Функції основних підрозділів служби документаційного забезпечення управління

СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

РОЗВИТОК ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СТРУКТУРИ

Обсяг документообігу, тис. док. на рік	Організаційні форми служби ДЗУ
менше 10	Один-два секретарі керівника організації
від 10 до 25	Служба організаційно оформлюється; виділяється група працівників, відповідальних за окремі ділянки роботи (спеціалізація співробітників)
від 25 до50	Створюється підрозділ, який включає кілька ділянок роботи (опрацювання і реєстрації документів, контроль за виконанням, ведення архіву та ін.)
від 50 до 100	Більш розвинута структура, в межах якої організаційно оформлені всі основні ділянки роботи; підви­щується спеціалізація співробітників; як самостійна ділянка (один або кілька співробітників) виділяється організаційне регулювання і вдосконалення системи документаційного забезпечення управління, в тому числі, на основі автоматизації
більше 100	Складна нестандартна структура служби документаційного забезпечення управління, яка залежить від специфіки роботи організації і її структури (іє­рархічна, територіально розподілена) і використан­ня автоматизованих систем

Секретаріат:

інформаційне та організаційно-технічне обслуговування кері­вництва організації (керівника, його заступників, голів колегіаль­них органів)

—планування робочого дня керівників

—попередній розгляд і підготовка на доповідь керівнику до­кументів, що надійшли в організацію;

—складання і створення документів за завданнями керівників;

—аналітична робота з документами за завданнями керівників;

—організація телефонних переговорів керівників;

—організація відряджень та ділових зустрічей керівників. Експедиція:

—прийом кореспонденції, яка надходить на адресу організації;

— розподіл документів за структурними підрозділами, доста­
вка документів у структурні підрозділи;

— опрацювання документів, які відправляються з організації.
Підрозділ (відділ, група) з реєстрації та обліку документів:

—реєстрація документів, що надходять в організацію, внут­рішніх документів та документів, що виходять з організації;

—ведення інформаційно-довідкової роботи за документами організації;

—підготовка документів на розгляд керівництва;

—контроль за правильністю оформлення документів;

—формування справ;

—підготовка справ до передачі на зберігання у архів органі­зації.

Підрозділ (відділ, група) з контролю виконання документів:

—організація контролю за термінами виконання документів;

—постановка документів на контроль;

—перевірка своєчасності доведення документів до конкрет­них виконавців;

—попередня па перевірка і регулювання ходу виконання до­кументів;

—зняття документів з контролю;

—облік та узагальнення результатів контролю виконання до­кументів;

—підготовка пропозицій з удосконалення контролю виконан­ня документів.

Підрозділ (відділ, група) по роботі із зверненнями громадян:

—реєстрація та облік звернень громадян;

—підготовка звернень громадян до розгляду керівництвом;

—направлення звернень громадян до розгляду керівництвом;

—контроль за термінами виконання звернень громадян;

—відправка листів-відповідей громадянам;

—узагальнення результатів виконання звернень громадян;

—формування справ з документами з розгляду звернень гро­мадян;

—підготовка пропозицій для керівництва з удосконалення ор­ганізації роботи із зверненнями громадян.

Підрозділ (відділ, група) з виготовлення документів:

— передрук документів за заявками підрозділів та працівників. Відділ вдосконалення документообігу

—розробка інструктивних та методичних документів з діло­водства (інструкції, посадові інструкції та ін.);

—розробка та корегування номенклатури справ організації;

—консультування співробітників організації з питань роботи з документами;

—методичне керівництво та контроль за організацією діло­водства у підрозділах та підвідомчих організаціях;

—проведення робіт з уніфікації документів;

—організація підвищення кваліфікації працівників, прове­дення семінарів з діловодства;

—розробка пропозицій з використання комп'ютерної техніки у документаційному забезпеченні управління; —постановка завдань автоматизації ДЗУ. Копіювально-множильне бюро:

— копіювання та тиражування документів організації за заявками; структурних підрозділів і працівників.

Протокольна група:

—розробка планів роботи колегіальних органів;

—оформлення і розсилання документів для розгляду на засі­данні колегіального органу;

—підготовка і проведення колегіальних заходів (засідань, нарад);

—ведення і оформлення стенограм, протоколів засідань коле­гіальних органів;

—розсилання копій протоколів зацікавленим організаціям та особам;

—оформлення рішень колегіальних органів у формі розпоря­дчих документів;

—контроль за виконанням рішень колегіальних органів;

—оформлення виписок з протоколів та ін. Редакційна група:

—редагування документів;

—коректорська правка;

— підготовка документів для розгляду керівництвом, для видання та опублікування.

Приймальня (може бути частиною підрозділу з питань роботи із зверненнями громадян):

—організація прийому відвідувачів керівництвом органі­зації;

—складання плану роботи приймальної;

—ведення облікової документації з особистого прийому гро­мадян;

—організація виконання документів, одержаних при особис­тому прийомі;

—узагальнення результатів прийому відвідувачів;

—підготовка пропозицій з удосконалення роботи приймальної.

Архів організації:

— ведення списків організацій та (або) структурних підрозділів організації — джерел комплектування архіву;

— приймання справ структурних підрозділів організації та організацій — джерел комплектування архіву;

— облік та забезпечення збереженості прийнятих до архіву документів;

— створення та підтримка у актуальному стані науково-довідкового апарату до документів архіву;

— організація інформаційного обслуговування керівників та структурних підрозділів організації, здійснення використання документів за запитами організацій і приватних осіб, ведення обліку і аналізу використання;

— проведення експертизи цінності і здійснення комплексу організаційних та методичних заходів з передачі документів на постійне зберігання;

— здійснення перевірки правильності формування і оформ­лення справ у структурних підрозділах організації та інших орга­нізаціях — джерелах комплектування;

— організація роботи з укладання номенклатури справ органі­зації;

— надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам у роботі з документами;

— участь у розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управ­ління;

— участь у проведенні заходів з підвищення кваліфікації пра­цівників архіву і служби документаційного забезпечення управ­ління.

Для розрахунку необхідної чисельності співробітників служби документаційного забезпечення управління можуть застосовува­тись такі види нормативів:

Дата добавления: 2015-05-26