Прежде всего, учащихся необходимо познакомить с правилами хорошего письма

Тема письма (записываемая в соответствующем поле на бланке письма) выступает в качестве пункта меню в списке писем почтовой программы. Если тема отсутствует или плохо связана с содержимым, работать со списком писем получателю будет трудно. Тема должна соответствовать содержанию и быть краткой (идеально до 6 слов).

Структура “хорошего” письма имеет вид, показанный на рисунке ниже.

Структура “хорошего” письма

Шапка — это верхняя часть письма, которая содержит формальные сведения об авторе (представляет отправителя), что особенно важно для незнакомых людей. Возможные варианты этой части письма показаны в таблице.

Обращение — слово или словосочетание, которым приветствуют получателя письма в первых его строчках. Обращение должно присутствовать в каждом письме, это общепринятое правило этикета.

В обращении желательно использовать имя корреспондента (краткое или полное, в зависимости от статуса получателя). Людям нравится, когда к ним обращаются по именам.

В редких случаях, когда имя неизвестно, можно использовать общую формулу: “Уважаемый корреспондент!”. В этой формуле имя как бы присутствует неявно, и такое обращение лучше обезличенных фраз: “Здравствуйте!”, “Добрый день!”.

Таблица 1

Другу	В письме другу шапка может отсутствовать — ведь корреспонденты хорошо знают друг друга
Учителю	В письме школьному учителю шапка может не содержать указание на город и школу (учителю известна эта информация), но полезно указать фамилию, имя, класс, чтобы учитель сразу мог понять, кто из учеников написал письмо
Постороннему	В письме постороннему корреспонденту шапка должна быть полной, чтобы сообщить об авторе максимально подробную информацию (полное имя, отчество и фамилию; город, школу, класс)
Коллективу	В сообщении, предназначенном для тематической конференции, работают те же правила оформления, что и для писем постороннему корреспонденту. Среди участников конференции могут быть как знакомые, так и незнакомые люди. Полная информация об отправителе в шапке будет интересна новичкам. Исключением является случай, когда автор сообщения не хочет разглашать свое имя и адрес

Таблица 2

Другу	Обращение к другу может быть самым разным. Оно зависит от сложившихся отношений и сложившихся словесных форм общения. (“Дорогая Светлана Васильевна!”, “Милая Света!”, “Света, добрый день!”, “Светик, привет!”, “Светлячок!”)
Учителю	Форма обращения прежде всего должна подчеркивать уважение к профессии. Самым правильным вариантом будет обращение по традиционной формуле “Уважаемый Иван Иванович!”. Обращения “Дорогой Иван Иванович!” и “Глубокоуважаемый Иван Иванович!” уместны в торжественных случаях (поздравление с праздником, выражение благодарности)
Постороннему	Обращение должно быть вежливым и официальным (“Уважаемый Игорь Тимофеевич!”)
Коллективу	В сообщении, предназначенном для тематической конференции, работают те же правила оформления, что и для писем постороннему корреспонденту. Если обращение не адресовано конкретному человеку, то можно написать “Уважаемые коллеги!” или “Уважаемые пользователи программы The Bat!”

Письмо должно быть удобным для восприятия, поэтому при написании содержательной части полезно придерживаться следующих рекомендаций.

· Структура. Письмо должно быть хорошо структурировано: проставлены заголовки и подзаголовки, текст поделен на абзацы (которые лучше всего отделять пустыми строками).

· Выравнивание. Строки не должны быть слишком короткими или длинными (рекомендуемый размер — от 60 до 70 символов). Левый край текста должен быть строго выровнен по вертикальной линии, а правый ровный настолько, насколько это возможно. Лучше всего при записи писем использовать функцию автоматического форматирования редактора.

· Расстановка пробелов со знаками препинания. Необходимо строго соблюдать правила расстановки пробелов со знаками препинания.

Пробел ставится после, а не до: запятой, точки, точки с запятой, двоеточия, вопросительного и восклицательного знаков, многоточия, закрывающей скобки, закрывающей кавычки. Пробел ставится до, а не после: открывающей скобки, открывающей кавычки. Пробел ставится до и после тире. Пробелы вообще не ставятся при дефисе. Из этих правил есть небольшое количество исключений. Например, пробел не ставится между открывающей скобкой и следующей за ней открывающей кавычкой.

· Правописание. Текст письма должен быть по возможности свободен от грамматических ошибок. Особенно неприятны явные описки, пропуски и перестановки букв — они говорят о небрежности автора, о его неуважении к получателю письма.

· Содержание. Содержание должно четко и ясно раскрывать тему письма, языком, соответствующим статусу получателя. Скажем, жаргонизмы и сленг неприятны, если получатель не употребляет в своей письменной или устной речи подобных выражений. В любом случае содержание не должно быть обидным для получателя, вызывать у него отрицательную реакцию.

В конце письма принято ставить авторскую подпись. Это знак уважения к собственному тексту и знак уважения к читателю. Отсутствие подписи может быть воспринято корреспондентом как небрежность, неуважение.

Подпись может быть менее формальной, чем авторская запись в шапке письма. Вид подписи является разрешением автора использовать приведенную формулу в качестве обращения.

Если письмо не содержит имени автора ни в шапке, ни в подписи, то возникают сложности при выборе обращения в ответном письме.

Другу	В качестве подписи можно использовать полное имя, краткое имя или ник. Все зависит от сложившихся отношений и сложившейся манеры общения
Учителю	Такие письма лучше подписывать полным именем (можно без отчества), например, “Иван Сидоров”
Постороннему	Желательна полная подпись (“Иван Александрович Сидоров”)
Коллективу	Полная подпись или ник, если есть желание скрыть свое настоящее имя

В письмах-ответах рекомендуется использовать следующие дополнительные рекомендации.

В поле Тема на бланке письма-ответа принято сохранять текст темы исходного сообщения с приставкой Re: (от англ. reply, ответ).

В письмах-ответах применяют цитирование исходного письма, так как корреспондент может не вспомнить дословно, что кому было написано, если переписка большая или ответ получен не сразу. Цитирование поможет “освежить” память. Кроме того, ответ с цитатами легче писать и читать. Цитата является своего рода заголовком для ответа, который за ней следует. Писать и читать тексты с заголовками проще, чем однородный текст.

В начало каждой строки цитаты помещают приставку “> ” (знак “больше” и пробел за ним).

> Это пример цитаты. А это ответ на цитату.

Не рекомендуется приводить исходное письмо, как одну большую цитату — получатель может даже не заметить ответа или будет вынужден в его поисках прокручивать окно, что неудобно. Кроме того, длинные цитаты увеличивают трафик. Отправителю и получателю приходится платить лишние деньги.

При подготовке ответа нужно из исходного письма удалить несущественные части, а оставшуюся часть разбить на маленькие цитаты (заголовки ответов). Таким образом, текст письма-ответа будет представлять собой последовательность маленьких цитат с ответами на них.

Дата добавления: 2015-07-02