Документирование хозяйственных операций, порядок приема, проверки и обработки документов

Документы, по которым хоз. операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются 3 видам проверки.

Формальная проверка – проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хоз. операции, оформленный данным документом.

Арифметическая проверка – проверка правильности подсчета данных в документе.

Порядок обработки и хранения документов Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерские документы подвергают бухгалтерской обработке. Процесс обработки бухгалтерских документов включает семь этапов, представленных в табл. 6.2.

Ответственность за организацию хранения документов несет руководитель организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, оформление и передачу их в архив несет главный бухгалтер организации.

Хозяйствующие субъекты обязаны хранить документы, связанные с их деятельностью, в течение сроков, устанавливаемых правилами организации

государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В частности, законодательством определены следующие сроки хранения в отношении отдельных первичных документов:

• первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.), - 5 лет;

• документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями - 5 лет;

• лицевые счета работников - 75 лет;

• документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат - пять лет, а при отсутствии лицевых счетов - 75 лет;

• доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, - 5 лет;

• документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации - постоянно;

• документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях - 5 лет;

• документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги, - в течение 4 лет;

• рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) - не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Документы до передачи их в архив – на длительное хранение должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером – это текущее хранение. Лицо, уполномоченное отвечать за текущее хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением.

По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем их сдают в архив хозяйствующего субъекта. Если архив в структуре хозяйствующего субъекта не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Дата добавления: 2015-07-13