Правила ведения электронной переписки

Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на официальном бланке компании); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

__________________________________________________

__________________________

или на бланке:

_________________________________________

4.5.9. Указание на приложение

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

____________________________

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

___________

___________________________________________________

________________________________________________

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

4.5.10. Указание на рассылку копий

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

___________________________________________________

4.6.1. Правила ведения переписки с клиентами:

– в начале письма следует поприветствовать клиента, уместны фразы: «Добрый день (утро/вечер)»;

– при переписке с клиентами Компании следует придерживаться правил вежливого обращения, быть терпеливым и внимательным к вопросам (просьбам) клиентов, быть корректным;

– для окончания письма принята следующая форма:

С уважением,

наименование должности

Ф. И. О.

4.6.2. Требования к ведению офисной переписки:

– в Компании приняты определенные требования к ведению офисной переписки, которые призваны упорядочить проведение массовых почтовых рассылок и способствуют корректному изложению предоставляемой информации;

– для рассылки официальных сообщений, имеющих отношение ко всем сотрудникам Компании, используется специальная рассылка;

– проект информационной массовой рассылки официального или неофициального характера для предварительного согласования и дальнейшего ознакомления сотрудников Компании необходимо направлять в адрес Управления информационных технологий;

– текст подобных сообщений должен быть сформулирован стилистически грамотно и корректно, без вложений;

– сотрудник Компании не вправе самостоятельно и без согласования использовать массовые рассылки. Несоблюдение данного требования считается дисциплинарным нарушением;

– в форс-мажорных случаях без согласования могут рассылаться только срочные оповещения следующих отделов: бухгалтерия, хозяйственный отдел, управление по работе с персоналом, отдел системной интеграции и технических средств. Подобные массовые рассылки могут содержать только темы:

– информация по административно-хозяйственным вопросам;

– информация по административно-техническим вопросам;

– информация по финансовым вопросам;

– информация по организационным вопросам;

– для сообщений личного характера о днях рождения, других юбилейных и значимых датах (рождение детей, свадьбы, защита дипломов и т. п.), предложений о купле-продаже, сдаче-съеме и т. п. использование массовых рассылок недопустимо;

– контроль за соблюдением сотрудниками Компании правил ведения офисной переписки возлагается на их непосредственных руководителей.

Дата добавления: 2017-01-14