Тема 5 Первичное наблюдение-основы информационной системы бухгалтерского учета

Общая характерная особенность учетного информационного процесса - наличие носителя информации, который считается важным объектом орга­низации учетного процесса. Однако следует заметить, что понятия данные и информация также отличаются по своей сути, поскольку данные регистри­руют уровень какой-либо хозяйственной операции и происходящего собы­тия, а информация концентрирует в себе полезное содержание, которое можно получить на основе данных.

В целом процесс учета отличает строго доку­ментальное оформление всех хозяйственных фактов (явлений). Главное свя­зующее звено его стадий (этапов) - данные первичных документов, харак­теризующие хозяйственные факты количественно и качественно.

Документация учета призвана обеспечить:

- сплошной непрерывный учет всех объектов;

- юридическое обоснование бухгалтерских записей, производимых на основании документов, имеющих доказательную силу:

- использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью субъекта;

- контроль за сохранностью собственности, поскольку документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;

- укрепление законности, так как документы дают основание для суж­дения о правильности и целесообразности той или иной операции.

В работе с документами важно знать, когда и кем принят тот или иной документ, кому он направлен для исполнения, какое принято решение по данному вопросу. Во многих субъектах хозяйствования устанавливают:

- порядок приема поступающей корреспонденции и ее регистрации;

- правила отправки исходящих документов и контроля за их исполне­нием;

- способы хранения отработанных документов в специальных папках, объединяющих документы одного наименования;

- переписку с отдельными организациями и лицами.

Первичные документы, созданные механизированным способом, тре­буют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкциони­рованного получения сведений о них.

Формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разрабатывают и утверждают субъекты самостоятельно на основе минимальных требований, утвержденных уполномоченным органом.

Под первичным документом в бухгалтерском учете понимается бумажный бланк, предназначенный для регистрации исходной информации.

Определение содержит несколько существенных моментов:

1. Важно указание на бумажный носитель. Хотя материал носителя теоретически может быть любым, но традиционно в сознании бухгалтера первичный документ ассоциируется именно с листом бумаги.

С появлением и развитием письменности в качестве носителя разными народами использовались различные материалы, но сегодня подавляющее количество первичных документов существует именно в бумажной форме.

2. Первичный документ служит для регистрации информации. Связь между документом и регистрируемым фактом хозяйственной деятельности носит во многих случаях двухсторонний и взаимозависимый характер:

- С одной стороны, произошедший факт хозяйственной деятельности вызывает необходимость в его регистрации;

- С другой стороны, некоторые факты хозяйственной деятельности не считаются совершенными без их письменного оформления.

Таким образом, между фактом хозяйственной деятельности и первичным документом имеют место как прямая, так и обратная связь.

Показательна этминология слова «документ», берущего начало от латинского documentum – свидетельство.

Понятие «документ» является более широким, чем «первичный документ».

Под документами в обиходе понимаются также:

а) любая деловая бумага,

б) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.п.) или

в) любое письменное свидетельство.

3. Первичным документом регистрируется только исходная информация, а не операционная или отчетная. Безусловно, выводиться на бумагу может как та, так и другая: бланки с содержащимися на них операционными или отчетными данными носят название отчетов или ведомостей.

Первичным документом считается только бланк именно с исходной информацией. Это обстоятельство подчеркивается названием документа «первичный», т.е. первоначальный, входной.

На примере первичных документов хорошо просматривается наличие прямой и обратной связи между учетом и хозяйственной деятельностью:

- объекты хозяйственной деятельности появляются в хозяйственном комплексе одновременно с первичными документами;

- на основании первичных документов пополняются и корректируются базы данных, содержащие учетную информацию;

- на основании данных информационных систем учета санкционируется последующее движение объектов хозяйственной деятельности, после чего цикл повторяется.

Одним из принципов бухгалтерского учета является документирование. Под документированием понимается процесс оформления каждого факта хозяйственной деятельности, подлежащего регистрации первичным документом. В настоящее время процесс документирования регламентируется множеством нормативных актов, затрагивающих в основном документирование отдельных фактов хозяйственной деятельности.

Документирование является промежуточным этапом между наблюдением за фактом хозяйственной деятельности и его регистрацией в информационной системе учета. Сама регистрация информации при помощи первичного документа считается вводом информации в информационной системе учета не может, поскольку существование документа не гарантирует попадания информации в массив операционных данных.

В соответствии с принципом документирования каждый подлежащий регистрации факт хозяйственной деятельности должен быть оформлен первичным документом. Нельзя сказать, что применяемая методология бухгалтерского учета располагает к строгому и последовательному исполнению данного принципа.

Во-первых, в некоторых случаях оформление документом каждого факта хозяйственной деятельности не вызвано хозяйственной необходимостью. Во-вторых, существует большой класс бухгалтерских записей, чья регистрация всецело определяется регистрацией других, параллельно осуществляемых с ними, записей. В-третьих, основанием для выполнения одной записи часто служат сразу несколько первичных документов.

Положение первичных документов в хозяйственном комплексе уникально. Оно определяется тем, что первичные документы представляют собой сопутствующие объекту хозяйственной деятельности, т.е. мета-объекты, объекты, содержащие информацию о других объектах, чье существование обусловлено только этим обстоятельством и ничем более. Какие-либо аналоги первичным документам при мысленной и компьютерной формах учета отсутствуют.

Документ (от лат. Свидетельство, доказательство) в широком смысле это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение, либо устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции, однако некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа, определяющими содержание отражаемых операций и придающими документу доказательную силу.

Первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- дату составления;

- наименование субъекта, от имени которого составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требований нормативных правовых актов и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Для более полного и точного понимания содержания и назначения документов их классифицируют по ряду признаков: по назначению, способу составления, объему содержания, месту составления, количеству позиций, способу заполнения.

По назначению документы подразделяют на:

распорядительные - содержащие распоряжение, приказ на совершение хозяйственной операции. Но они еще не подтверждают факт свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными;

оправдательные (исполнительные) - удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Документы такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей;

бухгалтерского оформления - составляемые бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют;

комбинированные - выполняющие одновременно функции, свойственные нескольким видам приведенных выше документов. Их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию.

По способу составления документы подразделяют на:

разовые - применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций в момент совершения. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей;

накопительные - применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Они отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.

По объему содержания документы подразделяют на:

первичные - оформляемые непосредственно в момент совершения операции;

сводные - составляемые на основе первичных документов. Они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях.

По месту составления документы подразделяют на:

внутренние - составленные на самом предприятии;

внешние - поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц.

По способу заполнения документы подразделяют на:

типовые - применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений;

специализированные - применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия.

Ответственность за своевремен­ное и доброкачественное создание документов и их передачу в установленные сроки для последующего отражения в бухгалтерском учете несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) рег­ламентируется графиком документооборота, утвержденным руководите­лем субъекта

График документооборота может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота должен быть увязан с должностными инст­рукциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблю­дением графика документооборота, а также за своевременное и доброка­чественное создание документов и передачу их для отражения в бухгал­терском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Число таких лип должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление или получение от других субъектов хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

В соответствии с налоговым законодательством РК, Законом «О бухгалтерском учёте и финансовой отчетности» увеличен до 5 лет минимальный срок хранения учётной документации.

В бухгалтерии документами постоянного хранения являются:

- сводные годовые и годовые бухгалтерские отчёты и балансы с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки, рекламации);

- годовой (сводный) отчёт о финансовых результатах и их использовании;

- сводные годовые и годовые отчёты по финансированию;

- протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых балансов и отчётов;

- аудиторские заключения;

- аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчётов и балансов;

- налоговые декларации;

- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками к ним;

- документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчёты) по оценке и переоценке основных фондов; по оценке стоимости имущества и др.

- паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;

- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии).

После записи в учётные регистры первичные документы переплетают в папки и сдают в архив организации. Перед сдачей в архив документы надо соответствующим образом подготовить, т.е. сформировать дела с соблюдением следующих требований:

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

- подлинники должны быть отделены от копий;

- годовые отчёты хранятся отдельно от квартальных и месячных;

- однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

- документы одного периода, кроме переходящих дел (личные дела), группируются отдельно;

- при наличии в деле документов за несколько месяцев они разделяются листами бумаги с указанием месяца;

- приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Учетные регистры, бухгалтерские отчёты и балансы до передачи их в архив в организации хранят в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчётности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, либо в кассе организации.

Документы прошлого года в соответствии с правилами архивного дела хранят в бухгалтерии в течении всего наступившего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения документов несёт руководитель предприятия.

Документы, имеющие научно- историческую ценность, по истечении установленных сроков сдают по акту в местный государственный архив, не имеющие такой ценности документы согласно надлежаще оформленному акту уничтожают.

Документы по бухгалтерскому учёту и отчётности имеют сроки хранения, указанные в таблице 2. Данный перечень охватывает весь комплекс финансовых, бухгалтерских документов.

Таблица 2 - Перечень документов и сроки их хранения

№ п/п	Заголовки дел	Срок хранения
	Бухгалтерские отчеты и балансы организации, и пояснительные записки к ним: а) свободные годовые б) годовые в) квартальные	Постоянно Постоянно 5 лет
	Кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЗ, авансовые отчеты	5 лет
	Лицевые счета: а) рабочих, служащих б) получателей пенсий и госпособий	75 лет 5 лет

Продолжение таблицы 2

	Расчетные (расчетно-платежные) ведомости	5 лет
	Инвентарные карточки и книги учета основных средств	5 лет
	Учетные регистры (Главная книга, журналы – ордера, разработочные таблицы)	5 лет
	Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости	5 лет
	Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений	5 лет
	Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов, алмазов и др.	5 лет
	Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате из средств социального страхования, о выплате выходных и отпускных пособий и др.	5 лет
	Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию	5 лет
	Исполнительные листы	5 лет
	Договоры материальной ответственности	5 лет
	Поручения-обязательства за товары, полученные в кредит, переписка по оформлению поручений - обязательств	5 лет
	Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям	5 лет
	Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и др.	5 лет
	Договоры. Соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.)	5 лет
	Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, документы (справки, докладные записки) к ним	5 лет
	Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств	Постоянно

Бухгалтерский учёт предназначен для своевременного и точного отражения всех изменений, произошедших в составе хозяйственных процессах и их результатах. Данные учёта должны соответствовать фактическому наличию хозяйственных средств и их источников, но на практике иногда случаются расхождения данных учёта с действительностью. Расхождения могут возникать в результате естественной убыли (усушки, утечки, распыления), при транспортировке товарно-материальных ценностей, пересортице однородной продукции, неисправности измерительных и весовых приборов, арифметических ошибок при оформлении операций и злоупотреблений (хищений, обвесов, обсчётов) материально ответственных или посторонних лиц. Это вызывает необходимость периодической сверки данных учёта с фактическим наличием ценностей, уточнения расчётов. Такую проверку называют инвентаризацией.

Важным этапом подготовки к успешному составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно - материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов и финансовых обязательств организации.

В тех организациях где, эта работа проведена на должном уровне, реальность показателей баланса на 1 января следующего года, как правило, не вызывает ни каких сомнений. Наоборот, проведению инвентаризации не уделяется должного внимания (или она не проводится вообще), показатели баланса по отдельным его статьям бывают не реальны. Что же такое инвентаризация, в какие сроки она должна проводится, какие имущественные ценности подлежат инвентаризации.

Инвентаризация - установление на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация - это один из элементов метода бухгалтерского учёта, предполагающий проверку основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, незавершённого производства, денежных средств, расчётов и их сопоставление с данными учёта.

Инвентаризацию проводят на всех предприятиях независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности работы. Она является обязательным дополнением документации. Только при помощи документации и инвентаризации в бухгалтерском учёте обеспечивается полное и правильное отражение всех хозяйственных явлений.

В зависимости от полноты охвата средств, инвентаризацию подразделяют на полную и частичную.

Полную инвентаризацию проводят, как правило, один раз в год перед составлением годового отчёта, она имеет своей целью обеспечить реальность отражения в балансе всех активов и пассивов предприятия. Так же полная инвентаризация может быть проведена по требованию контролирующих органов.

Частичная инвентаризация охватывает только часть инвентаризуемых объектов, то есть какой-либо один вид средств хозяйства, например, основных или денежных средств, находящихся в кассе.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на:

- плановые, осуществляемые в заранее намеченные строки, исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения;

- внезапные, проводимые по распоряжению руководителя, по требованию контролирующих органов, при смене материально ответственного лица, после стихийных бедствий.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначаемая руководителем предприятия, при обязательном присутствии материально ответственного лица, отвечающего за проверяемые ценности.

Периодичность, сроки проведения инвентаризаций, состав инвентаризационной комиссии утверждают в учётной политике, разрабатываемой каждым хозяйствующим субъектом.

Перед началом проведения инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручают приказ, в котором устанавливают сроки начала и окончания работы.

Ко дню окончания снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учёта и выведены остатки на день инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

- опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

- проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;

- получить последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчёты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам (отчётам) с указанием «до инвентаризации на… (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учётным данным.

Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливают к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определённом порядке, удобном для подсчёта их количества.

Инвентаризацию основных средств, сырья, материалов, готовой продукции, товаров, денежных средств и других ценностей проводят по каждому их местонахождению и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Проверку фактических остатков осуществляют при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, торговых предприятий, секций, кладовых, заготовительных пунктов).

Наличие ценностей при инвентаризации определяют путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество показывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте.

Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

На ценности, не принадлежащие хозяйству, но находящиеся в нём, составляют отдельные описи.

Если инвентаризация ценностей не закончена в течении одного дня, она должна быть закончена в течение последующих дней. В этом случае помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир во время работы инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе).

Работу рабочей инвентаризационной комиссии оформляют протоколом, в котором отражают результаты инвентаризации, а также проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.

На ценности, пришедшие в негодность, составляют отдельную инвентаризационную опись. В протоколе комиссии их отмечают отдельно, причём указывают причины порчи и виновных в этом лиц.

В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам инвентаризации ценностей и даёт предложения по устранению выявленных недостатков, зачёту недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли.

По окончании инвентаризации все материалы по ней и протокол комиссии передают на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправления выявленных ошибок в установленном порядке.

В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, отражёнными в учёте, и составляют сличительные ведомости по тем позициям, по которым выявлены отклонения от данных учёта (форма сличительной ведомости приведена ниже).

До начала работ по составлению сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия предприятия тщательно проверяет правильность всех подсчётов, приведённых в инвентаризационных описях (актах). Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчётах должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально ответственных лиц.

На основании сличительных ведомостей и полученных объяснений материально ответственных и других лиц инвентаризационная комиссия устанавливает причину выявленных недостач, потерь и порчи ценностей, излишков и в соответствии с этим определяет порядок урегулирования получившихся разниц.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей, и свои заключения, предложения по результатам инвентаризации отражает в протоколе, где приводят подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указывают, какие меры приняты по отношению к виновным лицам, а также приводят предложения по регулированию расхождений фактического наличия ценностей против данных бухгалтерского учёта.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение бухгалтерскому документу.

2. Что оформляется бухгалтерскими документами?

3. Что обеспечивает оформление бухгалтерских документов?

4. Что называют документацией?

5. Какие реквизиты должны содержать первичные документы?

6. Когда составляются первичные документы?

7. Кто несет ответственность за создание и передачу документов?

8. Что устанавливает график документооборота?

9. Что такое унификация документов в бухгалтерском учете?

10. Какие формы документов считаются унифицированными в РК?

11. Кто составляет формы документов, не содержащихся в альбомах унифицированных документах?

12. Какие виды документов выделяют по назначению?

13. Дайте определение распорядительным документам.

14. Дайте определение оправдательные документам.

15. Дайте определение документам бухгалтерского оформления.

16. Дайте определение комбинированным документам.

17. Какие виды документов выделяют по способу составления?

18. Дайте определение разовым документам.

19. Дайте определение накопительным документам.

20. Какие виды документов выделяют по объему содержания информации?

21. Дайте определение первичным документам.

22. Дайте определение сводным документам.

23. Какие виды документов выделяют по месту составления?

24. Дайте определение внутренним документам.

25. Дайте определение внешним документам.

26. Какие виды документов выделяют по способу заполнения?

27. Дайте определение типовым документам.

28. Дайте определение специализированным документам.

29. Какие требования предъявляют к ведению бухгалтерских документов?

30. Что такое документооборот?

31. Каким требованиям должна отвечать организация документооборота?

32. Какие стадии включает в себя документооборот?

33. Как обрабатываются документы, поступившие в бухгалтерию?

34. Как обрабатываются документы, проверенные и принятые бухгалтерией?

35. Что происходит с документами, прошедшими бухгалтерскую обработку?

36. Как должны храниться документы, принадлежащие к одному учетному регистру?

37. Как и когда происходит сдача документов в архив?

38. Какие требования должны соблюдаться при формировании дел при сдаче их в архив?

39. Как и в каких случаях происходит изъятие первичных документов?

40. Что предпринимают в случае пропаже или гибели первичных документов?

Практические задания по теме 5

Задача 5.1 Составьте сличительную ведомость по результатам материального склада №1 и сделайте бухгалтерские записи результатов инвентаризации.

Исходные данные для решения:

Инвентаризация товарно-материальных ценностей на складе №1 была проведена 21 октября в составе комиссии: директора ТОО «АЗимут» Р.Р. Каликова, гл.бухгалтера - О.А. Айсиной, заведующего складом – Э.П. Ларина, менеджера по продажам - Д.А. Прокофьева. Решение инвентаризационной комиссии: в недостаче материальных ценностей виновным лицом признать материально-ответственное лицо - кладовщика склада №1 А.А. Аюпова, взыскать с виновника стоимость недостающих ценностей по продажным ценам.

Прайс-лист на продукцию ТОО «Азимут»

№	Наименование материальных запасов	Ед. изм	Цена, тенге
	Картон немелованный	кг	150-00
	Картон мелованный	кг	160-00
	Бумага офсетная	кг	170-00
	Бумага газетная	кг	160-00
	Ватман	листы	27-00

Состояние материальных ценностей на дату проведения инвентаризации

№	Наименование материальных запасов	Ед. изм	Цена, тенге	Фактические данные	Учетные данные
Кол-во, тыс.	Сумма, тыс. тенге	Кол-во	Сумма, тыс. тенге
	Картон немелованный	кг	125-00		15 500		15 500
	Картон мелованный	кг	132-00		12 672		12 540
	Бумага офсетная	кг	145-00		17 110		17 110
	Бумага газетная	кг	137-00		1 644		1 644
	Ватман	листы	22-00	9, 9	217,8

Сличительная ведомость результатов инвентаризации

товарно-материальных запасов

№	Наименование материальных запасов	Ед. изм	Цена, тенге	Факт	По учету	Результаты
кол-во	сумма	кол-во	сумма	Излишек	Недостача
кол-во	сумма	кол-во	сумма

Задача 5.2 Составить сличительную ведомость по результатам материального склада №2. Сделать бухгалтерские записи результатов инвентаризации.

Исходные данные для решения:

Инвентаризация товарно-материальных ценностей на складе №2 была проведена 27 октября в составе комиссии: директора ТОО «Милх» Р.Д. Блок, гл.бухгалтера – Л.А. Кох, заведующего складом – Э.П. Коркина, менеджера по продажам – Д.А. Прокопьева. Решение инвентаризационной комиссии: в недостаче материальных ценностей виновным лицом признать материально-ответственное лицо – кладовщика склада №1 К.П. Лаврова, взыскать с виновника стоимость недостающих ценностей по продажным ценам.

Прайс-лист на продукцию ТОО «Милх»

№	Наименование материальных запасов	Ед. изм	Цена, тенге
	Плита ДСП 1.2*1.0	кв. м.	1500-00
	Шпон дубовый	кв. м.	1900-00
	Шурупы	кг	450-00
	Гвозди	кг	360-00

Состояние материальных ценностей на дату проведения инвентаризации

№	Наименование материальных запасов	Ед. изм	Цена, тенге	Фактические данные	Учетные данные
кол-во	сумма, тыс.тенге	кол-во	сумма, тыс.тенге
	Плита ДСП 1.2*1.0	кв.м
	Шпон дубовый	кв.м		16 000
	Шурупы	кг
	Гвозди	кг

Сличительная ведомость результатов инвентаризации

товарно-материальных запасов

№	Наименование материальных запасов	Ед. изм	Цена, тенге	Факт	По учету	Результаты
кол-во	сумма	кол-во	сумма	Излишек	Недостача
кол-во	сумма	кол-во	сумма

Задача 5.3 Исправьте ошибки в бухгалтерских записях и укажите способы исправления ошибок:

1 Согласно расходному кассовому ордеру за 22 июня 2016 года на хозяйственные расходы выданы деньги в размере 2600 тенге. Деньги выданы начальнику отдела по снабжению Н.Н. Кулику. В регистре по по кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе» сделана запись Дт 1250 Кт 1010 - 26000 тенге.

2 Согласно договора № 47 от 05.03.2016 года оплачено за материалы ТОО «Союз» в размере 245000 тенге. Материалы были получены 2 апреля 2016 года. Оприходованные материалы были отражены записью Дт 1310 Кт 3310 – 24500 тенге.

3 Согласно акту приемка-передачи основных средств от 16 ноября 2015 г.года приобретен мебельный гарнитур от ТД «Уралмебель» за 450000 тенге. В регистре указана сумма в 400000 тенге.

Дата добавления: 2017-02-01