Унификация и стандартизация документов и их назначение

Классификация бухгалтерских документов.

Порядок оформления бухгалтерских документов.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами.

Реквизиты – это показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифре допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, что бы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ.

В банковских и кассовых документах исправления не допускаются.

Для отражения хоз. операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков:

4. по назначению

5. по времени составления

6. по объему информации

7. по месту составления

8. по структуре

По назначению различают:

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хоз. операции. Однако они не подтверждают факта осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт свершения хоз. операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухучете для отражения хоз. операций.

Документы бух. оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хоз. операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например: «Требование на отпуск материалов» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции – подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухучете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

По времени составления различают документы:

2. первичные

3. сводные

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хоз. операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузка продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно – платежные ведомости по заработной плате).

По объему информации различают документы:

1. разовые

2. накопительные

Разовые документы оформляют одну хоз. операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хоз. операциях.

По месту составления различают документы:

1. внутренние

2. внешние

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятиях (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежные поручения, счета, чеки).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. По структуре различают документы:

1. табличные

2. анкетные

3. комбинированные

При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документа монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд – по табличной.

Унификацией документов называется разработка и применение единых форм для регистрации однородных хозяйственных операций независимо от отрасли, вида деятельности, формы собственности экономического субъекта. Унификация документов позволяет снизить затраты на изготовление документов, упрощает их оформление, облегчает применение средств вычислительной техники. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению в единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, регистрации и хранению.

Стандартизация документов – централизованное установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Стандартизация позволяет значительно сократить расход бумаги, упростить обработку и хранение документов. Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их использования, по возможности в делопроизводстве.

Унифицированная система документации – это созданный по единым правилам и требованиям рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, которые содержат информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. При унификации, стандартизации и создании унифицированной системы документации необходимо руководствоваться государственной системой стандартизации и общероссийским классификатором управленческой документации.

К заполнению первичных документов предъявляются следующие требования.

Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно по окончании хозяйственной операции.

Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машин и персональных ЭВМ. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Оформительные записи ведут четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.

Дата добавления: 2015-07-13