Понимание «узких мест» в бизнес-процессе

Пример описания бизнес-процесса

Простой пример «бизнес-процесса» - приготовление бутерброда для завтрака. При выполнении описания процесса есть небольшие тонкости, которые желательно соблюдать. Познакомьтесь с описанием процесса приготовления бутерброда:

1. Приготовить компоненты;

2. Отрезать кусок батона ножом;

3. Намазать масло на кусок батона.

Описание строится из отдельных операций. Каждая операция заканчивается определенным продуктом (см. табл. 3)

Таблица 3 - Пример описания бизнес-процесса

	Задача процесса	Продукт (результат)
	Приготовить компоненты	Батон, масло, нож
	Отрезать кусок батона ножом	Отрезанный кусок
	Намазать масло на кусок батона	Порция масла, намазанная на батон
		Продукт: бутерброд с маслом

Требования к описанию процесса:

1. Описание процесса должно быть полным и кратким. Оно не должно быть слишком детальным, подробным. Так, например, не нужно включать в описание процесса действия типа «взять в руку нож», «отделить часть масла ножом».

2. Описание процесса должно быть последовательным, без пропусков важных элементов. Последовательность операций можно построить и проконтролировать с помощью вопроса «зачем?»

Например: «Приготовить компоненты» зачем? Чтобы «Отрезать кусок батона»

Зачем «Отрезать кусок батона»? Чтобы «Намазать масло на кусок батона».

3. Описание каждой операции процесса начинается с глагола в неопределенной форме «Приготовить…», «Отрезать…», «Намазать…».

Допускается использовать третью форму глагола: приготовляет, отрезает, намазывает.

По утверждению Г.С. Альтшуллера: «Узкое место» - это рабочее место, операция (функция, задача), иногда специалист, где требуются дополнительные затраты времени, усилий, финансов, материальных ресурсов. Особенность узкого места – его ощущают как неудобство, но мало кто задумывается над тем – какова причина, почему оно существует? Обнаружив такое место, можно сформулировать проблему, но более выгодно формулировать противоречие, как признак наличия будущего «сильного и красивого решения».

При описании бизнес-процессов все бизнес-процессы делят на четыре группы, каждая из которых обладает своими отличительными особенностями.

Рисунок 25 - Группы бизнес-процессов

К группе основных относят следующие бизнес-процессы:

1) процессы, создающие добавленную стоимость продукту, который производит компания;

2) процессы, создающие продукт, представляющий ценность для внешнего клиента;

3) процессы, прямой целью которых является получение доходов;

4) процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги.

Отличительной особенностью основных процессов является то, что они прямым образом участвуют в реализации бизнес-направлений компании. В большинстве случаев перечень основных бизнес-процессов представляет зеркальное отражение дерева бизнес-направлений компании. Помимо этого о сновные бизнес-процессы определяют доходы компании. Именно они определяют профиль бизнеса, именно они имеют стратегическое значение. Их ни в коем случае нельзя отдать на аутсорсинг, т. к. организация потеряет свою конкурентоспособность. Именно эти процессы конкурентоспособная компания должна уметь выполнять лучше других в своей отрасли. По мере функционирования компании основные бизнес-процессы развиваются или умирают в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании.

Таблица 4 - Характеристики основных бизнес-процессов

Определения	Отличительные особенности
Бизнес-процессы, которые создают добавленную стоимость предлагаемому компанией продукту;	Представляют «зеркальное отражение» бизнес - направлений деятельности;
Бизнес-процессы, которые создают продукт представляющий ценность для внешнего клиента;	Являются источником генерирования доходов;
Бизнес-процессы, прямой целью которых является генерирование доходов;	Определяют профиль бизнеса; Имеют стратегическое значение;
Бизнес-процессы, за которые внешний клиент готов платить деньги	Могут развиваться или отмирать в зависимости от востребованности рынка и стратегии компании

Пример основных процессов верхнего уровня для компании, производящей и продающей одежду и обувь представлен на рис.3 Материалы для производства одежды и обуви используются одни и те же - кожа, ткани и т. д. Поэтому процесс «закупка материалов» будет единым для одежды и обуви: ведь закупается некоторое количество материалов, а потом они сортируются на производство одежды и обуви.

Рисунок 26 - Пример основных процессов верхнего уровня для компании, производящей одежду и обувь

Обеспечивающие бизнес-процессы. В отличие от основных, обеспечивающие бизнес-процессы имеют другие цели и предназначение. Если основные бизнес-процессы приносят деньги, производя продукт и удовлетворяя потребности клиента, то обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру организации. Клиенты за них не готовы платить деньги, но эти процессы нужны для того, чтобы компания существовала. Клиентами обеспечивающих процессов обычно являются подразделения и сотрудники организации, которых при описании процессов называют внутренними клиентами. В качестве обеспечивающих рассматривают такие бизнес-процессы, как административно-хозяйственное обеспечение, обеспечение безопасности, юридическое обеспечение и т. д.

К обеспечивающим процессам относятся:

процессы, клиентами которых являются основные процессы, структурные подразделения и сотрудники организации;

процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации.

Обеспечивающие бизнес-процессы могут производить продукты, которые годятся для продажи на внешнем рынке, но эти продукты не являются основными, они являются второстепенными, или побочным. Обеспечивающие бизнес-процессы не имеют стратегического значения. По мере функционирования компании может быть принято решение сделать побочный продукт основным. В этом случае обеспечивающий бизнес-процесс превращается в основной. Существует и противоположная перспектива - компания может отдать свой обеспечивающий бизнес-процесс на аутсорсинг, в случае если во внешней среде существуют другие организации, которые могут выполнить данный бизнес-процесс более дешево, быстро и качественно ввиду своей специализации и наличия большей компетенции и опыта.

Таблица 5 - Характеристики обеспечивающих бизнес-процессов

Определения	Отличительные особенности
Бизнес-процессы, клиентами которых являются основные бизнес-процессы; Бизнес-процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации	Выходы могут продаваться на внешнем рынке; Не имеют стратегического значения; Могут превратиться в основной бизнес-процесс; Могут отмереть в случае наличия конкурентоспособных альтернатив на внешнем рынке и передачи

Процессы управления также являются обеспечивающими. Они не нужны для внешнего клиента, но они нужны для менеджмента компании, потому что именно эти процессы позволяют управлять компанией, обеспечивая ее выживание, конкурентоспособность и развитие.

К группе управленческих относят следующие бизнес-процессы:

1) процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации и регулируют ее текущую деятельность;

2) процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации.

Отличительными особенностями процессов управления является их типовая структура. Различие между управленческими процессами определяется спецификой объектов управления, которыми они управляют. Например, бизнес-процесс «Управление финансами» управляет объектом «деньги», бизнес-процесс «Управление маркетингом» — объектом «клиент», бизнес-процесс «Управление персоналом» — объектом «персонал» и т. д.

Таблица 7 - Характеристики бизнес-процессов управления

Определения	Отличительные особенности
Бизнес-процессы, которые обеспечивают выживание, конкурентоспособность и развитие организации, регулируют ее текущую деятельность; Бизнес-процессы, прямой целью которых является управление деятельностью организации	Имеют типовую внутреннюю структуру: планирование; организация; учет; контроль; регулирование. Различие между процессами управления определяется спецификой объектов управления, которыми процесс управляет: стратегия; деньги; персонал; потребитель; товарный запас;

Рисунок 27 - Типовая структура бизнес-процессов управления

Любой управленческий процесс ложится на эту схему. Если взять процесс «Бюджетирование», то этап «Планирование» будет называться «Разработкой бюджетов», выходом которого будут финансовые и операционные бюджеты. Далее обеспечивается реализация бюджетов, осуществляется учет достигнутого и т. д. Если рассмотреть процесс «Стратегическое управление», то первый этап будет называться «Стратегическое планирование», выходом которого будет стратегический план.

Последняя группа бизнес-процессов, которую осталось рассмотреть, – это бизнес- процессы развития.

Бизнес-процессы развития представляют инвестиционные виды деятельности, где усилия прикладываются сегодня, а результаты получаются по прошествии определенного периода. Что такое проект? Проект — это процесс, который реализуется один раз, после чего он завершает свое существование. Ему на смену приходит новый проект, и эта ситуация повторяется многократно.

Таблица 8. Характеристики бизнес-процессов развития

Определения	Отличительные особенности
Бизнес-процессы, целью которых является получение прибыли в долгосрочной перспективе; Бизнес-процессы, целью которых является совершенствование и развитие деятельности организации	На 80% представляют собой проекты – процессы, которые выполняются один раз; Требуют иных техник управления, которые называют технологиями управления проектами; Предъявляют иные требования к проектному менеджеру в отличие от требований к менеджеру операционному

Дата добавления: 2017-01-14