Деловые встречи

Деловое письмо

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или ор­ганизации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальное бланк, тем официальное должен быть стиль письма.

Всякое письмо начинается с адреса на конверте. Для того чтобы письмо точно дошло до адресата, необходимо выяснить пол­ные адреса ваших предполагаемых партнеров. В отличие от рос­сийской практики, во всем мире сначала пишут "КОМУ", а затем "КУДА". Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений "Г-ну" ("Господину"), Г-же ("Госпоже"), или 'Г-дам" ("Господам").

Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры при­званы найти решение проблемы, представляющей взаимный ин­терес.

Как правило, беседы и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность — не готовиться к переговорам во­обще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумы­вании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз.

Более целесообразно выявить основные ключевые моменты встречи, определить линии поведения.

Основная цель беседы состоит в обмене информацией, что облегчает процесс подготовки. Тема будущих бесед согласовывается заранее. В процессе подготовки необходимо:

— наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить,

— подготовить документы, которые вы собираетесь предоста­вить партнеру в процессе бесед (например, материалы о работе вашего предприятия), аргументы в пользу сотрудничества с вашей организацией. Часть информации может быть сообщена в устной форме, другая часть передана в письменном виде (памятные за­писки, рекламные проспекты и т.д.),

— сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру. Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера и его сообщений.

Подготовка к переговорам включает следующие этапы:

- выявление области взаимных интересов,

- установление рабочих отношений с партнером,

- решение организационных вопросов (повестка дня, место и время встречи),

- нахождение общего подхода и подготовка переговорной позиции, в том числе формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемым вопросам.

Подготовительная работа в целом подразделяется на два основных направления: формирование содержательной части переговоров и решение организационных вопросов.

Дата добавления: 2015-05-29