Общие правила оформления официальной корреспонденции

Деловая переписка

Иные формы протокольных контактов

Общение по телефону

Деловые совещания

Деловые встречи (беседы, переговоры)

Деловая переписка

ТЕМА 2. ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ

Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым офи­циальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Все разнообразие официальной корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида:

а) официальная переписка между государственными органи­зациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные запи­ски). Этот вид корреспонденции используется в основном в дип­ломатической практике;

б) деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофи­циальный характер и широко применяемые при организации де­ловых контактов между фирмами, организациями и т.д.

Стиль официальной переписки может изменяться в зависи­мости от языка и традиций различных стран, однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной прак­тикой и условностями.

Протокольные требования к официальной переписке, целью которых является оказание адресату знаков уважения, на которые он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности.

Любой документ, будь то вербальная нота или коммерческое письмо, содержит несколько обязательных позиций:

Обращение — указывает официальный и почетный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин Посол, Ваше Пре­восходительство и т.д.

Комплимент — это выражение вежливости, которым за­канчивается письмо. Эти выражения меняются в зависимости от характера переписки, например: Примите, господин Посол уверения в моем весьма высоком уважении..., С глубоким уважением, Весьма искренне Ваш или просто Искренне Ваш и т.д.

Подпись — подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно пе­чатается в конце документа.

Дата — должна включать день месяца, год и место напи­сания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном _ виде.

Адрес — полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте.

Кроме того, при оформлении официальной и деловой коррес­понденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:

1. Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.

2. В международной практике писать длинные письма не при­нято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "продолжение следует" ("соntinued over").

3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.

4. Служебные письма печатаются на машинке, ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Сам текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац с крайней строки — 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца.

5. Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т.д. Какие-либо пометки допустимы на 2-м или 3-м экземпляре письма, который остается "в деле".

6. В тексте не допускаются подчистки, исправления.

7. Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению.

8. Резолюции на всех видах входящей корреспонденции де­лаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются.

9. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать.

10. Если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

11. На телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения 3-х дней. На письмо — до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо приняло к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней

Дата добавления: 2015-05-29