Етап Е: Визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до службових документів

Етап Д: Оцінка існуючих систем

Мета даного етапу - огляд існуючих в організації документаційних та інших інформаційних систем, щоб оцінити рівень їх ефективності щодо включення та зберігання документів про ділову діяльність. Оцінка допоможе виявити будь-які невідповідності між встановленими вимогами організації до службових документів та їх виконанням і можливостями існуючих систем. Також буде виявлено дублювання інформації та документаційні або інформаційні системи, які можна замінити новими. Це забезпечить основу для розроблення нових або реконструкції існуючих систем, щоб вони відповідали визначеним та встановленим на попередніх етапах вимогам до службових документів.

Невідповідність встановленим в організації вимогам можуть зумовлювати ряд чинників, зокрема, невідповідна політика або процедури; персонал, який не усвідомлює своїх обов'язків; електронні системи, в яких відсутні необхідні функції.

Результатами даного етапу є:

1. реєстр існуючих в організації систем діяльності (документаційних та інформаційних);

2. звіт про їх відповідність встановленим в організації вимогам до службових документів.

На етапах С та Д може виявитися, що те, що в організації вважають "просто інформацією", є свідченням діяльності і внаслідок цього службовим документом.

Мета даного етапу - визначити найприйнятніші політику, процедури, стандарти, засоби, методи та інші дії, які організації слід застосувати, щоб забезпечити створення і зберігання необхідних для її діяльності службових документів, тобто виправити недоліки, виявлені на етапі Д, та відповідати вимогам, визначеним на етапі С. Під час вибору стратегії до уваги беруть характер організації, включаючи її цілі та історію, вид її діяльності, спосіб, у який здійснюється діяльність, технологічне середовище, що її забезпечує, прийняту корпоративну культуру та зовнішні умови. На вибір також впливає потенціал стратегії для досягнення бажаного результату та ризик для організації у випадку, якщо підхід виявиться хибним. У деяких випадках у розробленні стратегії керування документацією допомогу можуть надати архівні установи. Після завершення даного етапу з'явиться планомірний, систематичний та прийнятний підхід до створення, включення, зберігання, використання та забезпечення збереженості службових документів, який стане основою для розроблення і (або) реконструкції документаційних систем.

Здійснення етапу Е потребує дослідження різноманітних способів задоволення вимог до службових документів; визначення прийнятного методу; оцінки чинників, що можуть забезпечити або перешкодити прийняттю цього методу всередині організації; прийняття стратегії розроблення, яка приведе до впровадження обраних методів.

Є чотири загальні підходи, які можуть допомогти організації задовольнити вимоги до службових документів:

1. метод політики, тобто встановлення та поширення принципів, положень, правил, які впливають на роботу зі службовими документами в організації;

2. 2) метод розроблення, тобто визначення та специфікація функціональних можливостей системи та розроблення або вибір технологічних рішень;

3. 3) метод впровадження, тобто практичні, орієнтовані на користувача рішення щодо впровадження політики та систем на робочому місці;

4. 4) метод розроблення стандартів та відповідності, таких як стандарти носіїв для зберігання документів, стандарти програмного забезпечення для сприяння обміну інформацією та іншими даними, стандарти, що встановлюють інтелектуальний контроль над документами.

Кожний з цих методів можна використати окремо або поєднати. Кожний з них має багато способів застосування та може бути використаний для подолання невідповідностей або слабких сторін, що існують в роботі зі службовими документами. Виклад методології DIRКS супроводжують приклади застосування цих методів, при цьому вказано умови, за яких доцільно застосовувати той чи інший метод. Також на застосування впливає ряд чинників, зокрема: зміст напрямків діяльності та дій, які документують; корпоративна культура, системи та технологічне середовище організації; ризик не задокументувати певні напрямки діяльності. Коли визначено тактику та оцінено її з точки зору потреб організації, необхідно обрати ту стратегію дій, що відповідає: вимогам до службових документів, визначеним на етапі С; необхідним функціям керування документацією, дослідженим на етапі Д; корпоративній оцінці видатків, переваг та ризиків різних рішень для організації; поточним системам діяльності організації; її корпоративній культурі. Така стратегія дій відповідає найважливішим для організації критеріям та представляє найменший ризик або прийнятний рівень ризику за умовами видатків, використання ресурсів, припинення основної діяльності та необхідності організаційних змін.

Результати даного етапу включають:

1. виклад стратегії дій, що забезпечують відповідність вимогам організації до документації разом з іншими вимогами до її діяльності;

2. модель, яка встановлює відповідність стратегії дій до вимог;

3. звіт для вищого керівництва з рекомендаціями загального плану стратегії.

Після завершення етапу Е можна переходити до етапу F - Розроблення документаційної системи, на якому складові частини (або методи), погоджені на цьому етапі, поєднують, щоб сформувати проект для впровадження.

Дата добавления: 2015-05-10