Основні терміни і визначення

Інформаційні технології і інформаційні системи в управлінні.

Інформаційні технології виконують вирішальну роль в управлінні бізнесом і є істотним чинником його успіху. Для того, щоб зрозуміти приховану потужність сучасних інформаційних технологій і виявити можливості їх прикладного застосування менеджерів необхідно навчати новому індуктивному стилю мислення. Більшість менеджерів знає, як мислити дедуктивно, тобто, вони добре виявляють проблеми, а потім шукають і оцінюють різне вирішення цих проблем. Проте застосування інформаційних технологій для управління бізнесом вимагає індуктивного мислення - здібності спочатку побачити ефективне вирішення, а потім шукати проблеми, до яких воно застосовне і про існування яких фірма, можливо, і не підозрює.

Враховуючи необхідність використання можливостей сучасних інформаційних технологій для абсолютно нових цілей, одне з головних завдань при підготовці менеджерів полягає у вивченні і усвідомленні нових, невідомих раніше можливостей технологій замість добре відомих.

Своєчасність і якість виконання функцій управління реалізується на ринку у вигляді прибутку. На управлінські, організаційні і міжособистісні відносини в трудовому колективі впливають безліч чинників. Це економічні, етичні, естетичні, адміністративні і багато інших чинників. Формою виразу цих чинників є інформація, яка стає безпосереднім предметом праці менеджера. Кінець кінцем, інформація виражає певні відносини в процесі здійснення господарської діяльності.

Беручи до уваги швидкість зміни інформаційних технологій і появу нових, сучасний менеджер повинен постійно вивчати нові технології, розуміти їх значущість, визначати сфери застосування, розподіляти ці сфери усередині фірми і розробляти плани упровадження. Тому, фахівці - менеджери, які зможуть виконати ці роботи до того, як технологія стане доступною, неминуче дозволять фірмі вирватися вперед в гострій конкурентній боротьбі.

Технологія — це комплекс наукових і інженерних знань, реалізованих в прийомах праці, наборах матеріальних, технічних, енергетичних, трудових чинників виробництва, засобах їх поєднання для створення продукту або послуги, що відповідає певним вимогам.

Тому технологія нерозривно пов'язана з машинізацією виробничого або невиробничого, перш за все управлінського процесу. Управлінські технології ґрунтуються на застосуванні комп'ютерів і телекомунікаційної техніки.

Згідно з визначенням, прийнятим ЮНЕСКО, інформаційна технологія – це комплекс взаємопов'язаних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих обробкою і зберіганням інформації; обчислювальна техніка і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, їх практичні додатки, а також соціальні, економічні та культурні проблеми.

Самі інформаційні технології вимагають складної підготовки, великих первинних витрат і науковоємної техніки. Їх введення повинне починатися зі створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків в системах підготовки фахівців.

Інформаційні технології (ІТ) в даний час можна класифікувати за рядом ознак, зокрема: способу реалізації в інформаційній системі, ступені охоплення завдань управління, класам реалізованих технологічних операцій, типу призначеного для користувача інтерфейсу, варіантам використовування мережі ЕОМ, обслуговуваної наочної області, що обслуговується.

Розглянемо, що таке інформаційні системи і як вони пов'язані з інформаційними технологіями.

Неодмінним компонентом успіху в сучасному бізнесі стали інформаційні системи (ІС), які проникають у всі функції бізнесу і ефективно зв'язують їх. Використання ІС фірмами і організаціями висвічує ступінь сучасності підготовки їх адміністрації і менеджменту. Тому в США, наприклад, більшість менеджерів або бізнесменів вищого рівня освоюють під час навчання один-два курси за ІС - не просто роботу на комп'ютері, а саме розуміння організаційної концепції і різновидів ІС, процесів побудови ІС, їх можливостей в різних ділових сферах.

Інформація є найважливішим життєвим ресурсом, який практично розуміють як необхідні і корисні дані, представлені в зручному вигляді, відповідно до вимог користувача. Людина обдумує і використовує інформацію з метою виживання (особи, фірми або організації) в сучасному суспільстві.

Управління – найважливіша функція, без якої немислима цілеспрямована діяльність будь-якої соціально-економічної, організаційно-виробничої системи (підприємства, організації, території).

Систему, що реалізовує функції управління, називають системою управління. Найважливішими функціями, реалізованими цією системою, є прогнозування, планування, облік, аналіз, контроль і регулювання.

Управління пов'язане з обміном інформацією між компонентами системи, а також системи з навколишнім середовищем. В процесі управління одержують відомості про стан системи кожної миті, про досягнення (або не досягненні) заданої мети з тим, щоб впливати на систему і забезпечити виконання управлінських рішень.

Таким чином, будь-якій системі управління об'єктом відповідає своя інформаційна система, що зветься інформаційною системою.

Інформаційна система – це сукупність внутрішніх і зовнішніх потоків прямого і зворотного інформаційного зв'язку об'єкту, методів, засобів, фахівців, що беруть участь в процесі обробки інформації і виробленню управлінських рішень.

Автоматизована інформаційна система є сукупністю інформації, економічно-математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів і фахівців, призначену для обробки інформації і ухвалення управлінських рішень.

Класифікація інформаційних технологій може проводитися за різними параметрами (табл. 1.3.).

Таблиця 1.3.

ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ	За способом реалізації в ІС	Традиційні
Нові інформаційні технології
За ступенем охоплення завдань управління	Електронна обробка даних
Автоматизація функцій управління
Підтримка ухвалення рішень
Електронний офіс
Експертна підтримка
За класом технологічних операцій, що реалізуються	Робота з текстовим редактором
Робота з табличним процесором
Робота з СУБД
Робота з графічними об'єктами
Мультимедійні системи
Гіпертекстові системи
За типом використання інтерфейсу	Пакетні
Діалогові
Мережеві
За способом побудови мережі	Локальні
Багаторівневі
Розподілені
За обслуговуваними предметними галузями в ділянках	Бухгалтерський облік
Банківська діяльність
Податкова діяльність
Страхова діяльність
Інші

Таким чином, інформаційна система може бути визначена з технічної точки зору як набір взаємозв'язаних компонентів, які збирають, обробляють, запасають і розподіляють інформацію, щоб підтримати ухвалення рішень і управління в організації.

На додаток до підтримки ухвалення рішень, координації і управлінню інформаційні системи можуть також допомагати менеджерам аналізувати проблеми, роблять зримими комплексні об'єкти і створюють нові вироби.

Інформаційні системи (ІС) містять інформацію про людей, місця і об'єкти усередині організації або в навколишньому середовищі. Інформацією ми називаємо дані, перетворені у форму, яка є значущою і корисною для користувачів. Дані, навпаки, є потоками сирих фактів, що подають результати, що зустрічаються в організаціях або у фізичному середовищі перш, ніж вони були організовані і перетворені у форму, яку користувачі можуть розуміти і використовувати.

За джерелами надходження інформацію можна розділити на зовнішню і внутрішню. Зовнішня інформація складається з директивних вказівок вищестоящих органів, різних матеріалів центральних і місцевих органів управління, документів, що поступають від інших організацій і підприємств-суміжників. Внутрішня інформація відображає дані про хід діяльності на підприємстві, про виконання плану, про роботу підрозділів, ділянок служб, про збут виробництва.

Всі види інформації, необхідної для управління, є інформаційною системою. Система управління і система інформації на будь-якому рівні управління утворює єдність. Управління без інформації неможливе.

Інформаційну систему менеджменту (ІСМ) деякі розуміють як синонім ІС, інші - як чітко регламентовану систему поставки стандартних звітів.

У сучасній системі знань про менеджмент і про ІС термін "інформаційна система менеджменту" розуміється розширено - як коло різноманітних ІС, які забезпечують менеджерам ефективне ухвалення рішень щодо розвитку керованого об'єкту. При цьому ІСМ вважається як комп'ютеризована система, що поєднує нові інформаційні технології з роботою менеджера.

Ключовою відмінністю визначень "ІС" і "ІСМ" є включення ухвалення рішень у визначення ІСМ. Метою ІСМ є ефективне ухвалення рішень менеджерами щодо розвитку керованого об'єкту.

ІСМ - це наймобільніша система, яка дозволяє менеджерам вільно й оперативно, на своєму робочому місці, використовувати, залежно від ситуації, спеціальні засоби проектування альтернатив рішення. Таке наукове трактування ІСМ додає особливої привабливості ІСМ з боку корпусу бізнесменів і менеджерів. Так називають в багатьох зарубіжних організаціях відділи комп'ютерно-інформаційного сервісу або навчальні курси з ІСМ в університетах.

Аналогічно тому, як функціональна суть автоматизованої бухгалтерської інформаційної системи визначається суттю бухгалтерського обліку, так і суть інформаційних систем менеджменту визначається суттю менеджменту, як особливої предметної області.

Три процеси в інформаційній системі виробляють інформацію, якої потребують організації для ухвалення рішень, управління, аналізу проблем і створення нових виробів або послуг – це введення, обробка і виведення результатів. В процесі введення фіксуються або збираються відомості усередині організації або із зовнішнього оточення. В процесі обробки цей матеріал перетвориться в більш значущу форму. На стадії виходу оброблені дані передаються персоналу або процесам, де вони використовуватимуться. Інформаційні системи також потребують зворотного зв'язку, який є обробленими даними, що повертаються, потрібними для того, щоб пристосувати елементи організації для допомоги в оцінці або виправленні оброблених даних.

Хоча комп'ютерні інформаційні системи використовують комп'ютерні технології, щоб переробити неперевірені відомості в значущу інформацію, існує відчутна відмінність між комп'ютером і комп'ютерною програмою, з одного боку, і інформаційною системою – з іншою. Електронні обчислювальні машини і програми для них – технічна підстава, інструментальні засоби і матеріали сучасних інформаційних систем. Комп'ютери забезпечують зберігання і перетворення інформації. Комп'ютерні програми, або програмне забезпечення, є наборами керівництва щодо обслуговування, які управляють роботою комп'ютерів. Але комп'ютери – тільки частина інформаційної системи.

Можна як аналогію привести приклад будівлі. Будівлі споруджені за допомогою молотків, цвяхів і дерева, але вони самі по собі не роблять будинок. Архітектура, проект, установка і всі рішення на шляху до створення елементів – це теж частини будинку. Комп'ютери і програми – це тільки інструменти і матеріали, але вони самі по собі не можуть виробляти потрібну для організації інформацію. Щоб уявити інформаційні системи, потрібно зрозуміти проблеми, для яких вони розроблені, визначити їх архітектуру, складові і організаційні процеси, завдяки яким можна прийти до цих рішень. Сьогоднішні менеджери повинні об'єднувати комп'ютерну писемність з системною інформаційною писемність.

З позиції ділового бачення інформаційна система являє собою організаційні і управлінські рішення, засновані на інформаційних технологіях, у відповідь на виклик, що посилається навколишнім середовищем. Розглянемо цей вираз, тому що він підкреслює організаційну сторону і природу інформаційних систем, які здійснюють управління. Розуміти інформаційні системи – це не означає бути грамотним у використанні комп'ютерів, менеджер повинен ширше розуміти суть організації, управління і технологій інформаційних систем і їх можливість забезпечити рішення проблем в діловому навколишньому середовищі.

Із зростанням технічної потужності ІТ, комп'ютери почали не просто полегшувати роботу людини, а дозволяють виконувати те, що без ІТ було неможливим. У зв'язку з тим, що менеджеру доводиться приймати рішення в умовах великої невизначеності і ризику, нові можливості інформаційних систем дуже швидко починають знаходити застосування в бізнесі.

Говорячи про «нові» можливості ІС в менеджменті, справедливіше називати деякі з них новими тільки для нас. Наприклад, системи підтримки ухвалення рішень вже більше двох десятиліть використовуються в розвинених країнах, але поки що не набули широкого поширення в нашій країні.

Дата добавления: 2014-01-03