Робота з базами даних в Excel

Робота з файлами книг

Збереження, відкриття та закриття файлів книг робиться звичайним чином, однаковим для всіх програм Microsoft Office.

Але в Excel існує можливість зберігати декілька документів в одному файлі. Для цього потрібно:

1. Відкрити документи в тому порядку, який потрібно. Згорнути всі документи в іконки (- для вікна книги, а не для всієї програми).
2. Вибрати команду Файл → Сохранить рабо чую область.
3. Вибрати диск, відкрити потрібну папку, де буде збережено файл.
4. По замовчуванню робочій області дається ім’я Resume, якщо потрібно – змінити його на інше.
5. Натиснути Сохранить.

Файл робочої області зберігаються з розширенням.xlw, тоді як звичайні документи -.xls. Файл робочої області відкривається як будь-який звичайний документ.

Файл робочої області зручно використовувати, коли деякий час потрібно працювати з одними і тими ж самими документами, або коли ці документи мають спільну мету і логічно один одного доповнюють.

1. Список та йог елементи. Типи полів

Керувати великими масивами даних дозволяють засоби, призначені для роботи з базами даних – це функції списків.

Список – це прямокутний безперервний діапазон ячейок, що може використовуватися у якості бази даних. Рядки списку називаються записами, а стовпчики – полями.

Перш ніж приступати до створення списку, треба продумати його структуру та визначити, які дані в нього включати. Створення списку потрібно розпочати з формування заголовків стовпчиків (полів) – їх назви повинні бути виділеними розміром букв, навертанням або кольором.

Якщо назва поля не вміщується у стандартні розміри ячейки, стовпчик потрібно розширити.

Порядок введення записів у список значення немає. Але усі записи повинні бути оформлені однаково, але не так, як заголовки полів.

Поля можуть бути різних типів: циферні або текстові.

Класичним прикладом списку можуть бути: список контактних осіб (прізвище, ім’я, посада, де працює, дата народження, адреса, номери телефонів).

2. Обробка списків за допомогою форми даних

Відкриття форми

Діалогове вікно форми даних, яке дозволяє вводити та обробляти інформацію, значно спрощує роботу зі списками. Воно відкривається командою:

Данные → Форма.

У вікні знаходиться декілька полів введення, назви яких відповідають заголовкам стовпчиків списку. В вікні приведено загальну кількість записів у списку та вказано позицію поточного запису.

За допомогою полоси прокрутки, кнопок Далее та Назад, клавіш керування курсором ↑, ↓ можливо переходити до потрібного запису списку, а клавішею Таb – на нступне поле в записі.

Дата добавления: 2015-05-26