Централизация и децентрализация

В некоторых организациях высшие руководители принимают все решения, а управляющие низшего уровня лишь выполняют их дирек­тивы. В других организациях процесс принятия решений перемеша­ется вниз к руководителям, наиболее тесно связанным с конкретны­ми проблемами, по которым принимаются решения. Первый случай известен как централизация, второй — как децентрализация.

Термин «централизация» относится к степени сосредоточения при­нятия решений в одних руках, что связано только с формальной влас­тью, т. е. с правами, которыми наделено определенное лицо в органи­зации. Чем больше организация, тем более сложные решения она при­нимает. Многие фирмы сталкиваются с необходимостью принимать оперативные решения в связи с поведением конкурентов, изменени­ем потребностей клиентов, поступающими жалобами потребителей или работников. В случае когда скорость принятия решений крити­ческая, необходимо прибегнуть к определенной децентрализации. Однако децентрализовать — это не значит отменить контроль. Кон­троль должен быть настолько эффективен, чтобы децентрализован­ные действия можно было бы правильно оценить.

Суть централизованных организаций состоит в разделении про­цессов принятия решений и их внедрения: высшие руководители при­нимают решения, управляющие среднего звена передают и согласо­вывают их, работники — выполняют. Сравнительный анализ показы­вает, что централизованные организации, деятельность которых ос­новывается на принципах «команд и контроля», как правило, затрат­ные. Они медленно приспосабливаются к изменениям рынка и слабо реагируют на меняющиеся потребности клиентов, ограничены в твор­честве и инициативе, чтобы эффективно действовать в условиях кон­куренции.

Факторы, определяющие условия деятельности и стратегию совре­менной организации, совершенно отличны от существовавших в про­шлом. Изменения на рынках конечной продукции требуют оператив­ной и целенаправленной ответной реакции фирмы. Возрастают объе­мы и значимость выпуска наукоемкой и высокотехнологичной про­дукции. Технологические возможности получать, обрабатывать и пе­редавать информацию с помощью электронно-вычислительной тех­ники и телекоммуникаций сделали реальным распределение приня­тия решений («команд») без потери контроля. Современные работ­ники лучше образованны и требуют большего участия в творческой работе и разнообразия последней. Стратегия фирмы все больше сме­щается от конкурентных условий, основывающихся на ценах и объе­ме производства, к целям увеличения ценности для потребителей. Конкурентная позиция фирмы зависит от квалификации персонала, оперативности, специфичности и уровня предоставляемых клиентам услуг. Вместе с тем хозяйствующие субъекты сталкиваются с тем, что принципы «команд и контроля» ведут к снижению их конкурентоспо­собности. Их сменяет новый набор организационных принципов, ори­ентированных на создание предпринимательских организаций, где работники всех уровней сосредоточены на удовлетворении потребностей клиентов. В таких организациях традиционная иерархическая структура управления больше не является единственной или домини­рующей. В соответствии с функциями члены организации объединя­ются в команды, осуществляют перекрестное обучение и обеспечива­ются коммерческой информацией, дающей им возможность выпол­нять несколько функций и оперативно реагировать на изменение по­требностей клиентов. Формирование таких команд, решающих спе­цифические задачи повышения эффективности функционирования, является скорее нормой, чем исключением, хотя рационально пост­роенная иерархия управления сохраняется.

Такие процессы, как групповое решение проблем, последователь­ные усилия по обновлению производства и т. д., создают условия для интеграции функций и обеспечивают базис для регулярной адапта­ции структур к меняющимся потребностям клиентов. Принципиаль­ное значение имеет отказ от сложившихся стереотипов, согласно ко­торым важные указания спускаются свыше и отступление от предпи­саний наказуемо. Каждый член организации должен стремиться к до­стижению целей групповой работы, решению проблем и принятию риска. Перестройка организаций в указанном направлении возмож­на путем перепроектирования блоков управления «снизу доверху» и организационных инициатив - «сверху донизу».

Децентрализация требует такой организации управленческой де­ятельности, которая позволяла бы принимать сложные и оперативные решения. Анализ опыта децентрализации в структурах управления поз­воляет выявить целый ряд преимуществ такой организационной пе­рестройки. Во-первых, в результате децентрализации развиваются про­фессиональные навыки руководителей, полномочия которых и ответ­ственность за принятие решений возрастают. Во-вторых, децентра­лизованная структура ведет к усилению соревновательности в орга­низации, стимулирует руководителей к созданию атмосферы конку­ренции. В-третьих, в децентрализованной модели организации руко­водитель может проявлять больше самостоятельности при определении личного вклада в решение проблем. Расширение свободы дейст­вий ведет к повышению творческого характера управленческого тру­да, к стремлению внести вклад в развитие фирмы.

Процесс децентрализации требует принятия определенных орга­низационных и экономических мер, в том числе и несение расходов. Приходится, в частности, разрабатывать и осуществлять программы обучения руководителей, преодолевать сложившиеся стереотипы ра­боты в централизованных структурах и сопротивление работников переменам. Изменения претерпевают системы бухгалтерского учета и отчетности, что влечет за собой рост административных расходов.

Более высокая степень децентрализации в организациях, рассма­триваемая как передача в низовые звенья процесса принятия реше­ний, предполагает, что:

• большее количество решений принимается на низших уровнях
управленческой иерархии;

• решения, принятые на низших уровнях, более важны;

• различные организационные функции подвергаются большему
влиянию решений, принятых на низших уровнях;

• уменьшается объем централизованного контроля за решения­
ми, принятыми управленческим персоналом.

Такой подход приводит к повышению автономности в принятии решений в отдельных подразделениях, сокращению сферы централи­зованного контроля. Благодаря этому растет ответственность подраз­делений за их прибыльность. Эти подразделения представляют собой относительно автономные, самофинансируемые небольшие компании в структуре основной компании.

Сравнение различных типов организационных структур показы­вает, что организации с меньшим числом уровней управления и более широким охватом контролем оказываются более гибкими и динамич­ными, чем централизованные пирамидальные структуры. Широкий охват контролем облегчает передачу полномочий вниз, децентрали­зацию управления. Создаются условия для деятельности более про­фессионально подготовленных руководителей, сокращения сети ком­муникаций, уменьшения административной дистанции между уров­нями управления. Как показывает опыт, распространение информа­ционных технологий в управлении, повышение роли стратегических и маркетинговых функций в условиях обостряющейся конкурентной борьбы приводят в ряде случаев к тому, что операторы-исследователи и другие работники новых специальностей все в большей мере зани­маются принятием решений. Происходит разделение между стратегическими функциями управляющих высшего уровня и текущими j функциями руководителей среднего звена.

На рис. 2.4 показаны отличия пирамидальных и плоских систем организации управления. Если при парамидальной системе процесс управления растянут по многим вертикальным уровням структуры и число этих уровней, в сущности говоря, не лимитировано (рис. 2.4 а), то при плоской структуре диапазон управления расширяется за счет безусловного сокращения вертикальных звеньев (рис. 2.4 б). Плоская организационная структура с максимальной децентрализацией развивает ориентацию работников на использование внутренних возможностей подразделений, инициативу и способность персонала самосто­ятельно принимать решения.

Нередко в качестве одного из вариантов возможной организационной структуры изображается футбольный мяч, балансирующий на верхушке колокола (рис. 2.5). Считается, что такая форма возникнет в результате исчезновения среднего уровня управления и последующего выравнивания организационной структуры, продвижения к вершине организации специалистов в области компьютерной техноло­гии и формальных методов.

Рис. 2.4. Системы организации управления: а -пирамидальная; б - плоская

Рис. 2.5. Модель «мяч-колокол»

Разумеется, модель «мяч-колокол» достаточно условно и ориен­тировочно указывает лишь на принципиальное направление перерас­пределения видов деятельности в организации. Нередко обращается внимание на возможную зависимость организационных форм от по­тока коммуникаций и центров информационных связей. В действи­тельности же в зависимости от конкретных условий соотношение цен­трализации и децентрализации в различных фирмах складывается по-разному. В некоторых случаях пирамидальная структура оказывается более устойчивой, чем модель «мяч—колокол». Роль руководителей при всех условиях является решающим фактором, который влияет на про­цесс принятия решений в организациях.

На соотношение централизации и децентрализации в управлении непосредственное влияние оказывают такие факторы, как размер ор­ганизации, технология производства и услуг, внешняя среда. Размер организации влияет прежде всего на ее сложность. Если организация нанимает большое число работников, она будет стремиться извлечь экономическую выгоду из специализации. Результатом станет возрос­шая горизонтальная дифференциация. Группировка сходных функ­ций способствует эффективности работы внутри группы, однако мо­жет вызвать конфликты. Приходится развивать вертикальную диф­ференциацию, чтобы координировать горизонтально организованные подразделения. Рост размера организации сопровождается быстрым и более последовательным ростом дифференциации, особенно вер­тикальной. По мере того как организации увеличивают число работ­ников, добавляются новые организационные уровни, но уже более медленными темпами.

О возможных здесь зависимостях можно судить по данным, осно­ванным на материалах неоднократных обследований. В частности, уже при 10 работающих в организации возникает проблема распределе­ния ответственности; при 50—100 работающих — проблема делегирования большего числа управленческих функций; при 50—300 рабо­тающих — вопрос о снижении нагрузки руководителей. Число рабо­тающих в интервале 100-400 выдвигает задачу определения новых функций. Проблема координации управленческих функций во всей полноте возникает при числе работающих 100—500. Достижение ба­ланса между контролем и делегированием становится серьезной ор­ганизационной проблемой при численности работающих 500 и выше. Существует большая зависимость между размером организации и ее формализацией. При увеличении размера организации ею проще уп­равлять, если она достаточно формализована.

Каждая организация использует определенные производствен­ные технологии по превращению материальных, финансовых и иных ресурсов в продукцию или услуги. В каждом конкретном случае тех­нологии оказывают неодинаковое влияние на различные части ор­ганизации. Чем ближе отдел или подразделение к оперативной ос­нове организации, тем большее воздействие на него будет оказывать технология, и, следовательно, тем сильнее влияние технологии на структуру. Зависимость структуры от технологии отражается на сте­пени сложности организации. При рутинной технологии обычно от­падает необходимость в функциональных группах. Характер техно­логии воздействует на уровень формализации, поскольку вызывает необходимость в руководствах, правилах, описаниях, должностных характеристиках и других формальных документах. Менее прямоли­нейно взаимодействие технологии и централизации. Нерутинные тех­нологии, опирающиеся в основном на использование знаний специ­алистов, вызывают необходимость в делегировании полномочий по принятию решений. Если формализация высока, рутинные техноло­гии могут оказывать влияние на процессы децентрализации. Рутин­ные технологии могут воздействовать на усиление централизации, но только если формализация низка.

Внешняя среда организации включает в себя те институты или структуры, которые влияют на ее деятельность, но над которыми ор­ганизация имеет незначительный контроль. Обычно сюда входят по­ставщики, покупатели, государственные агентства и т. п. Организа­ции должны адаптироваться к своему окружению, если они хотят до­стичь успеха. Руководитель пытается минимизировать влияние не­определенности внешней среды. Компоненты организационной структуры являются основным инструментом контроля неопределен­ности внешней среды. Если неопределенность высока, организация будет создана вокруг гибких линий, чтобы адаптироваться к быстрым изменениям, т. е. она будет органической структурой. Если неопреде­ленность невысока, то целесообразна механическая структура. Опре­деленная и стабильная внешняя среда ведет к высокой формализа­ции. Если внешняя среда обширна и многообразна, то организация стремится к децентрализации.

Учитывая всю совокупность воздействующих факторов, необхо­димо стремиться к формированию структур, отражающих современ­ные тенденции развития организаций: сокращение уровней управле­ния, общее сокращение числа управляющих высшего и среднего зве­на, создание более плоской организационной структуры, повышение статуса персонала, ориентированного на инновации, творчество и ко­личественные методы.

Следует специально выделить вопрос о делегировании полномочий и ответственности в организациях, как о ключевом инструменте эф­фективного осуществления процессов децентрализации. Направления делегирования полномочий, лежащего в основе децентрализации, показаны на рис. 2.6.

В каких случаях используется делегирование? Во-первых, когда делегирование позволяет руководителю высвободить силы и время, чтобы заняться самыми важными делами, осуществление которых является прерогативой только высшего звена управления. Руководи­тель лично должен заниматься лишь теми вопросами, которые имеют первостепенное значение. Во-вторых, когда чрезмерная занятость не позволяет руководителю самому заняться данной проблемой. Время и силы руководителя не безграничны, и еще никому не удавалось сде­лать самому всю работу подразделения, да к тому же точно в срок. Толь­ко делегирование обязанностей позволяет избежать угрозы срыва ра­бот и обеспечить их своевременное выполнение. В-третьих, когда под­чиненный может сделать данную работу лучше, чем сам руководитель. Некоторые руководители всячески избегают делегирования именно потому, что даже самому себе не рискуют признаться в том, что их подчиненные в чем-то разбираются лучше, чем они. Между тем в этом нет ничего опасного для репутации руководителя. Никто и не ожида­ет от руководителя, чтобы он разбирался во всем лучше всех. Главное, чтобы он умел с максимальной эффективностью использовать зна­ния подчиненных.

Руководство и делегирование полномочий — синонимы. Руково­дитель, не умеющий или не желающий пользоваться методами деле­гирования, не может считаться настоящим руководителем. Источник его влияния может быть формальным, таким, как. например, принятие управленческого риска в соответствии с занимаемой должностью в организации.

_____________________Полномочия руководителей

------------------------------- Возможность делегирования части работ

Рис. 2.6. Схема делегирования полномочий по уровням управления

Поскольку с должностью руководителя связана неко­торая степень делегированной ему власти, индивидуум может пред­положить, что лидирующая роль вытекает из его положения в органи­зации. Но не все лидеры являются руководителями и не все руково­дители являются лидерами. Это означает, что лидеры могут быть фор­мальными и неформальными.

Существуют три основных подхода к определению эффективно­го лидера. Первый подход занимается определением личностных ка­честв, которые присущи лидеру. Второй — объясняет лидерство как поведение человека в соответствующих условиях. Часто лидерство рассматривается как многофункциональная модель руководителя (третий подход). В современной литературе называются такие качества лидеров, как интеллигентность, харизма, решительность, воля, энтузиазм.

Четкий контроль за результатами работы и строгая дисциплина — главные предпосылки эффективного делегирования. Вот почему прежде чем делегировать ответственность за решение какой-либо за­дачи и необходимые для этого полномочия, необходимо четко пред­ставлять, каких результатов следует ожидать от подчиненных, а так­же когда эти результаты должны быть достигнуты. Рассматривая де­легирование как один из элементов формирования организацион­ных структур управления и нахождения приемлемых соотношений централизации и децентрализации, следует доводить этот процесс до четкого распределения полномочий и ответственности по ниже­стоящим уровням управления. Это позволяет руководителям сред­него и нижнего звена принимать решения, повышающие эффектив­ность организации в целом. Ясно и недвусмысленно должна быть определена степень делегирования нижестоящим уровням управле­ния полномочий по принятию важнейших решений в таких областях, как установление цен, разработка видов продукции, маркетинг и во­просы, связанные с эффективностью работы отдельных структурных единиц. Однако даже в большой степени децентрализованных орга­низациях высшее руководство оставляет за собой право выносить ре­шения по таким вопросам, как определение общих целей и задач ор­ганизации, стратегическое планирование, формулирование полити­ки фирмы в различных областях, коллективные договоры с профсою­зами, разработка финансовой и бухгалтерской систем фирмы.

Децентрализация управления компанией становится возможной благодаря соблюдению определенных принципов делегирования. Суть этих принципов сводится к следующему:

• передача полномочий должна осуществляться в соответствии с
ожидаемым результатом; подчиненный должен обладать достаточны­
ми полномочиями для достижения требуемого результата;

• передача полномочий должна осуществляться по линиям управ­
ления, с тем чтобы каждый подчиненный знал, кто конкретно его упол­
номочил, перед кем он несет ответственность;

• каждый руководитель принимает решения в пределах своих пол­
номочий. Все, что превышает его компетенцию, передается высшим
звеньям управления;

• передаются лишь полномочия; высшее должностное лицо про­
должает нести ответственность за действия подчиненного.

Искусство передачи полномочий зависит от восприимчивости к новым идеям, готовности передать решение определенных вопросов низшему звену управления, способности доверять низшему звену уп­равления, стремления осуществлять общий контроль. Делегирование полномочий — это не способ уйти от ответственности. Это форма раз­деления управленческого труда, позволяющая повысить его эффектив­ность. Делегирование облегчает работу руководителя, но не снимает с него обязанности принимать окончательные решения, той обязаннос­ти, которая и делает его руководителем. Современные теории рекомен­дуют руководителю идти навстречу новому, планировать его и заранее готовиться к тому, что оно принесет с собой. Это дает возможность ру­ководителю с помощью делегирования активно влиять на ход неизбеж­ных перемен в работе организации

Дата добавления: 2014-01-06