Документальное оформление поступления запасов

Правильность и своевременность учета операций, связанных с поступлением производственных запасов на предприятие, обеспечивается их документальным оформлением. Документальное оформление операций с товарно-материальными ценностями регламентируется Приказом Минстата Украины "Об утверждении типовых форм пер­вичных учетных документов по учету сырья и материалов" № 193 от 21.06.1996 г. и др., в котором приведен перечень и порядок заполнения первичных типовых форм, которые заполняются для учета движения сырья и материалов.

Все документы, оформляющие поступление материальных ценностей, подразделяют на документы, составленные поставщиком и направленные на предприятие, и документы, которые составляются на предприятии.

Важным условием правильной организации бухгалтерского учета наличия товарно-материальных ценностей является своевременное составление первичных документов и соблюдение правил их приемки и отпуска. Товарно-материальные ценности, поступающие от поставщиков, принимаются на складе материально ответственными лицами путем взвешивания, обмера, пересчета и сличения их с данными, указанными в сопроводительных документах. Одновременно проверяется качество поступающих ценностей и их соответствие техни­ческим условиям, ГОСТам.

Вместе с материалами от поставщика поступают сопроводительные документы, вид которых зависит от способа доставки товарно-материальных ценностей. К сопроводительным документам относятся: накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, железнодорожные на­кладные, сертификаты качества и др. В этих документах содержатся сведения о поступивших товарно-материальных ценностях: наименование, количество, цена, сумма, номер договора, наименование поставщика, его адрес и номер расчетного счета, дата выписки документа, станция на­значения и др.

Накладная на отпуск товарно-материальных ценностей (форма № М-20) выписывается поставщиком при отпуске ТМЦ и одновременно является основанием для:

- списания ценностей у предприятия-поставщика;

- обеспечения возможности вывоза с территории поставщика;

- оприходования этих же ценностей у предприятия-покупателя;

- ведения складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Накладная выписывается в трех экземплярах на основании договора купли-продажи или другого документа, регулирующего отношения сторон. Первый экземпляр передается покупателю и служит сопроводитель­ным документом; второй – остается на складе предприятия-продавца и является основой для проведения списания ТМЦ; третий – выписывается при необходимости в случае отпуска ТМЦ со склада поставщика и передается на пропускной пункт для осуществления контроля вывоза.

Оформление накладной производится в следующей последовательности. Под заголовком (или непосредственно после него) указываются номер и дата выписки накладной. Номер накладной является порядковым номером в соответствии с перечнем учета выписанных накладных. По строке «Производитель (поставщик)» производится запись назва­ния предприятия (организации), которое производит отпуск ТМЦ, с указа нием идентификационного кода по ЕГРПОУ. В некоторых случаях, по желанию предприятия, в накладной указываются и банковские реквизиты предприятия, то есть в некоторой степени в одном документе совмеща­ются накладная и счет-фактура.

По строке «Заказчик (получатель)» указывается название предприя­тия, которое является получателем ТМЦ. В строке «Основание» указываются номер и дата договора купли-продажи или другого документа, регулирующего отношения сторон. Строка «Через кого» предназначена для указания фамилии, имени, отчества материально-ответственного лица, осуществляющего получе­ние ценностей, а также номера и даты выдачи доверенности.

Далее приводится полный перечень отпускаемых предприятием мате­риальных ценностей с указанием единиц измерения, количества, цены единицы (без НДС), а также общей суммы (без НДС) по каждому наи­менованию ТМЦ. Затем приводятся итоговые данные о стоимости отпускаемых ТМЦ (без учета НДС), суммы НДС (с указанием ставки) и общей стоимости ТМЦ, состоящей из стоимости без НДС и суммы НДС. В строке «Всего отпущено» проставляется количество отпущенных ТМЦ, а в строке «На сумму» прописью указывается общая стоимость от­пущенных ТМЦ. В заключение по строкам «Отпустил» и «Получил» указываются мате­риально-ответственные лица, осуществившие, соответственно, отпуск и получение ТМЦ.

При поступлении ТМЦ от поставщика автомобильным транспортом их оприходование на склад осуществляется на основании товарно-транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная (типовой формы № 1-ТН) – это единый первичный документ, являющийся основанием для спи­сания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополуча­теля при перевозке грузов в пределах Украины, а также для их склад­ского, оперативного и бухгалтерского учета. Она оформляется грузо­отправителем на каждый выезд автомобиля и для каждого грузопо­лучателя в отдельности. Товарно-транспортную накладную выписывают в четырех эк­земплярах:

- первый экземпляр остается у грузоотправителя и является ос­нованием для списывания товарно-материальных ценностей;

- второй экземпляр водитель сдает грузополучателю как основа­ние для оприходования товарно-материальных ценностей;

- третий экземпляр является основанием для осуществления рас­четов за транспортные услуги;

- четвертый экземпляр является основанием для учета транспор­тной работы и начисления заработной платы водителю.

Грузоотправитель при необходимости может выписывать дополнительные экземпляры товарно-транспортной накладной, число ко­торых устанавливается по договоренности с перевозчиком. Для грузов нетоварного характера, по которым не ведется склад­ской учет, но проводится учет путем измерения, взвешивания, гео­дезического замера и т.д., товарно-транспортную накладную выпи­сывают в трех экземплярах.

В тех случаях, когда в разделе «Ведомости о грузе» товарно-транспортной накладной невозможно перечислить всего ассортимента и характеристик, предъявленных к перевозке товарно-материальных ценностей, к товарному разделу прибавляется – как неотъемлемая ее часть – надлежащим образом оформленная специальная форма товарной накладной (сертификат или другая форма первичного уче­та), которая применяется предприятием для оформления операций передачи товарно-материальных ценностей.

При этом если в товарном разделе товарно-транспортной накладной об этом делается соответствующая отметка, то товарно-транспортная наклад­ная без добавленной к ней товарной накладной специальной фор­мы считается недействительной и не может использоваться для рас­четов с грузоотправителем и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

При перевозке однородных грузов от грузоотправителя в ад­рес грузополучателя на одно и го же расстояние при условии обес­печения целостности груза допускается оформление одной товарно-транспортной накладной на весь объем груза, перевезенного авто­мобилем. При этом оформление промежуточных поездок проводит­ся путем выдачи грузоотправителем водителю автомобиля талона на каждую отдельную поездку. Порядок оформления талона устанавли­вается по договоренности между грузоотправителем и грузополу­чателем. Реквизиты талона должны включать сведения о количестве пере­везенного груза, времени работы автомобиля и его простое при каж­дой поездке, а также иные показатели, необходимые для последую­щего их занесения в товарно-транспортную накладную.

Счет-фактура обычно используется как документ, на основании которого производится заполнение расчетных документов предприятием-покупателем для осуществления оплаты за полученный товар (выпол­ненные работы, оказанные услуги). Это связано с тем, что структура сче­та-фактуры предполагает наличие банковских реквизитов поставщика. Счет-фактура выписывается на основании документов на отпуск, от­грузку или доставку товаров (оказание услуг) в двух экземплярах, пер­вый из которых остается у поставщика, а второй – в составе сопроводи­тельных документов передается покупателю.

При поступлении товара железнодорожным транспортом в каче­стве сопроводительного документа выступает железнодорожная на­кладная. В ней указываются:

- полное наименование и местонахождение поставщика и покупателя
(грузоотправителя и грузополучателя);

- их банковские реквизиты;

- основание отпуска товара (номер, дата договора, наряда, заказа);

- полная номенклатура товара с указанием количества, цены;

- сумма к оплате (с выделением НДС).

Товарный раздел накладной заполняется поставщиком. Транспортный раздел железнодорожной накладной заполняется при перевозке и пе­редается представителю покупателя на основе доверенности на получение товара. В случае если при приемке товара были выявлены наруше­ния целостности вагонов или недостачи сверх норм естественной убыли, представителями железной дороги составляется коммерческий акт и делается отметка в железнодорожной накладной.

В целях контроля за поступлением (оприходованием) товарно-матери­альных ценностей и их оплатой все сче­та поставщиков подлежат регистрации в специальном журнале, который ведет лицо, ответственное за материально-техническое снабжение предприятия.

Поступление запасов на предприятие оформляется соответствующими документами, типовые формы которых утверждаются Госкомстатом Украины и другими центральными органами исполнительной власти. Если для оформления хозяйственной операции типовые формы первичных документов отсутствуют, то предприятие составляет такие первичные документы, которые бы содержали обязательные реквизиты, предусмотренные законода­тельством и другими нормативно-правовыми актами.

Основными типовыми документами по оприходованию материалов на предприятии являются накладные, товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты и т.п. На поступившие производственные запасы согласно пер­вичным документам заполняются приходные ордера или накладные. Возможны такие варианты оформления прихода: непосред­ственно на документе поставщика или путем выписывания приходного ордера. В первом случае кладовщик подписывает один экземпляр документа, ставит штамп приема, во втором – оформляет приходный ордер.

Все поступившие на склад предприятия товарно-материальные ценности подле­жат оприходованию материально ответственными лицами; для этого оформляют приход­ный ордер (типовая форма № М-4). Приходный ордер составляется в одном экземпляре в день фактичес­кого поступления товаров на склад и используется для количественно-суммового учета материалов, поступающих от поставщиков или с переработки. При всей простоте его заполнения некоторые реквизиты тре­буют внимания. В частности, реквизит «Номер паспорта» используется только в случаях операций с ТМЦ, содержащих драгоценные металлы и камни, а реквизит «Синтетический счет» – для отнесения износа малоценных необоротных материальных активов.

При поступлении на склад запасов собственного произ­водства (готовой продукции, полуфабрикатов, вспомогательных материалов) оформляется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (типовая форма № М-11), которая составляется в двух экземплярах и подписывается лицом, которое пере­дает указанные запасы, и их получателем. Такими же накладными-требованиями оформляются поступившие на склад мате­риалы от разборки временных сооружений, приспособлений и устройств от ликвида­ции основных средств.

При получении запасов в качестве взноса в уставный ка­питал оформляется приходный ордер, акт о приемке материалов или товарно-транспортная на­кладная.

Обмен запасов на другие подобные и неподобные за­пасы оформляется теми же документами: приходным ордером, актом о прием­ке материалов или товарно-транспортной накладной и т.п.

Запасы, полученные безвозмездно, оформляются накладной-требованием на отпуск (внутреннее перемеще­ние) материалов или товарно-транспортной накладной с ис­пользованием штампа (обозначения) об оприходовании, или актом о приемке материалов, или приходным ордером. При­ходный ордер составляется материально ответственным лицом в день принятия запасов.

Приемка и оприходование запасов, поступивших от поставщиков или от переработчиков на сто­роне, оформляется товарно-транспортной накладной (типовая форма № 1-ТН) с ис­пользованием штампа (обозначения) об оприходовании или приходным ордером.

При выявлении несоответствия количества или качества поступивших производственных запасов данным сопроводи­тельных документов, а также для мате­риалов, поступивших без платежных документов, составляют акт о приемке материалов (типовая форма № М-7). Для проверки производственных запасов и составления акта организуется комиссия, в которую обязательно включа­ются материально ответственное лицо, представитель отдела снабжения и представитель пос­тавщика; при его неявке акт составляется с участием пред­ставителя незаинтересованной организации. В акт вносятся данные только о тех ТМЦ, по которым установлены расхож­дения; материальные ценности, по которым расхождения не установлены, в акте не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта: «По ос­тальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Акт составляется в двух экземплярах: первый вместе с приложенны­ми сопроводительными документами передается в бухгалтерию пред­приятия-покупателя, а второй передается в отдел снабжения (поставок) или юридический отдел для направления письма-претензии поставщику. В случае составления акта приходный ордер не выписывается.

При получении грузов с железнодорожной станции экспедитор обязан проверить соответствие количества мест, которые по­ступают, и знаков маркировки на них с данными сопроводи­тельных документов. Если груз прибыл в исправном вагоне без признаков взлома, экспедитор должен добиться выборочной проверки массы и состояния прибывших материалов. Если при приеме груза, поступившего по железной дороге, водным или воздуш­ным транспортом, установлены расхождения с данными, указанными в транспортных документах, или возник­ли вопросы относительно целостности груза, составляют коммерческий акт. Данный акт является основанием для предъявления претензий к желез­ной дороге (или пароходству) о возмещении убытков.

При приемке запасов на ответственное хранение со­ставляется акт о приемке материалов. Такие запасы на скла­де хранятся обособленно от запасов, признанных активами предприятия.

При поступлении запасов от физических лиц, не зареги­стрированных субъектами предпринимательской деятельно­сти, торговые предприятия и заведения ресторанного хозяй­ства оформляют закупочный акт. В закупочном акте фик­сируются дата и место составления; название предприятия; единица измерения хозяйственной операции; содержание и объем (количественный и стоимостный) хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать должностное лицо предприятия, прини­мавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

При поступлении запасов для реализации на условиях комиссии оформляются квитанция и товарный ярлык (формы № 1-ВТ, № 3-ВТ).

Для внутреннего перемещения запасов, их отпуска производственным подразделениям и другим структурным подразделениям предприятия, расположенным на другой, нежели отпускающее их подразделение, территории, ис­пользуется накладная-требование на отпуск (внутреннее пе­ремещение) материалов.

Материальные ценности, поступившие на предприятие ошибочно, не оформляются соответствующими приходными доку­ментами, но попадают в учетную категорию "Материальные ценности в пути". Такие, казалось бы, ошибочные операции способствуют расхищению неоприходованных ценностей материально ответ­ственными лицами. Их необходимо своевременно выявлять и, контролируя платежные и транспортные документы, оприходо­вать на склад. Обычно такие платежные документы не имеют никакого отношения к материальным ценностям в пути.

Полученные производственные запасы согласно выписан­ным сопроводительным документам доставляются на склад предприятия или материально ответственному лицу. Во время приема производственных запасов их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах.

При мелких покупках материалов за наличные (например, канцелярских принадлежностей) подотчетное лицо обязано сдать материалы на склад, а кладовщик на счете поставщика должен поставить отметку о дате, номер приходного ордера и подпись.

Первичные документы поставщика регистрируются в жур­нале регистрации документов. Каждому первичному докумен­ту присваивается порядковый номер. При выписке платежных документов указывается сумма налога на добавленную стоимость (НДС), которая в стои­мость материала не входит, а записывается отдельно суммой. Данная сумма определяется как произведение фактической стоимости материалов на процент НДС, устанавливаемый законодательством Украины. На основании данных документов выписывается налоговая накладная.

Дата добавления: 2015-05-08