Конференции, их виды и правила подготовки

* Конференции бывают внутрифирменными, отраслевыми, межот-||слевыми, региональными, общенациональными и международными. ОНИ могут носить чисто научный, практический или научно-практи-Чвский характер и проводиться в самых различных сферах — научно-Шнической, экономической, природоохранной, демографической, щцицинской, образовательной, политической и др. Современные ме-КЗДЫ проведения конференций предполагают использование возмож-

teft телевидения, спутниковой связи и Интернета.

Любая конференция является комплексным мероприятием ПР, Щганически сочетающим в себе такие способы осуществления ком-Иуникаций, как:

«церемония открытия;,» посещение объектов;

» проведение выставок и презентаций;

» подготовка и предоставление работникам СМИ информацион­но-рекламных материалов;

» проведение деловых встреч и др.

Правильная подготовка и проведение конференций — это, как (фавило, объемная и кропотливая работа. В организациях и на пред-||)Иятиях, имеющих собственные службы по связям с общественно-Ц*Ю, этим занимаются специалисты названных подразделений. Не-|ОСредственно на время работы конференции может быть создан спе­циальный координационный штаб по ее проведению, участниками teoporo являются работники разных структурных подразделений Ьрмы.

Работа по подготовке и проведению конференции начинается, как правило, за несколько месяцев до ее официального открытия и за­канчивается несколько позже окончания конференции.

Прежде всего необходимо решить следующие вопросы:

• выбор места и времени проведения конференции (с учетом зна­
менательных дат в жизни общества в целом, отдельных категории
общественности или компании, намечающихся крупных событий,;i
также с учетом начала или окончания определенных периодов в дея­
тельности организации);

• подготовка информационно-рекламных материалов о предсто­
ящей конференции, их распространение по специальным каналам
или через общедоступные СМИ в зависимости от целей, характера и
тематики будущего мероприятия;

• подготовка и заблаговременная рассылка специальных при­
глашений участникам конференции, входящим в число основных
докладчиков (с указанием названия, места и времени проведения
конференции, ее общей и секционной тематики, условий размеще­
ния, проживания, питания и других видов обслуживания);

• отбор и подготовка дополнительного персонала (как основного,
так и резервного) для сопровождения и обслуживания участников кон­
ференции (помимо специалистов, привлекаемых из собственной служ­
бы по связям с общественностью);

• техническое обеспечение проведения конференции (выбор и
оборудование специальных помещений, организация работы средств
связи, обеспечение оргтехникой, транспортом, охраной и др.);

• подготовка идентификационных табличек и нагрудных кар­
точек для различных категорий участников конференции (членов
президиума, руководителей секции, основныхдокладчиков, специ­
алистов службы по связям с общественностью, обслуживающего
персонала и др.);

• подготовка необходимых транспарантов для оформления поме­
щений, стрелочных указателей, табличек и других изделий для лучшей
ориентации участников конференции на территории и в помещениях
проводящей ее организации;

• подготовка макета и последующее издание достаточным тира­
жом программы конференции (с указанием точного времени и места
проведения всех основных мероприятий, схемы расположения основ­
ных и вспомогательных помещений и объектов, задействованных и
обслуживании приглашенных лиц, тематики докладов основных вы­
ступающих и докладов на специализированных секциях, контактных
телефонов оргкомитета конференции и других необходимыхсведений);

подготовка специальных материалов для предоставления ра-•шкам СМИ, приглашенным для освещения хода конференции аткие сведения об основных участниках конференции, бэкгра-церы, пресс-релизы, фотографии, краткие тезисы наиболее важ- t\ выступлений и докладов и др.);

подготовка и издание специальных сборников с тезисами док-цов пленарного и секционных заседаний конференции для их по-ующего распространения среди непосредственных участников Иференции и других заинтересованных лиц, для направления в |блиотеки и т. д.;

разработка культурно-развлекательной программы для лиц, цглашенных к участию в конференции, организация их досуга и эрмального общения; • подготовка ПР-мероприятий, дополняющих работу конферен-I и существенно повышающих ее эффективность (прежде всего -ставок, торговых показов, посещений объектов, презентаций и звых встреч).

Дата добавления: 2017-01-14