Визначення 8

Організаційна структура документаційного забезпечення управління

Служби документаційного забезпечення управління можуть мати різні назви — управління справами, відділ діловодства, від­діл документаційного забезпечення управління, загальний відділ, секретаріат, служба управління документацією та ін. Назва служ­би документаційного забезпечення управління не має принципо­вого значення.

Структура служби документаційного забезпечення управлін­ня залежить від обсягу документообігу, від технології роботи з секретаріат (приймальня, секретаріат міністра, секретаріати за­ступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро);

— канцелярія (експедиція, бюро реєстрації, копіювально-множильне бюро);

— відділ листів (скарг);

— відділ впровадження технічних засобів вдосконалення до­кументообігу;

— архівдокументами і може бути представлена, наприклад, такими підрозділами.

Деякі з цих підрозділів можуть існувати як самостійні струк­тури або об'єднуватись у межах інших структур.

У невеликих організаціях служба документаційного забезпе­чення управління як самостійний структурний підрозділ може не існувати— роботу з документами виконує секретар керівника або інша спеціально призначена особа.

Основними завданнями служби документаційного забезпечен­ня управління є:

—забезпечення єдиного порядку документування і роботи з документами в організації у відповідності з діючими нормативами;

—вдосконалення форм і методів роботи з документами з ура­хуванням автоматизації діловодних процесів.

У відповідності із завданнями служба ДЗУ виконує такі функції:

—функції, пов'язані з документуванням управлінської діяль­ності:

—розробка бланків документів і забезпечення їх виготовлення;

—забезпечення стенографування, копіювання та тиражування документів;

—контроль за якістю підготовки і оформлення документів, а також за дотриманням встановленої процедури узгодження і за­свідчення документів;

—функції, пов'язані з організацією роботи з документами:

—встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу організації);

—опрацювання документів, які надходять в організацію, і ви­ходять з неї;

—реєстрація у облік документів, що надходять в організацію, виходять з неї, а також внутрішніх документів;

—організація інформаційно-довідкової роботи з докумен­тами;

—попередній розгляд документів;

—контроль за виконанням документів;

—систематизація документів, підготовка номенклатури справ, забезпечення зберігання і використання документів;

—підготовка і передавання справ до архіву організації, орга­нізація роботи архіву;

—забезпечення захисту інформації;

—організація роботи із зверненнями громадян.

—функції, пов'язані із вдосконаленням форм і методів роботи з документами:

—розробка і доопрацювання нормативних і методичних до­кументів організації з діловодства;

—проведення робіт з уніфікації документів;

—методичне керівництво і контроль за дотриманням вста­новлених правил роботи з документами у структурних підроз­ділах;

—підвищення кваліфікації працівників організації і їх консу­льтування з питань документування і організації роботи з доку­ментами;

—розробка і впровадження нових форм і методів роботи з до­кументами, вдосконалення документообігу організації, автомати­зації документаційного забезпечення управління.

У 1974 р. у Єдиній державній системі діловодства (Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР) був визначений метод встановлення організаційної структури служби діловод­ства залежно від обсягів документообігу. Відповідно, організації поділяють на такі категорії:

1 категорія — організації з обсягом документообігу більше 100 тис. документів на рік;

2 категорія — організації з обсягом документообігу від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

3 категорія — організації з обсягом документообігу від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

4 категорія — організації з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.

Таблиця 2

Дата добавления: 2015-05-26