Эффективное планирование и постановка целей

Начинаем планировать жизнь и ставить перед собой цели

Победители фокусируются, лузеры распыляются.

Эдвин Блисс, «Сделать это сейчас»

Даже самые дисциплинированные и организованные люди, чтобы не сбиться с верного курса и избежать искушения отложить неприятную или трудную задачу на потом, пользуются различными методами и инструментами управления временем. Прикинуть, сколько дел вы способны сделать за день и, следовательно, более реалистично оценить свои силы, помогает ежедневный план с указанием четких временны́х рамок. При наличии письменного плана трудно сбиться с пути.

Цели направляют нашу деятельность в нужную сторону и отвлекают наше внимание от повседневных, малозначительных дел, не позволяя нам забывать о самом важном в жизни. Самые эффективные планы основываются на долгосрочных целях. Те, у кого нет планов и целей, обнаруживают, что бессмысленно дрейфуют по жизни изо дня в день, из года в год. Они распыляют свою энергию, потому что у них нет одной по-настоящему важной, значимой цели. Подобно путешественнику, забредшему в дикую местность без компаса, они отправляются в каждый новый день наобум, пробуют разные пути и маршруты, отклоняются от нужного курса и нередко заходят в тупик. Только спокойно посидев, подумав и составив план действий, можно определить верное направление и достичь главной цели.

• Составляете ли вы план на каждый день?

• Составляете ли вы этот план в письменном виде?

• Включаете ли вы в этот план те виды деятельности, которые со временем приведут вас к достижению долгосрочных целей?

Если вы ответили отрицательно хотя бы на один из вопросов, вам будет полезно попробовать использовать некоторые простые, но чрезвычайно эффективные инструменты управления временем.

А может, вам просто претит идея четкой повестки каждого дня? Может, вы предпочитаете спонтанность, чтобы все события разворачивались непредсказуемо, а вы только наблюдали за ними со стороны? В этом случае важно понять, что даже самый простой план, если он правильно составлен, даст вам намного больше свободы и значительно больше времени на те занятия, которые вам действительно нравятся и доставляют удовольствие.

Упражнение 1

Начните с постановки личных целей – как долгосрочных (на три-пять лет), так и краткосрочных (на год или меньший срок). Определите отдельные этапы, которые необходимо пройти для их достижения. Обязательно сформулируйте цели в письменном виде и повесьте листок на видном месте, чтобы вы могли видеть и обдумывать их каждый день. При этом поразмыслите, почему они для вас так важны. Приведу пример:

Гвен, менеджер розничного магазина, привыкла начинать свой день с составления списка обязательных дел, плотно «утрамбованного» самыми разными рутинными задачами: обзвонить клиентов, купить продукты, посетить тренажерный зал и т. п. Раньше она автоматически старалась успеть сделать за день как можно больше. Теперь же, приступая к составлению дневного списка, она всегда помнит о своей долгосрочной цели – добиться повышения по службе. Ради этого Гвен решила прежде всего стать более пунктуальной как при приходе на работу, так и при реализации более сложных проектов. Ей отлично известно, что, если сделать дневное расписание слишком уж плотным, она рискует в какой-то момент позабыть о своей главной цели. Поэтому теперь, составляя план на день, Гвен всегда помнит о важнейшей долгосрочной цели своей жизни и выделяет на повседневные дела и задачи больше времени, чем раньше.

Упражнение 2

Составляйте план на день, основываясь на долгосрочных целях. «Но зачем мне вообще план, если у меня есть список дел?» – спросите вы. Объясняю: у многих такие списки не слишком тщательно продуманы, они напоминают не реалистичный план, а случайный перечень дел и задач, не обоснованный никакими временны́ми рамками, приоритетами и долгосрочными целями. Давайте рассмотрим пример неправильно составленного списка. Вот типичный список дел менеджера по продаже компьютерных программ. Его зовут Билл, и он составляет такое расписание каждый день.

• Подготовить и подать коммерческое предложение Kline & Co.

• Составить отчет о продажах.

• Встретиться с Мэри Джонс, чтобы обсудить возобновление контракта.

• Позвонить Тому Смиту, чтобы обсудить распределение зон обслуживания.

• Подготовиться к презентации для компании Abbott.

• В 15.00 провести презентацию для компании Abbott.

• Позвонить Джейн Доуз из XYZ для обсуждения коммерческого предложения.

• Заехать в химчистку.

• Сходить в тренажерный зал.

• Купить маме подарок на День матери.

• Зайти на почту и отправить маме подарок.

• 19.00 – деловая встреча в Торговой палате.

В большинстве случаев Билл подходил к составлению своих списков с большим энтузиазмом и оптимизмом. Он весьма решительно и амбициозно вносил в них все, что хотел бы успеть сделать за день, упуская при этом три чрезвычайно важных момента:

1. Не распределял задачи по приоритетности.

2. Не прикидывал, сколько времени займет выполнение той или иной конкретной задачи.

3. Под влиянием двух первых ошибок Билл нередко переоценивал свои способности и вносил в список слишком много дел, поэтому выполнял в первую очередь то, что вполне могло и подождать. Так, например, он обычно начинал с простых и менее важных задач, скажем с составления отчета по продажам, а сложную и ответственную подготовку к презентации оставлял на потом. А когда момент презентации неумолимо приближался, Билл начинал понимать, что выделил на подготовку к ней недостаточно времени, и в конце концов делал это в спешке, в самую последнюю минуту.

А вот если бы Билл распределял дела по уровню приоритетности и важности, он первым делом выполнял бы наиболее трудные и важные задания. По сути, один из фундаментальных принципов эффективного управления временем заключается именно в том, чтобы делать сложные и значимые дела утром, когда вы еще полны сил и энергии. А уже потом, к концу дня, когда вы устали и не так внимательны, можно сосредоточиться на мелких бытовых хлопотах, которые обычно не отнимают много сил.

Начинайте каждый день с перечисления дел, которые хотите сделать. Обязательно продумайте, сколько приблизительно времени займет выполнение каждой задачи, и первыми впишите в расписание самые важные и ответственные дела. Приведу пример правильно составленного дневного плана уже знакомого нам Билла.

8.15–9.15. Выпить кофе и одновременно проверить электронную почту и автоответчик; ответить на письма и звонки.

9.15–10.15. Подготовиться к презентации для компании Abbott.

10.15–11.00. Свободное время; перерыв на кофе.

11.00–11.45. Подготовить и подать коммерческое предложение Kline & Co.

11.45–12.45. За обедом встретиться с Мэри Джонс, чтобы обсудить возобновление контракта.

12.45–13.45. Купить маме подарок на День матери, зайти на почту и отправить его.

13.45–14.45. Позвонить Джейн Доуз из XYZ для обсуждения коммерческого предложения.

14.45–16.45. Провести презентацию для компании Abbott.

16.45–17.45. Составить и подать отчет о продажах.

17.45–18.00. Заехать в химчистку.

18.00–19.00. Сходить в тренажерный зал и перекусить.

Завтра. Позвонить Тому Смиту, чтобы обсудить распределение зон обслуживания.

Составляя расписание на день таким образом – с учетом приоритетов и указанием приблизительного времени выполнения задач, – Билл сразу понимает, на что у него не хватит времени, поэтому решает перенести на завтра одно из дел.

И помните: список дел на день непременно нужно составлять в письменном виде. В этом случае вы четко понимаете, что для вас важнее всего, и уже ничто не сможет сбить вас с нужного курса.

Упражнение 3

Руководствуйтесь правилом: «Готовность, готовность и еще раз готовность».

• Перезвоните, чтобы подтвердить все встречи, назначенные на завтра.

• Найдите нужные адреса, номера телефонов и маршруты и включите их в соответствующие пункты списка.

• Если предстоит встреча или собрание, заранее подготовьте все, что может понадобиться. Не забудьте ручку, блокнот, ноутбук, брошюры и прочие необходимые мелочи.

Повторяйте: «Надо все проверить и перепроверить».

Никогда не забуду один случай, который произошел со мной в процессе подготовки к этой книге. На понедельник, на одиннадцать утра, я запланировала анкетный опрос студентов факультета психологии местного университета. Мне самой совсем недавно удалось избавиться от проблем с пунктуальностью, и я, изрядно гордясь собой, прибыла за пятнадцать минут до назначенного времени. Не желая никому мешать, я ждала до без трех минут одиннадцать и только после этого открыла дверь в аудиторию, где должны были собраться будущие психологи. К моему удивлению, там никого не оказалось. Я побежала в деканат узнавать, куда подевались студенты. Оказалось, что я ошиблась аудиторией, и нужная мне находилась в противоположном конце университетского городка. Я помчалась мимо зданий, по коридорам и, опоздав на десять минут, все же провела среди студентов анкетный опрос – о ирония судьбы! – посвященный проблемам пунктуальности.

Из этого случая я извлекла очередной важный урок: всегда нужно готовиться и заранее проверять и перепроверять все факты: даты, время, место встречи, как до него лучше доехать, часто ли бывают пробки по маршруту – словом, все, что может привести к опозданию, которого вы так хотите не допустить.

Упражнение 4

В течение следующего месяца практикуйтесь жить строго по графику. Люди, склонные к опозданиям, «славятся» привычкой отклоняться от выбранного курса, так что будьте готовы к подобному искушению. Помните, что выработка привычки к пунктуальности сродни обучению игре на пианино. Не ждите успеха, если будете заниматься раз в неделю. Чтобы привычка стала второй натурой, практиковаться нужно каждый день, постоянно. Ведь, как мы уже говорили, для этого нужно ослабить старые нейронные связи и создать новые.

Упражнение 5

Воспользуйтесь помощью друга. Представьте, как замечательно, когда кто-то становится вашим партнером, помогает вам мотивировать себя, поддерживает в стремлении измениться к лучшему. И несмотря на все эти преимущества, в личной жизни большинство из нас стараются решать свои проблемы сами, без посторонней помощи.

Выберите друга, родственника или коллегу, который тоже работает над такой же задачей, и объедините с ним усилия, поддерживайте и мотивируйте друг друга. Поставьте перед собой краткосрочные и долгосрочные цели и регулярно встречайтесь с этим человеком лично либо общайтесь по телефону. В результате совместных «мозговых штурмов» вы сможете вырабатывать поистине бесценные идеи.

Научившись контролировать себя, свои желания и поступки, вы приобретете очень полезный навык, который необходим не только для того, чтобы перестать опаздывать; он поможет вам во множестве других жизненных ситуаций. Вот что советует нам автор бестселлера «Эмоциональный интеллект»[5]Дэниел Гоулман:

В основе любых достижений лежит самоконтроль, отсроченное вознаграждение и отказ от импульсивности. Люди с такими навыками, как правило, более продуктивны и эффективны в любых делах и начинаниях.

Регулярно выполняя описанные в этой главе упражнения, вы очень быстро обнаружите, как укрепилась ваша сила воли. А потом, когда вам уже станет казаться, что вы окончательно и твердо встали на верный путь, вполне возможно, процесс застопорится. Не отчаивайтесь. Может, вы и привыкли получать все сразу и без особых усилий, но помните, что на решение таких задач, как повышение самоконтроля, требуется время. Силу воли может развить каждый, нужно просто практиковаться и быть готовым всегда идти к своей цели.

Дата добавления: 2015-06-04