Пример регламента

«РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ПОЛИТИКИ КОМПАНИИ»

Составляя внутрифирменные документы, их авторы зачастую терпят не­удачу по многим причинам. Пожалуй, самая распространенная заключается в том, что в одном документе соединяются материалы различной степени де­тализации, что превращает его в многостраничный том, трудный для воспри­ятия. Поэтому прежде всего необходимо отделить друг от друга виды письменных внутрифирменных инструкций.

Важно различать политику компании, процедуру управления и технологическую инструкцию, так как каждый из этих документов выполняет свою функцию. Во всех трех документах описываются действия работников, но с различной степенью детализации. В результате облегчается восприятие, а это, в свою очередь, повышает вероятность того, что эти документы станут руководством к действию.

Сначала дадим определения.

Политика компании — это документ, в котором описывается позиция ком­пании в конкретной области, т. е. управленческое решение и принципы его реализации. Совокупность таких документов определяет политику компа­нии.

Процедура управления — это документ, в котором перечисляются по порядку и описываются шаги (этапы), которые должна предпринять группа со­трудников для выполнения конкретной функции (цикла действий). Важным в этом определении является то, что, во-первых, этапы выполнения функции обязательно описываются по порядку. Ведь для выполнения отдельного цик­ла действий работники должны иметь ясное представление, когда и в какой последовательности эти действия следует выполнять. Поэтому для их описа­ния лучше всего подходит хронологическая последовательность. Во-вторых, в процедуре управления описываются этапы цикла действий, но не обосно­вывается необходимость этих этапов (это делается при разработке политики компании). В-третьих, процедура управления описывает действия коллекти­ва. Процедура управления по определению предназначена для описания дей­ствий двух и более человек. Если написать такую процедуру для одного ра­ботника, то получится технологическая инструкция. Наконец, в-четвертых, в процедуре управления описываются все действия, необходимые для вы­полнения какой-либо функции. Выполнение какой-либо функции (цикла действий) связано с решением конкретной задачи (определенным объемом работ).

Технологическая инструкция — это документ, в котором описывается по­следовательность действий одного работника.

Самое важное в этом определении то, что все действия выполняются од­ним работником. Описание последовательности из 5—6 действий, выполняе­мых одним работником, — типичная технологическая инструкция. Иными словами, технологическая инструкция — это процедура управления для од­ного работника.

В технологической инструкции часто детализируется этап процедуры уп­равления. Бывает, что технологическая инструкция напрямую не связана с какой-либо процедурой, но в любом случае ее содержание регулируется действующей в компании политикой.

Кратко сделаем следующие выводы:

в политике компании определяется, что надо делать;

в процедуре управления говорится, кто, что и когда должен делать;

в технологической инструкции описывается, как сделать то, что предпи­сано политикой компании и процедурой управления.

Как составить положение о политике компании. Политику компании предлагается составлять в два этапа. На первом — изложить ее содержание, придерживаясь специальной структуры. На втором — использовать руковод­ство по разработке политики компании, которое поможет избежать типич­ных стилистических ошибок и сделать этот документ более легким для вос­приятия.

Первый этап. Положение о политике должно включать четыре раздела.

Название политики. Оно должно быть не длиннее шести слов (не счи­тая предлогов и союзов). В названии необходимо точно указать, что именно регулирует данная политика. Область применения этого документа не долж­на пересекаться с областями применения других положений.

Перечень лиц, на которых распространяется действие политики компа­нии.

Содержание политики компании (обязательно указать все исключения из правил).

Должность и имя того, кто утверждает данную политику компании.

При раскрытии содержания этих разделов целесообразно придерживать­ся определенного порядка. Проиллюстрируем его на примере политики орга­низации в области установления окладов и часовых тарифных ставок.

Дата добавления: 2015-06-04