Информационное обеспечение

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы. Последняя является совокупностью данных о состоянии управляемой системы и тенденции ее развития с помощью количественных характеристик процессов, которые происходят в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, какое-нибудь управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей.

Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ И ТРЕБОВАНИЯ К НЕЙ

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др.

Основной источник первичной информации – это документы отделов кадров (личные листки по учете кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, выдаваемые руководством предприятия и структурных подразделений относительно личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.

Другой источник информации – сами работники со своей мыслью по тем или другим вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, что носит конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличных отношений в коллективе.

Можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

- объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

- актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

- своевременной;

- целеустремленной;

- лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);

- коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов).

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КАК СИСТЕМА

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставление ее пользователям (субъектам управления – кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы.

Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, должным образом организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе – широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования и т.д.

Основу информационной системы должен составлять единственный массив, что отображает информацию о каждом работнике, его окружение и внешние по отношению к нему условия работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов операции с массивом данных.

Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, которые предъявляются к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д. Такой подход обеспечивает прежде всего решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировки, перегруппировки работников в соответствии с запросами пользователя.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КАДРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

Реализация требований своевременного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях растущих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления кадрами – АСУ "Кадры" – или ее варианта – автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления.

АСУ "Кадрами" являются форму организации управления персоналом, основанную на широком использовании произведенных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.

Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается профессионально ориентированный комплекс, что включает технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ.

Тем самым изменяется содержание труда работников кадровой службы, которые освобождаются от рутинной работы и выполнения лишних операций. Они работают в диалоговом режиме (режиме общения), выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, введение, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). АРМ "Кадры" предоставляет пользователю возможность:

- введение и корректировка данных о работнике;

- формирование и выдачи разного рода исходных документов;

- создание новых баз данных;

- изменения структуры массива данных;

- добавление новых комплексов и задач, изменения при этом соответствующего меню;

- пересчета данных на заданную дату и др.

Начальная для решения задач подсистемы информация создается на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общегосударственных и локальных классификаторов (классификаторы профессий рабочих, должностей разрядов, которые служат, квалификационных, и категорий и т.п.).

Информация по конкретному работнику содержит данные о месте его работы, демографических данных, данных об образовании, наличии специальной подготовки, семейном положении, движении на предприятии (по структурным подразделениям, изменение профессии, квалификационный рост) и др. Исходные данные включают большой набор обобщенных показателей по разным признакам и имеют вид отчетов, списков, справок, аналитических разработок, расчетов и т.п., что позволяет осуществлять непрерывность кадрового планирования, обеспечивает многовариантность и многофакторность расчетов.

Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единственную автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных.

Разработка и внедрение АСУ "Кадры" должны проходить поэтапно, начиная с автоматизированной информационно-справочной системы по кадрам, решающей такие задачи, как:

- персональный учет кадров;

- составление отчетности по кадрам;

- анализ качественного состава и движения кадров;

- выдача по запросам необходимой информации;

- подготовка и повышение квалификации кадров.

Здесь целесообразная реализация модульного принципа построения системы, что позволяет адаптировать систему для разных категорий пользователей, наращивать систему, расширять ее функции. Например, вариант построения информационной системы по кадрам из пяти модулей выглядит таким образом:

1) "Штаты": формирование штатного расписания, учет вакансий по подразделам и организации в целом;

2) "Приказы": подготовка и выполнение всех видов кадровых приказов, контроль за их выполнением;

3) "Кадры": формирование базы данных о сотрудниках, включающей сведения из личной карточки работника, сводки о результатах аттестации, повышения квалификации, перемещения, награды, взысканиях и др.;

4) "Справки": поиск и анализ информации по всем показателям базы данных, оперативная подготовка справок по поступающим запросам и т.п.;

5) "Статистика": подготовка стандартных форм с возможностью вывода их на печать, архивацию данных за какие-нибудь периоды времени.

На последующих этапах развития системы развязываются задачи:

- аттестации кадров;

- подбора и расстановки кадров;

- планирование потребности и расстановки специалистов и др.

Основными путями повышения качества информационного обеспечения управления персоналом предприятия, как показывает анализ его современного состояния, есть:

последующая интеграция кадровой, экономической и социологической информации;

повышение оперативности внесения изменений в информационные файлы;

существенное расширение информации, что касается характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику, что позволит взаимоувязать наем нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей);

обеспечение работников при найме информацией о возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении и другими сведениями, необходимыми для своевременной оценки выполнимости ожиданий работника от нового места работы;

повышение компьютерной грамотности работников кадровых служб и др.

Дата добавления: 2015-05-08