков в соответствии с требованиями действующего зако­нодательства.

Любая организация сталкивается со следующими основ-ными проблемами ведения документооборота:

• накопление, порядок организации хранения большого количества документов;

• отслеживание сроков действия документов, экспер­тиза и подготовка документов для передачи в архив, в том числе и в государственный архив;

• поиск необходимых документов;

• способ и условия информационного документирован­ного взаимодействия с другими организациями или с гражданами.

Приведенные классификации отражают направления работы с документами на уровне делопроизводственных структур, оформляющих определенные процедуры такой деятельности. Но этого недостаточно для понимания вну­треннего документооборота. Главное — это работа с доку­ментом по существу, его использование для выполнения функций, предоставления услуг, осуществления прав и обя­занностей организации и ее служащих, для взаимодействия С широким кругом исполнителей и лиц, заинтересованных в получении конкретных решений. Именно в процессе ис­полнения документа возникают задачи по созданию новых документов (первичных и вторичных), по его копированию, предоставлению заинтересованным структурам, сбору мне­ний и предложений, доработке некоторых документов при их подготовке к принятию и введению в действие. С этим связаны вопросы соблюдения сроков, качества работы, эко­номии времени и средств, затрачиваемых на каждый кон­кретный документ и их комплекс для каждого исполните­ля и организации в целом. Разделение функций по работе с документами по определенным предметным областям также весьма важно. Отмечается, что работа с документа­ми кадровых служб является предметом разногласий меж­ду различными ведомствами. Так, Федеральная служба по труду и занятости курирует документацию по организа­ции труда работников; Федеральное агентство по техниче­скому регулированию и метрологии и Федеральное архив­ное агентство заняты включением кадровой документации в организационно-распорядительные классификаторы УСОРД и ОКУД; Федеральная служба государственной статистики выпускает альбомы форм первичной учетной документации с включением кадровой. Дублирование работ с одноименной документацией, и особенно с персональны­ми данными, является всеобщей бедой, поскольку, с одной стороны, усложняет работу ведомств, а с другой — ослабля­ет фронт защиты этой информации и прав граждан.

Внедрение автоматизированных информационных систем (ЛИС) позволяет организовать электронный оборот доку­ментов более рационально. При этом АИС обеспечивает су­щественное ускорение процесса создания и использования электронных документов в общественном обороте, их юри­дическую защищенность, удобство пользования ими субъ­ектами оборота. При электронном документообороте легко решаются проблемы ведения обычного документооборота, подготовки документов, хранения и ведения архивов.

Работа любого современного учреждения, предприя­тия или организации и управление связаны с делопроиз­водством и обработкой большого количества документов различного характера и назначения. Это правовые акты, проектная документация, переписка, внутренние приказы и распоряжения, финансовые, бухгалтерские и иные управ­ленческие документы, которые используются в повседнев­ной деятельности предприятия для принятия решений.

Материальность электронных носителей, инструмен­тальных (апиаратно-технических) средств и цифровой среды в целом является необходимым условием, обеспе­чивающим и гарантирующим оборот и исполнение функ­циональной предназначенности электронного документа как объекта и проводника установленных правоотношений органов государственной власти и иных субъектов.

Важнейшим условием успеха электронного документо­оборота является автоматизация и стандартизация опе­раций работы всех участников этого процесса. Переход к безбумажному обороту документов на основе системы организации электронного документооборота существенно повышает эффективность работы органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий и организаций, сводит к минимуму потери документов и времени на их поиск и подготовку, повышает оператив­ность работы с ними, достоверность информации. Кроме того, значительно лучше и жестче организуется контроль исполнения и отработки документов и их движение. В Стра­тегии развития информационного общества в Российской Федерации установлено, что к 2015 г. доля государственных услуг, которые население может получить с использовани­ем информационных и телекоммуникационных техноло­гий, в общем объеме государственных услуг в Российской Федерации должна составить 100%, а доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота — 70%.

Дата добавления: 2015-05-10