Визначення 3

Визначення 2

Діловодство — діяльність, яка охоплює процедури створення документів та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів.

Виділяють такі види документообігу:

· централізований документообіг (вся документація центра­
лізовано реєструється);

· децентралізований документообіг (допускається реєстра­
ція документів у кількох місцях за умови річного документообігу
100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособле­
них структурних підрозділів та певних особливих умов роботи);

· змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня до­
кументація та листування керівництва реєструється у канцелярії,
решта документів — у структурних підрозділах).

Основні типи документів, які складають централізований до­кументообіг:

· вхідні - документи, що надходять в організацію;

· вихідні - документи, призначені для відправлення у інші
організації;

· внутрішні - документи, створені в організації і не призначені для виходу за її межі.

Основні типи документів та процедури їх опрацювання наве­дені на рис. 2—4 [8].

Рис. 2. Маршрут вхідного документа

Із вхідними документами виконують такі операції:

— експедиційне опрацювання;

— реєстрація;

— розгляд керівництвом і видача резолюцій;

— ознайомлення у структурному підрозділі і виконання;

— контроль за виконанням, який включає постановку докуме­нтів на контроль;

— відслідковування ходу виконання;

— укладання діловодних звітів для керівництва;

— зняття виконаних документів з контролю.

Основні процедури опрацювання вихідних документів:

— розробка проекту документа у структурному підрозділі;

— узгодження проекту документа у структурних підрозділах
організації;

—затвердження документа керівництвом;

—реєстрація документа;

—експедиційне опрацювання документа.

При створенні внутрішніх документів виконуються такі операції:

— підготовка проекту внутрішнього документа:

— забезпечення узгодження документа;

— затвердження;

— реєстрація;

— розсипка у підрозділи;

— контроль виконання документа.

Рис. 3. Маршрут вихідного документа

Рис. 4. Маршрут внутрішнього документа

У процесі управління підприємством інформація приймається, опрацьовується, виробляється рішення, що доводиться до вико­навців, дії яких контролюються.

Документаційне забезпечення управління — галузь діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з офіційни­ми документами (рис. 5).

Рис. 5. Схема документообігу

Етапи документообігу в організації:

· експедиційна обробка документів, які надходять в органі­зацію;

· попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління;

· реєстрація документів;

· організація раціонального руху документів всередині орга­нізації, в т. ч. доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження і підпису проектів доку­ментів;

· обробка виконаних документів і їх відправлення.

Види робіт, виконувані при опрацюванні різних типів документів:

— вхідні документи (що надійшли з інших організацій) — відкриття конвертів; реєстрація; розгляд керівництвом та накла­дання резолюції; поставлення на контроль; ознайомлення в стру­ктурному підрозділі та виконанню; слідкування за виконанням документа; складання звітів для керівництва; зняття виконаних документів з контролю;

— вихідні документи (створювані структурними підрозділами для відправки в інші організації) — розробка проекту документа у структурному підрозділі; погодження проекту документа в структурних підрозділах організації; затвердження документа ке­рівництвом; реєстрація документа; відправка;

— внутрішні документи (створювані структурними підрозді­лами для розсилки по організації)

— підготовка проекту внутрі­шнього документа; забезпечення погодження документу; затвер­дження; реєстрація; розсилка по підрозділам; контроль за виконанням документа.

Зовнішній контур починається з вхідних документів, які над­ходять на підприємство ззовні. Це можуть бути розпорядження вищих органів, накази, постанови, листи від партнерів та замов­ників та ін. Одержані документи реєструються і надходять на ви­конання.

Рис. 6. Цикл документообігу

Якщо документ створюється всередині організації, утворю­ється внутрішній контур проходження документа. Саме на внут­рішньому контурі проходження документа часто виникає його версійність (тобто, документ існує у різних версіях). Важливим завданням діловодства є відслідковування, накопичення і управ­ління версіями документів, а також контроль за зміною документа.

Організація документообігу ґрунтується на таких принципах:

— рух документів повинен мати мінімальну кількість повер­нень на попередні етапи;

— документи повинні спрямовуватись виконавцям у відповід­ності з їх обов'язками, щоб уникнути дублювання операцій.

Документаційне забезпечення управління охоплює три основ­ні завдання стосовно програмних засобів автоматизації:

— документування (створення документів, які підтримують і реєструють управлінську діяльність, тобто їх підготовку, оформлення, узгодження та виготовлення);

— організація документообігу (забезпечення руху, пошуку, зберігання і використання документів);

— систематизація архівного зберігання документів.

Дата добавления: 2015-05-26