Коммуникационный процесс

ПОНЯТИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ

Под управленческой информацией понимают сведения, являю­щиеся объектом хранения, передачи, преобразования.

Информация в процессе управления является и объектом, и про­дуктом труда. Она устраняет неопределенность, позволяет изучить состояние объекта, формы и методы деятельности. Без сведений о его состоянии и развитии не может быть выработано управленчес­кое решение, в свою очередь, само это решение является опреде­ленной информацией для работников сферы производства.

Информация имеет две стороны: количественную и смысловую (семантическую). Единица измерения ее объема — бит (количество информации, содержащееся в сообщении об определенном исходе вероятного события с двумя равновероятными исходами).

Виды информации, используемые в управлении, классифициру­ют по следующим признакам: содержанию — политическая, директивная, правовая, научно-техническая, экономическая, плановая, административная, произ­водственная, бизнесная, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская, статистическая; направлению движения — входящая, исходящая; характеру фиксации — фиксированная, нефиксированная; способу фиксации — документированная, звуковая, аудиовизу­альная; отношению к субъекту управления — внешняя, внутренняя; степени обработки — первичная, производная, итоговая; степени постоянства — постоянная, переменная; форме представления — буквенная, цифровая, кодированная; возможности обработки — поддающаяся и не поддающаяся об­работке; насыщенности — достаточная, недостаточная, избыточная; правдивости — достоверная, недостоверная.

Для управленческой и бизнесной деятельности менеджеров наи­большее значение имеет содержание информации.

Политическая информация отражает политику государства в об­ласти агробизнеса, социально-экономического развития, различ­ных форм хозяйствования.

Директивную информацию вырабатывают вышестоящие орга­ны. Она определяет стратегию хозяйственной деятельности менед­жеров, является основой управления.

Правовая информация определяет статус каждого работника, его должностное положение. С ее помощью устанавливают нормы хозяйствования и административного права, добиваются соблюде­ния законности.

Научно-техническая информация представляет данные о дости­жениях науки и техники. Для ознакомления работников с новей­шими разработками и рекомендациями научно-исследовательских учреждений и опытом передовых предприятий в отдельных органи­зациях созданы бюро научно-технической информации.

Экономическая информация используется для обоснования уп­равленческих решений и управления экономическим развитием организации. Она включает расчеты экономических показателей, результатов хозяйственной деятельности и т. д.

Плановая информация представлена заданиями, технологичес­кими картами, планами по периодам работ, планами-нарядами и т.д.

Административная информация предназначена для оформле­ния деловых взаимоотношений между организациями, гражданами и устранения сбоев, неполадок; оформляется в виде приказов, рас­поряжений, указаний, положений.

Производственная информация содержит оперативные сведе­ния о технике, технологии, выполнении планов производства и ре­ализации продукции.

Бизнесная информация представляет собой сведения о ценах на рынке, их тенденциях, уровне конкуренции, сроках и объеме поступ­ления продукции, сервисе и рекламе, возможностях коммерческих операций, предпринимательском, коммерческом риске и т. д.

Нормативно-справочная информация включает нормы выра­ботки и обслуживания, тарифную систему оплаты труда, размеры должностных окладов, справочные данные о технике, технологии, организации труда.

Учетно-бухгалтерская информация позволяет проконтролировать ход производства и его результаты, расходование средств, по­лучение прибыли.

Статистическая информация позволяет получить достоверные, научно обоснованные законы, позволяющие принять правильные решения.

Содержание информации определяется потребностями управ­ленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляют определенные требования: точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптималь­ность систематизации; достаточность, удовлетворение потребнос­тей конкретных управляющих; доступность; своевременность по­ступления.

Достоверность поступающей информации определяется прав­дивостью, правильностью, однократностью регистрации, точнос­тью передачи. Если информация проходит три-четыре передаточ­ных звена, ее правдивость снижается на 8-10% за счет того, что све­дения стареют и искажаются.

Информация должна быть достаточной, то есть ее количество должно в полной мере отражать состояние дел. Следует учитывать, что дефицит сведений приводит к принятию некачественных реше­ний, а излишняя информация усложняет выработку решения и де­лает его более дорогостоящим. Необходимо точно установить, кто должен передавать и получать информацию, какую и когда.

Доступность информации состоит в том, что она поступает и на­капливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко вос­принимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату, важное значение также имеет наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, слайды и т. д.

Информация должна поступать к менеджерам своевременно. Если она поступает с опозданием, это приводит к экономическому ущербу. Из-за неоперативно переданной информации простаивает техника, страдает организация производства.

вопросам: четкого доведения до них цели деятельности; с какими потенциальными и реальными про­блемами они сталкиваются или могут сталкиваться; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую для ра­боты; открыт ли их руководитель для предложений; информирова­ны ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе, и т.д.

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения по­ступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных сис­тем — снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирова­ния идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется в виде анонимных предло­жений, которые работники опускают в специальные ящики. К со­жалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсут­ствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли орга­низации на пользу.

Систему сбора информации можно создать путем развертывания частичной телефонной сети, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы. Ответы на­правляются либо непосредственно работникам (если вопрос неанонимный), либо печатаются в информационном бюллетене. В неко­торых организациях создаются группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представ­ляющие взаимный интерес.

Информационные бюллетени, публикации. Относительно круп­ные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контрак­та, нового вида продукции или услуг, которые намечено предло­жить потребителям в скором времени, подборка «работник меся­ца», ответы руководства на вопросы рядовых работников. Печатные материалы могут дополняться видеолентами о работе организации.

Современная информационная технология. Последние достиже­ния в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Компь­ютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает возможность направлять пись­менные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящими­ся в разных конторах, городах, областях и даже странах.

этапов, через которые необходимо пройти, что­бы довести идею до другого лица.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем полу­чатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов от­правителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправи­телем, имеют такое же значение для получателя, последний будет знать, что имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Значительному повышению эффективности обмена управлен­ческой информацией способствует обратная связь, когда отправи­тель и получатель меняются коммуникативными ролями. Согласно ряду исследований, двусторонний обмен информацией по сравне­нию с односторонним хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжение, более точен и повышает уверен­ность в правильности интерпретации сообщений.

Коммуникации — это передача информации от одного объекта к другому, причем субъектами могут быть отдельные личности, груп­пы или организации.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечить по­нимание информации, являющейся предметом обмена, то есть со­общений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в нем людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о его стадиях, в которых уча­ствуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базо­вых элемента: 1)отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее ин­формацию и передающее ее;2)сообщение — собственно информация, закодированная с помо­щью символов;3)канал — средство передачи информации;4)получатель — лицо, которому предназначена информация и ко­торое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят через несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Взаимосвязанные эта­пы таковы:зарождение идеи;кодирование и выбор канала;передача;декодирование.

Эти этапы представлены на рисунке в виде простой модели процесса коммуникаций.

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с ее форми­рования или отбора. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом эта­пе, поскольку отправитель не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи.

Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой формы, в которой может послужить для обме­на информацией. Отправитель решил только, какую именно кон­цепцию он хочет сделать предметом обмена. Чтобы осуществить его эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. На­пример, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состо-

Формирует Кодирует и выбирает Передает Декодирует или отбирает канал по каналу
Отправитель		Идея		Сообщение	—►	Получатель	—►	Понятна ли идея?

Рис. Простая модель обмена информацией

ит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретные сведения об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты работы. Идея не может заключаться в общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отпра­витель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым обще­известным каналам относятся передача речи и письменных матери­алов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом эта­пе, обмен информацией будет менее эффективным.

Выбор средств сообщения не должен ограничиваться единствен­ным каналом. Желательно использовать два или более средств ком­муникации. Процесс усложняется, поскольку отправителю прихо­дится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и пись­менной информацией обычно эффективнее. Ориентация на оба ка­нала заставляет тщательно готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако каждый информационный обмен вовсе не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг ста­новятся неуправляемыми.

Передача. На этом этапе отправитель использует канал для дос­тавки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче со­общения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь од­ним из важнейших

Дата добавления: 2017-02-01