Финансовые аспекты участия предприятий в выставках

Для определения целесообразности участия предприятия в выс­тавке специалисты службы по связям с общественностью должны тщательно изучить и оценить:

• опыт участия в ранее проводившихся выставках, его положи­
тельные и отрицательные стороны;

ftiM'ii

J

» возможности непосредственных конкурентов в организации аналогичных экспозиций на выбранной выставке;

• масштабы и периодичность проведения выставки;

» возможные категории посетителей данного мероприятия;

» количество предприятий и организаций, потенциально готовых принять участие в этой выставке;

«место проведения выставки, существенно влияющее на вели­чину транспортных расходов;

» время проведения основных мероприятий выставки;

» возможность и целесообразность участия предприятия в анало­гичных выставках, проводимых одновременно в других регионах стра­ны и за ее пределами;

» размеры выставочной площади, которую предполагается взять в аренду у организаторов выставки для развертывания собственной экспозиции;

» примерную сумму (смету) расходов предприятия на участие в выставке.

Для квалифицированного изучения и решения перечисленных вопросов подразделение по связям с общественностью должно взаи­модействовать с маркетинговой, сбытовой, рекламной, финансовой, юридической, бухгалтерской, кадровой и другими службами предпри­ятия.

Смета затрат на участие предприятия в выставке должна предус­матривать в наиболее общем случае следующие направления расходов:

• стоимость изготовления и оборудования экспозиции (стенда,
витрины и т. п.);

• стоимость транспортировки экспозиции к месту проведения
выставки и обратно (если не предполагается продажа экспонатов по
окончании работы выставки);

• оплата проезда и командировочных расходов персонала, выез­
жающего для участия в работе выставки;

• оплата труда специалистов и вспомогательных рабочих, непос­
редственно занятых обслуживанием экспозиции в период работы
выставки;

• стоимость аренды выставочной площади;

• оплата страховки экспонатов и персонала на время их переме­
щения к месту проведения выставки и обратно и участия в ней;

• стоимость услуг по охране выставочной экспозиции;

• затраты на проведение дополнительных мероприятий во время
работы выставки (церемония открытия экспозиции, пресс-конферен­
ции, круглые столы и др.);

• стоимость изготовления и распространения информационно-
рекламной литературы (каталогов, проспектов, буклетов и др.), не­
обходимой для более полного ознакомления посетителей выставки с
особенностями конкретной экспозиции;

• резерв денежных средств на покрытие непредвиденных расхо­
дов по участию предприятия в выставке.

Сокращению общего объема затрат предприятия на участие в вы­ставке могут способствовать:

«использование специальных стендов многократного применения;

«осуществление некоторых видов работ силами самого предпри­ятия (т. е. без посредников), например перевозка экспонатов, соору­жение экспозиции, ее охрана и др.;

4 участие предприятия в коллективных экспозициях, где одновре­менно выставляется продукция нескольких фирм-производителей;

«использование по окончании выставки рекламно-информаци­онных материалов (видеозаписей, пресс-релизов, фотографий и т. п.), изготовленных специалистами предприятия во время ее работы;

«полная или частичная продажа экспонатов выставки заинтере­сованным потребителям после ее завершения.

Дата добавления: 2017-01-14