Виды коммуникаций

Коммуникации между организацией и внешней средой. На деятель­ность организаций оказывают влияние факторы внешней среды. От этих факторов зависят ее коммуникационные потребности. Орга­низация пользуется разнообразными средствами для коммуника­ций с внешним окружением. С имеющимися и потенциальными потребителями она сообщается с помощью рекламы и других про­грамм продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с обще­ственностью первостепенное внимание уделяется созданию опре­деленного образа, имиджа организации на местном, общенацио­нальном или международном уровнях. Организации приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. Это лишь немногие приме­ры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Очень часто обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты и т.д., циркулирующие внутри организации, являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Межуровневые коммуникации в организациях. Информация пере­мещается внутри организации с уровня на уровень в рамках верти­кальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, то есть с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в ком­муникациях по восходящей, то есть снизу вверх. Передача инфор­мации с низших уровней на высшие может заметно влиять на про­изводительность.

На любом из вышестоящих уровней может быть принято реше­ние об отклонении новой идеи. Если предположить, что идея дей­ствительно хорошая, сообщение менеджеру об отклонении его предложения фактически проинформировало его о том, что орга­низация не стимулирует его к поиску новаторских предложений. В результате организация может лишиться серьезной возможности повысить производительность и получить экономию.

Коммуникации по восходящей также выполняют функции опо­вещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и затем предлагает возможные варианты исправления положения дел. Пос­ледняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один час в неделю, собираются для обсуждения и решения про­блем производства или обслуживания потребителей. Обмен инфор­мацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, пред­ложений и объяснительных записок.

Коммуникации между различными отделами (подразделениями). В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходя­щей организация нуждается в горизонтальных коммуникациях. Она состоит из множества подразделений; обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руковод­ство должно добиваться, чтобы специализированные элементы ра­ботали согласованно, продвигая организацию в нужном направле­нии. Например, в компаниях наукоемких отраслей руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компа­нии могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычай­но важно через проектно-исследовательский отдел получать ин­формацию о том, что востребовано на рынке. Это позволяет орга­низации сохранять близость к потребителю и продолжать эффек­тивно удовлетворять его запросы. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали зак­лючаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетво­ренности работников организации.

Коммуникации руководитель — подчиненный. Возможно, наибо­лее очевидным компонентом коммуникаций в организации явля­ются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, есть смысл рассматривать их отдельно, поскольку она представляет собой со­ставную часть коммуникативной деятельности руководителя. Ис­следования показали, что две трети этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из разновидностей обмена информацией между ру­ководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, при­оритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности рабо­ты; достижением признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способности подчиненных; сбо­ром информации о назревающей или реально существующей про­блеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложе­ниях.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой. В допол­нение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен информацией между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позво­ляют руководителю повысить эффективность ее действий. По­скольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет воз­можность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого или других отделов, о не­давних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторс­кого характера. Кроме того, рабочая группа собирается без руково­дителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надви­гающихся перемен. Отношения равенства могут способствовать по­вышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуни­каций можно назвать каналом распространения слухов (прошед­ших по системе тайного сообщения). Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналу формально­го сообщения, руководители пользуются первыми для запланиро­ванной утечки и распространения определенной информации.

Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, часто оказыва­ется точной, а не искаженной.

Дата добавления: 2017-02-01