Учет запасов на складе и его связь с учетом в бухгалтерии

Учет производственных запасов является одним из самых трудоемких участков учетной работы на предприятии. Учет материалов на складе может осуществляться сортовым, партионным и сальдовым методами. Наиболее распространен сальдовый метод учета материалов. Основные его принципы следующие:

1) оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведут материально ответственные лица;

2) систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильностью и своевременностью документирования операций по движению материалов и ведения складского учета материалов с помощью выборочной инвента­ризации, проверок соответствия фактических остатков материалов данным карточек складского учета;

3) осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения;

4) систематическое подтверждение (взаимосверка) данных оперативного складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Сальдовый метод учета материалов предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (типовая форма № М-17). Открывает карточки бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов в этот же день. На основании расходных документов (требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов. Остаток в карточке выводится после каждой записи или на конец каждого дня. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке.

Складской учет материалов является важным фактором контроля за сохранностью материальных ценностей предприя­тия. Складской учет организуют по видам хранимых объектов, местам хранения и количеству материальных ценностей. При необходимости складской учет организуют по партиям поступ­ления материальных ценностей. Каждому виду материальных ценностей присваивается номенклатурный номер, который пов­торяется во всех первичных документах. Первые три цифры номенклатурного номера означают номер счета и субсчета, следующие две – номер группы, остальные – порядковый номер материальных ценностей в группе. По этим номерам организуют и бухгалтерский учет материальных ценностей, что позволяет осуществлять количественную сверку данных оперативного складского и аналитического бухгалтерского учетов. Кладовщик ежедневно записывает в складскую картотеку все операции по приходу и расходу материалов, нумеруя записи по порядку с начала года или квартала. После каждой записи определяется остаток материалов данного номенклатурного номера.

Записи в регистрах сортового учета из лимитных карт необходимо делать после каждой операции, занесенной в карточку. В случаях, когда количество лимитных карт невелико, можно записывать в сортовые карточки общие итоги за неделю, десятидневку или месяц. Подсчитанный остаток после каждой регистрации пер­вичного документа сопоставляется с нормой запаса. Это дает возможность получать важную информацию о состоянии производственных запасов и заказывать необходимые материальные ресурсы.

По окончании месяца в лимитно-заборных картах подсчитываются итоги отпу­щенных со склада материалов. Эти данные переносят в карточки складского учета, а лимитно-заборные карты пе­редают в бухгалтерию для дальнейшей обработки, проверки и отражения в бухгалтер­ском учете. Данные лимитно-заборных карт сверяются также с отчетом производителя работ для выявления возможных расхождений и принятия соответствующих мер по их устра­нению. Лимитно-заборные карты после использования лимита сдаются складом в бухгалтерию немедленно, а к концу месяца независимо от использования лимита должны быть сданы все лимитные карты.

Кладовщик должен докладывать отделу снабжения предприятия о случаях нарушения норм запасов, а также о наличии материалов, длительное время лежащих без движения.

Для обеспечения достоверности данных складского учета на предприятии должен осуществляться систематический контроль за его ведением. На работников бухгалтерии возложена обязанность в установленные сроки (не реже одного раза в неделю) проверять непосредственно на складе в присутствии кладовщика своевременность и правильность оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременность и правильность записей в карточках складского учета, выполняемых материально ответственными лицами склада. Одновременно проверяющий работник бухгалтерии принимает от заведующего складом (кладовщика) первичные документы по движению производственных запасов.

Сдача документов производится по реестру приема-сдачи документов (типовая форма № М-13), который оформляется материально ответственным лицом. В реестре указывают количество документов, их номера, группы материалов, к которым они относятся. С согласия материально ответственного лица допускается сдача первичных документов и без оформления реестра. Подтверждением приема-сдачи документов в таких случаях служит подпись работника бухгалтерии по каждой операции в карточках складского учета при проверке записей.

В бухгалтерии предприятия ведется Книга учета приобретения производственных запасов. В данной книге заполняются следующие реквизиты: налоговая накладная в части даты получения и номера, наименование поставщика и его индивидуальный налоговый номер. На производственные запасы, поступившие через под­отчетных лиц, составляются приходные ордера, а на счетах, приложенных к авансовому отчету, проставляется отметка заведующего складом со ссылкой на номер приходного ордера.

Учет материалов в бухгалтерии ведется в количественном и стоимостном выражениях по материально ответственным лицам, балансовым счетам, субсчетам и учетным группам на основании сданных кладовщиком первичных документов. При приеме первичных документов со складов работники бухгалтерии осуществляют контроль за законностью, правомерностью и целесообразностью документального оформления операций по движению производственных запасов.

Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально ответственного лица и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру предприятия.

Суть аналитического учета производственных запасов состоит в том, что на каждый вид материальных ценностей (по номенклатурным номерам) открывается аналитический счет, в котором объекты учета отражаются по их количеству (по принятым единицам измерения) и сумме стоимости (по принятой системе оценки). Аналитические счета группируются по группам материалов, местам хранения, материально ответственным лицам, по синтетическим счетам бухгалтерского учета и субсчетам. В соот­ветствии с принятой на предприятии группировкой материальных ценностей данные по аналитическим счетам обобщаются в оборотных ведомостях. Используют аналитический бухгалтер­ский учет на счетах для контроля хранения и движения материальных ценностей, их оценки, сверки с данными складского учета, а также для подведения итогов инвентаризации.

Для сверки данных складского и аналитического учетов на предприятии осуществляют периодическую оценку по учетным ценам количественных остатков по данным складского учета на определенную дату и сопоставляют полученные общие суммы с суммой остатка по ученым ценам из стоимостного аналити­ческого учета. Такой метод организации учета еще называется оперативно-бухгалтерским.

На практике существует несколько вариантов учета про­изводственных запасов в бухгалтерии предприятия. Рассмот­рим наиболее часто встречающиеся.

Первый вариант заключается в использовании на складе в качестве регистра аналитического учета карточки складского учета производственных запасов. Ежедневно или не реже одного раза в неделю бухгалтер проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом переносит количествен­ные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому но­менклатурному номеру производственных запасов из карто­чек складского учета в ведомости учета остатков материалов на складе. При этом переносятся только остатки производст­венных запасов без оборотов прихода и расхода. Остатки могут переноситься и в сальдовую книгу, которая ведется на протяжении отчетного года.

После проверки остатки таксируются по стоимости и вы­водятся результаты по отдельным учетным группам произ­водственных запасов и в целом по складу. Данный метод в бухгалтерском учете получил название оперативно-бухгалтерского или сальдового. Таким образом бухгалтерия получает сведения о наличии материальных цен­ностей на начало каждого месяца.

Второй вариант заключается в том, что в бухгалтерии от­крываются на каждый вид и сорт производственных запасов карточки аналитического учета, в которые записывают на ос­новании первичных документов операции по поступлению и выбытию производственных запасов. Такие карточки отлича­ются от карточек складского учета тем, что учет в них ве­дется не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца на основании итоговых данных состав­ляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомос­ти аналитического учета и сверяют их с оборотами и остат­ками на соответствующих счетах, субсчетах и с данными складского учета.

Третий вариант предполагает, что все приходные и рас­ходные документы группируются по номенклатурным номе­рам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида производст­венных запасов отражаются в оборотной ведомости. Оборот­ные ведомости составляются в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим счетам и субсчетам.

В практике встречается комбинированный метод аналити­ческого учета производственных запасов, сочетающий про­грессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров и поиска ошибок при третьем вариан­те. При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличитель­ные) ведомости.

При журнальной форме учета бухгалтерия ведет суммовой учет движения производственных за­пасов в ведомости № 10 "Движение материальных ценностей". Данная ведомость является основным регистром, отражающим движение материальных ценностей в группировках, обеспечивающих контроль за сохранностью материалов по местам их хранения. В разделе I ведомости показывается движение материалов с выведением остатков по каждому складу в отдельности и в целом по предприятию. В разделе II отражаются показате­ли накопительной ведомости по приходу материальных цен­ностей по учетным группам и синтетическим счетам. Расчет фактической себестоимости расхода материалов, отпуск со скла­дов, расход цехов, остатки ценностей в цехах, на складах по фактической и учетной стоимости приводятся в разделе III.

Дополнением к ведомости № 10 является ведомость № 11 "Движение материаль­ных ценностей по цеховым складам или по цехам на произ­водстве, не имеющем складов". Она заполняется в бухгалтерии на основании первичных до­кументов. Данные ведомости № 11 отражаются в разделе III ведомости № 10. Бухгалтерия ежемесячно производит взаим­ную сверку сальдо в натуральном выражении с данными карточек складского учета.

Бухгалтерия предприятия ведет учет движения производственных запасов в журнале № 5 в 3 разделе «Затраты деятельности», в журнале № 5А также в разделе 3, и в ведомости № 5 «Аналитический учет запасов».

Учет производственных запасов должен обеспечивать не только достоверное и своевременное отражение операций по их поступлению и отпуску, но и сохранность запасов в местах их хранения и на всех этапах движения. Для этого на предприятии должны быть надлежащим образом оборудованы склады: обеспечена охранная и пожарная сигнализация, установлены решетки, полки, стеллажи. Для производственных запасов открытого хранения должны быть оборудованы специальные площадки.

Места хранения запасов должны быть обеспечены весовым хозяйством, измерительными приборами, мерной тарой, которые периодически переосвидетельствуются и клеймятся. В местах хранения каждого вида материалов прикрепляются ярлыки с указанием данных о находящихся в этом месте материалах.

Приказом руководителя предприятия устанавливается круг лиц (заведующие складами, кладовщики), ответственных за прием и отпуск производственных запасов, за правильное оформление этих операций, за сохранность вверенных им производственных запасов. С такими лицами заключается договор о полной материальной ответственности. Ответственным за организацию учета материалов на складах является главный бухгалтер.

Материальная ответственность представляет собой правовое отношение между предприятием и его работниками, которое обязывает последних возмещать ущерб, на­несенный недостачей, порчей или хищением ценностей, образовавшийся в результате не­правильных действий или бездействия работников, повлекших за собой возникнове­ние ущерба. Лица, на которых возложена обязанность осуществления операций с материаль­ными ценностями и денежными средствами, называются материально ответственными липами. К ним относятся: заведующие складами и их заместители, кладовщики, продавцы, кассиры и другие работники, работающие с товарно-материальными ценностями.

Материально ответственные лица имеют полный доступ к сырью, материалам, то­варам, таре и денежным средствам. Они обязаны обеспечить их сохранность, береж­ное обращение, предупреждать хищения и потери. Администрация обязана создать материально ответственным лицам все необхо­димые условия для обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и де­нежных средств. Конкретные мероприятия администрации по созданию условий для обеспечения сохранности ценностей материально ответственными лицами должны быть оговоре­ны в договоре.

Возложение материальной ответственности на работников предприятия оформ­ляется договором на основе типового договора о материальной ответственности. Этот договор заключается между администрацией и материально ответственным лицом. Договор о материальной ответственности представляет собой двухстороннее со­глашение, по которому стороны берут на себя определенные обязательства и имеют возможность требовать друг от друга выполнения принятых пунктов договора.

Договор о материальной ответственности заключается в письменной форме в двух экземплярах. Договор подписывают: с одной стороны – администрация, с другой – материально ответственное лицо (лица). Первый экземпляр договора о материальной ответственности хранится у администрации, второй – у материально ответственного лица (лиц). Все изменения вносят в оба экземпляра договора. Ответственность за хранение договора и внесение в него изменений возлагается на от­дельных работников приказом администрации. Как правило, договор находится в лич­ном деле работника и оформляется при зачислении на работу отделом кадров или юри­дической службой предприятия.

В договоре о материальной ответственности оговариваются условия труда, поря­док ведения учета и предоставления отчетности в бухгалтерию, а также мероприятия по обеспечению сохранности ценностей и порядок возмещения причиненного ущерба. В случае не обеспечения по вине работника сохранности вверенных ему материальных ценностей определение размера ущерба, причиненного предприятию, и его возмещение производятся в соответствии с действующим законодательством. Размер убытков от хищения, недостачи, порчи материальных ценностей (кроме драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей) определен Порядком определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения ма­териальных ценностей, утвержденным постановлением КМУ от 22.01.1996 г. № 116, с последующими изменениями и дополнениями. Согласно Порядку № 116 этот размер определяется по балансовой стоимости товарно-материальных ценностей, но не ниже 50% балансовой стоимости на момент установления факта хищения, недостачи, порчи с учетом индексов инфляции, ежемесячно определяемых Министерством статистики Украины соответствующих сумм НДС и акцизного сбора по формуле:

Р = ((Б – А) * I инф. + НДС + Азб) * 2, (5)

где Р - размер убытков, в гривнях;

Б - балансовая стоимость на момент установления факта хищения, недостачи, порчи товарно-материальных ценностей, в гривнях;

А - амортизационные отчисления, в гривнях;

I инф. - общий индекс инфляции, который рассчитывается на основании ежемесячно определяемых Минстатом индексов инфляции;

НДС - сумма НДС, в гривнях;

Азб - сумма акцизного сбора, в гривнях.

Следует отметить, что постановлением КМУ от 20.01.1997 г. № 34 внесены дополнения в Порядок № 116, одним из которых регламентировано, что из взысканных сумм производится возмещение убытков, причиненных предприятию, а остаток средств перечисляется в Государственный бюджет Украины.

Дата добавления: 2015-05-08