Визначення 4

Документальні потоки у системі управління

Документообіг здійснюється у виді потоку документів між:

— тими, хто аналізує та продукує інформацію або приймає рішення (керівники підприємства та підрозділів, спеціалісти та кваліфіковані працівники);

— пунктами технічного опрацювання документів в організації (секретар керівника, канцелярія, експедиція архів).

— Виділяють три основних документальних потоки:

—документопотік вхідних документів (листи, угоди, рекламні оголошення, відомчі розпорядження та інструкції тощо). Більша частина документів, які обробляються, адресовані керівнику підприємства (85—90%), тільки 10—15%— заступникам керівника, керівникам структурних підрозділів і конкретним виконавцям;

— документопотік внутрішніх документів — з одного під­розділу в інший (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти та ін.);

— документопотік вихідних документів, який спрямовується у зовнішнє середовище (листі та відповіді на листи, угоди, звіти, контракти, прес-релізи тощо).

Документопотік характеризується такими параметрами:

—змістом або функціональною належністю;

—структурою;

—режимом або циклічністю;

—спрямованістю

—обсягом.

Зміст документопотоку характеризується складом докумен­тів, які до нього входять і складом інформації, яка закріплена у цих документах.

Структура документопотоку описується ознаками, відповід­но до яких документи можуть бути класифіковані, індексовані, сформована система довідкового апарату за документами органі­зації. Структура документопотоків відповідає функціонально-цільовому призначенню документів, які його складають.

Режим або циклічність документопотоку визначається змі­ною у часі його інформаційного навантаження. Зміни можуть бу­ти пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управ­лінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Напрям документопотоку залежить від конкретної техно­логічної ланки опрацювання документів: (документи, що ре­єструються і документи, що не реєструються; документи з кон­тролем виконання і без контролю та ін.). На напрям документо­потоку впливає також спосіб оцінки і засвідчення документів, які складають цей потік: узгодження, затвердження, ознайом­лення та ін.

Об'єм документопотоку вимірюється кількістю документів або обсягом інформації, яка міститься в документах (аркуші, зна­ки, кількість доручень, виконавців та ін.).

Об'єм документопотоку — кількість документів, які надійшли в організацію і створені у ній за певний період. Зміни можуть бу­ти пов'язані із сезонним зменшенням ділової, політичної, управ­лінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.

Даний показник повинен використовуватись як критерій при виборі організаційної форми діловодства (традиційна, автомати­зована), а також впливати на структуру служби діловодства і її штатний склад.

Величина об'єму документообігу потрібна для:

—розрахунку необхідної чисельності персоналу служб діло­водства;

—розрахунку ефективності застосування засобів автоматиза­ції діловодства;

—визначення завантаженості персоналу, який виконує функ­ції діловодства.

Будь-який документ, незалежно від того потоку, у якому він знаходиться (проектному, технологічному, нормативному, адмі­ністративному, фінансовому), має прямий або опосередкований зв'язок з продукцією підприємства: виробами — для виробничих підприємств або проектними документами (їх комплектами) — для проектних організацій.

Організація документообігу різнорідних потоків у спільному середовищі дає змогу відображати зв'язки між технічними, адмі­ністративними, нормативними, фінансовими та іншими докумен­тами. Кожен з документів рухається у власному потоці, розроб­ляється і маршрутизується різними користувачами. Спільне середовище лише відображає зв'язки і дає змогу (за наявності прав) одержати інформацію не тільки про технічні дані виробу, а й про маркетингові, фінансові, адміністративні документи щодо нього.

Дата добавления: 2015-05-26