Офіційно-ділове листування

До Леопольда Лукича-Будая

20 березня 1912 р. 17/30. III Capri. 912.

Любий добродію! Посилаю вам разом з сим рекомендованим коректу опов[ідання] «Подарунок на іменини». Дуже прошу Вас пильно переглянути, чи зроблять в друкарні всі мої поправки, бо складено, як самі бачите, не дуже добре. Будьте ласкаві, пошліть мені до Чернігова кілька примірників оповідання в коректі після поправок, не чекаючи, аж поки вийде книжка «Вісника». Буду дуже вдячний. За 3-4 дні виїду звідси додому.

Веселих свят і всього найкращого! Мій щирий привіт Павлу Пилиповичу. Прошу йому переказати, що я гроші дістав.

Ваш М.Коцюбинський.

Коцюбинський М. Твори: У 7-ми т. – К.: Наукова думка, 1975. – Т. 7. – С. 223.

Теплий, приязний тон приватно-ділового листа. Лексика побутова, нейтральна: прошу йому переказати, що я гроші дістав, прошу Вас пильно переглянути; експресивна: щирий привіт, буду дуже вдячний. Ужиті висловлювання в дусі народних та побутово-розмовних: як самі бачите, більш по-літературному звучать висловлювання: посилаю з сим рекомендованим коректу опов[ідання] «Подарунок на іменини». Прохання до адресата прямі.

До редакції антології «Українська муза»

19 грудня 1908 р., Чернігів

Високоповажані добродії!

Особисто взяти участь у вечорі «українські штуки» не можу. Коли Ви уважаєте потрібним, щоб на вечорі було щось прочитано з моїх оповідань, то нехай той, хто читатиме, сам вибере, що йому до вподоби.

З високим поважанням М.Коцюбинський.

Коцюбинський М. Твори: В 7-ми т. – К.: Наукова думка, 1975. – Т. 6. – С. 105.

Ділова записка. Тон шанобливо-офіційний, що підтримується звертанням на початку: Високоповажані добродії і заключною формулою З високим поважанням, уживанням звертання на Ви (з великої літери), а також лаконічністю. Мова тогочасна літературна. Привертають увагу слово вечір, ужите в переносному значенні; застаріле тепер штука; зворот брати участь, уже в сучасній нормативній його формі. Є офіційні звороти: коли Ви уважаєте потрібним; узяти участь у вечорі.

Друге речення записки – складнопідрядне з кількома підрядними. Листування засвідчує становлення і розвиток сучасного українського усного літературного мовлення, появу в ньому багатьох елементів, спільних з писемним різновидом української літературної мови. Листування кінця ХІХ ст. – початку ХХ ст. відобразило високий рівень розвитку української літературної мови, насиченість її іншомовною лексикою, словами з абстрактним значенням, суспільно-політичною, науковою, літературно-художньою лексикою і термінологією. Лексичний фонд української мови поповнено оригінальними новотворами, розширенням значень уже існуючих слів, їхньої сполучуваності.

Особливості розвитку сучасного ділового листування. Раніше написане слово було володарем світу. У часи Тараса Шевченка, Лесі Українки, Івана Франка складання ділових листів було справою звичною. Сьогодні ж ці ділові папери поступово ніби витісняються відео, комп’ютерами тощо. Для деяких керівників легше, мабуть, 48 годин фізично відпрацювати, ніж скласти листа до вищої інстанції. Рон Теппер – відомий письменник, маркетолог вважає, що потрібно оволодіти чотирма правилами листування (кожне з правил виражене одним словом: увага – інтерес – прохання – дія) і тоді цей процес не буде таким важким і неприємним. Він наводить пораду Джея Абрахама (талановитого комерсанта, що славився ораторськими здібностями): «Думайте про аудиторію; старайтесь її зацікавити, намагайтесь так донести до аудиторії суть питання, щоб її запам’ятали».

Як у давнину, так і тепер, добре продумані листи – це витвір мистецтва. Створити лист за декілька хвилин не можна. Дехто з керівників та і дехто зі студентів – майбутніх керівників, на жаль, вважають, що написання листа можна доручити секретареві. Зрозуміло, що вони помиляються. Адже ніхто не знає суть справи так, як знає керівник. Тому досвідчений начальник укладанню листа буде відводити стільки ж часу, скільки і підготовці до серйозної зустрічі. Написавши важливого листа, керівник відкладе його на 24 години, щоб перечитати, виправити і лише потім відіслати. Одержувач відчує і зрозуміє, коли лист написано керівником, а коли – продиктовано нашвидкоруч секретареві. Службові листи набувають особливого значення сьогодні, коли вони пишуться з метою щось реалізувати чи щось запропонувати. Правильно написаний лист часто схожий на хороше рекламне оголошення.

За допомогою листів автори намагаються привернути увагу адресата і стимулювати його до дії. Керівники, установи та підприємства відчувають нагальну необхідність мати якісь узагальнені поради, загальноприйняті закони чи правила у справочинстві взагалі і листуванні зокрема. Вчені кожної країни працюють над цими проблемами.

Особливістю сучасного етапу розвитку листування є його уніфікація.

Уніфікація службових листів. Що ж включає поняття уніфікація документів взагалі і листування зокрема?

Уніфікація – (від уні +латfacere – робити) – зведення чогось до єдиної форми, системи. Ми знаємо, що мова документів складається з набору кліше, штампів і стандартів. Уніфікація ж мови документів – це встановлення і використання правил побудови речень за певними моделями, що відповідають тим чи іншим життєвим ситуаціям. Чи потрібною є уніфікація? Лінгвісти відповідають: «Так». Уніфікація, на їх думку, є виправданою у багатьох відношеннях:

• економічному – коротший і чітко складений документ вимагає менше часу для читання, а час – це гроші;

• технічному – є змога машинної обробки документів;

• соціальному – адресант і адресат – особи колективні;

• правовому – адресат найчастіше юридична особа;

• психологічному – полегшується процес сприйняття інформації;

• культурному – підвищується культурний рівень управлінської діяльності;

• лінгвістичному – поєднуються завдання уніфікації мови документів з їх нормалізацією.

Процес стандартизації та уніфікації ділового листування у різних країнах проходив по-різному.

Так, у царській Росії обмежилися укладанням спеціальних збірок, т. зв. письмовників, що вміщували зразки листів мало не на всі випадки життя. Потрібно було лише підставити потрібні дані – і лист був готовим.

Цікавим є, на наш погляд, ставлення до уніфікації ділового листування американців. Мабуть, лише у США написано так багато книг і статей про теорію та практику ділового листування. На думку П.В.Веселова, діловий лист має доносити до партнера лише таку інформацію, яка б породжувала дії певного характеру з конкретним результатом. У середині ХХ ст. у США склалась певна теорія та методологія ділового листування. У багатьох книгах можна прочитати такі поради: «Перш ніж взятися за перо, взуйте домашні капці», «Пишіть так, ніби адресат – гість у вашому домі». Рекомендувалася свобода дій, а сам лист розглядався як вид рекламної діяльності.

Американці намагалися, щоб лист був могутнім і чітким інструментом проведення економічної стратегії фірми. У скрутний для США час було створено своєрідний інститут листа, проголошено культ індивідуальної виконавчої техніки.

Американські дослідники знову і знову поверталися до уніфікації ділового листа. Аргументували це економічними міркуваннями, часто повторюючи фразу: «Марнотратство у словах означає марнотратство у доларах». У підручниках можна знайти цікаві факти про те, що канцелярія Білого дому підраховувала і наголошувала, що кожного тижня із-за недбало складених довгих і непродуманих листів компанії втрачають мільйони доларів. Тому президент США Рузвельт не приймав для читання офіційних паперів, якщо розмір тексту перевищував 0,5 сторінки, вимагаючи “викласти” суть проблеми, якою б вона складною не була, на півсторінки.

Є цікаві дані про те, що Ейнштейн у своєму зверненні про фінансування проекту створення атомної бомби зміг викласти своє прохання двома фразами: «Наполеон відкинув звернення Фултока оснастити судна паровими двигунами і був розгромлений на морі. З Америкою станеться те саме, якщо Ви відкинете винаходи сучасної фізичної науки». «Кодом-блискавкою» (Zih-Code) назвали в Англії уніфікований стиль ділового листування, якому підпорядковувалися всі рівні та аспекти мови – словниковий склад, морфологія, синтаксис, графіка, фонетика, пунктуація і навіть стиль. У Франції видано посібник з ділового листування Н. Тонтентау. Автор заявляє: «Діловий лист призначений не для того, щоб викликати захоплення у читача, діловий лист повинен його переконати і перемогти».

Отже, службові листи мають допомогти вирішити численні оперативні питання, що виникають в управлінській діяльності, спонукати до дії, переконати, довести, пояснити.

В Україні і за кордоном (в інших державах) існують узвичаєні правила ведення як приватного, так і ділового листування, правила оформлення приватної, ділової та дипломатичної кореспонденції. Ці правила вироблялися упродовж століть.

Про правила листування О. Корніяка у книзі «Мистецтво ґречності» систематизувала ці правила листування так:

• На одержаний лист правила ввічливості вимагають відповісти протягом тижня. За постійного листування перерва може бути трохи більша.

• Лист із подякою за гостинність слід надсилати приблизно через тиждень після від’їзду.

• Лист із вітанням з приводу одруження можна надіслати протягом 8-ми днів з моменту одержання повідомлення про цю подію.

• Лист із висловленням співчуття треба надсилати протягом 10-ти днів після сумної події. Такий лист вимагає особливого співчуття й душевності, має бути позбавлений шаблонних, формальних фраз.

• Не слід відповідати на листа зопалу, відразу після одержання вражаючих відомостей – краще його ще раз перечитати наступного дня, внести відповідні корективи, а потім надіслати.

• Не можна надсилати ксерокопійовані листи, це свідчитиме про неповагу до конкретних людей. Ще образливіше повертати листи, навіть нерозпечатаними. Ні за яких обставин неприпустимо читати чужі листи, навіть уже розпечатані. Це стосується всіх членів сім’ї: чоловік не повинен читати листів, адресованих дружині, і навпаки; у свою чергу, дітям не слід читати листів, надісланих батькам.

• Не чемно нехтувати запитання, поставлені в листах вашим кореспондентом. Варто хоча б вибачитись, якщо ви не в змозі відповісти на них.

Автори «Універсального довідника...» вказують на такі загальноприйняті правила службового листування:

• Cлужбові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьової сторони.

• У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист займає більше однієї сторінки, то в кінці аркуша треба поставити «далі буде» («continued over»).

• Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами. Службові листи друкуються на машинці, комп’ютері, факсі. Ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац з крайнього рядка – 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.

• Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається.

• У тексті не допускають виправлень, підчищень.

• Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні конверти (з чорною прокладкою всередині) прийнято використовувати за призначенням.

• Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати.

• Службовий лист прийнято писати на бланках фірми (організації), де є вже реквізити фірми-відправника (закладу).

• Якщо конверт із прозорим віконцем, то адресу пишуть один раз – у верхньому лівому куті листа. При цьому лист слід скласти, як належить.

Останнім часом з’явилося чимало праць, у яких автори розмірковують над тим, що таке службовий лист і яким він повинен бути.

Зазначимо, що службові листи належать до інформаційних документів. Це найпоширеніший вид документації в системі управління: за даними А.П.Коваль листування у загальному обсязі документації займає 80%. Листи охоплюють велику кількість різноманітних тем.

У літературі є багато визначень службових листів. Наведемо декілька з них:

«Службовий лист – це один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ»;

«Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами».

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи:

• листи, що вимагають листа-відповіді (до них належать: листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги),

• листи, що не вимагають листа-відповіді (серед них: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження).

За кількістю адресатів розрізняють листи звичайні, циркулярні, колективні.

• Звичайний лист надсилається одній інстанції.

• Циркулярний лист надсилається цілому ряду підпорядкованих інстанцій з одного джерела.

• Колективний лист, навпаки, пишеться від імені керівників кількох підприємств і надсилається на одну адресу.

За змістом і обсягом листи поділяються на прості, або одноаспектні, і складні, чи багатоаспектні (під аспектом розуміємо думку, висловлену одним чи декількома реченнями). До багатоаспектних листів дослідники відносять листи, у яких одночасно висловлено і прохання, і гарантію, і нагадування.

За тематичною ознакою листи можна поділити на адміністративно-господарські, виробничі, пропагандистські тощо.

За структурними ознаками розрізняють листи стандартні і нестандартні. Сьогодні накреслюється тенденція до стандартизації службового листування. Нестандартний лист свідчить лише про незвичайність даної ситуації і зберігає свою значущсть.

Складові частини (реквізити) всіх листів:

• назва й адреса організації відправника листа;

• номер і дата листа;

• назва й адреса одержувача листа;

• заголовок листа;

• номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст листа;

• перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

• підпис керівника;

• віза виконавця (підпис на копію).

2. Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:

І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім 'я та по батькові)!

Шановний пане/пані... (ім 'ята по батьковій прізвище)!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім 'я та по батькові)!

Високошановний пане...!

Примітка. Слово пан в українській мові вживається щонайменше сім століть і в етикетному сенсі не має ніякої семантичної дотичності до слова пан у розумінні належності до привілейованих класів. Позаяк воно засвідчує пошану до адресата, в офіційних документах форма пан уживається з ім'ям, прізвищем, назвою посади, звання. Ім'я та по батькові зі словом пан не поєднується. Тобто говорити чи писати пан Михайло Петрович, пані Ольга Степанівна або звертатися пане Михайле Івановичу, пані Катерино Василівно є порушенням норм літературної мови й не відповідає українським традиціям.

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажаний міністре! Вельмишановний (високоповажний) професоре/

Шановний директоре! Високоповажний пане прокуроре! Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися так: Ваша Високодостойносте Пане Президенте! Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! Пане Президенте!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок "Шановна Оксана Дмитрівна!", "Шановний директор!" є ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Найдавнішим засобом мовного впливу є комплімент. Його формула (формула трафаретної ввічливості) є невід’ємною складовою ділового спілкування загалом і дипломатичної практики зокрема.

Комплімент, як правило, обрамлює текст: лист починається і закінчується формулою ввічливості, тобто існують спеціальні формули початку і кінця тексту.

Оскільки початковою метою компліментів є встановлення контактів, вони містять насамперед засвідчення поваги: Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу...; Посольство України в Австрійській республіці свідчить свою повагу... Часто засвідчення поваги поєднується з формулою має честь повідомити або з вишуканою формою прохання має честь звернутися до Вас з проханням: Дипломатична академія при Міністерстві закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству Королівства Нідерландів в Україні і має честь звернутися до Вас, Вельмишановний пане Посол, з проханням... Залежно від ситуації прохання може бути висловлене у різних формах:...має честь звернутися з проханням; звертається з проханням; просить Вас; висловлює прохання.

Багатогранність мовних формул дає змогу змінювати тон ділового листування від найвишуканішої люб’язності до стриманого ввічливого незадоволення залежно від ситуації, мети і типу документа. Цікавим прикладом є формула повідомлення, представлена в чотирьох різних документах: Користуючись нагодою, маємо честь поінформувати Вас...; В плані інформації повідомляємо...; Інформуємо Вас...; Доводжу до вашого відома... Пор.: Повідомляємо Вам.. – Маємо честь повідомити Вам...

Якщо цей лист-відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Цей лист – вияв нашої вдячності за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію)...

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо... Підтверджуємо отримання Вашої телеграми... Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні...

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію: У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідно до контракту №... що був підписаний між нашими установами...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...

Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу... статті №...

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...

На Ваш запит про... даємо письмову відповідь.

У відповідь на Ваш запит повідомляємо...

Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам...

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо...

До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте нас про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

Просимо Вас терміново оплатити рахунок...

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь...

Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту угоди про...

Просимо прийняти замовлення...

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю... Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

Хочемо попросити вибачення за завдані Вам зайві турботи...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про...

Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримати відповіді на лист від (дата).

Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння. Вважаємо за необхідне нагадати Вам... Дозвольте нагадати Вам, що...

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

Оскільки Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.

Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними" а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Дуже шкода, але ми не маємо згоди задовольнити Ваше прохання з багатьох причин...

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, направити)...

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:

Повідомляємо Вас...

Хочемо повідомити про те, що...

З приємністю повідомляємо Вас, що...

На жаль, змушені повідомити Вас, що...

Дозвольте повідомити Вас, що...

Раді повідомити Вас, що...

Цим листом повідомляємо, що...

III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Завершальна компліментна формула найчастіше виражає надію на співпрацю. Залежно від ситуації вона може мати розгорнуту або скорочену форму: Дозвольте висловити сподівання, Вельмишановний пане Посол, що Ваш візит до Дипломатичної академії України та Ваш виступ перед викладачами і слухачами сприятиме подальшому зміцненню дружніх і взаємовигідних зв'язків між нашими країнами, а також розумінню зовнішньополітичного кур су Королівства Нідерландів, спрямованого на підтримку демократичних реформ в Україні та особливостей діяльності Посольства Вашої країни, яке Ви очолюєте або Користуючись можливістю, висловлюємо надію на наше подальше плідне співробітництво.

Засвідчення поваги є обов’язковим компонентом і для завершальної формули: Міністерство користується нагодою, щоб поновити Посольству запевнення у своїй вельми високій повазі. В одній розгорнутій комбінованій формулі можливе поєднання засвідчення поваги і сподівання на співпрацю: Користуючись можливістю. Дипломатична академія України при МЗС України засвідчує свою глибоку повагу до Посольства Німеччини в Україні і сподівається на подальшу плідну співпрацю.

Дуже поширеним є вираз користуючись нагодою. Його вживають, як правило, в завершальному компліменті на знак висловлення свого ставлення або ставлення організації до особи чи організації, якій адресується лист. Інколи цей вираз в компліменті випускають (наприклад, якщо у ноті повідомляють про якісь трагічні події в країні, про людські жертви тощо), а також, коли відомства закордонних справ країни з якихось причин ніколи не використовують компліменти у своєму листуванні.

У завершальній формулі також можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово "дякую" – найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Дякуємо за допомогу...

Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для... Щиро вдячні за...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку... Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що... Дозвольте ще раз подякувати Вам за... Ще раз дякую за виявлену мені честь...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами. Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите заборгованість, усі замовлення буде виконано і ми й надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.

Будемо раді допомогти Вам.

Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим представником – ми до Ваших послуг у будь-який зручний для Вас час.

Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення...

Запевняємо, що у майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.

Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.

Сподіваємося, наша відмова не образить Вас, і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите нас про своє рішення.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді

Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас.

Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів.

Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами,

Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.

Маємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.

Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться...

Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними.

Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками.

Щиро сподіваємося, що Ви знайдете нас відвідати...

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

Наприкінці листа можна також попросити вибачення за турботи чи ще раз повторити його за затримку з відповіддю або запізнення:

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).

Щиро просимо вибачення за...

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

Дозвольте ще раз попросити вибачення за...

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

З удячністю і повагою

З належною до Вас пошаною

Залишаємося з пошаною

Зі щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою (пошаною)

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів

Із вдячністю і правдивою пошаною

Бажаємо успіхів

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит "Підпис".

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

Мовні формули хоч і достатньо стійкі, стандартизовані, однак легко варіюються, утворюючи розгорнуті синонімічні ряди. До їх складу входять різностильові одиниці, серед яких виділяються стилістично нейтральні одиниці ( Добрий день! Дякую! Вибачте, будь ласка та ін.) і стилістично забарвлені, вживані в певних стилях, ситуаціях спілкування (Раді вас вітати! (офіц.), Бажаємо здоров'я! (арм.), Привіт! (розм.), Хелло! (жарг.)). Стилістично забарвлені етикетні формули поділяють на офіційні й неофіційні, загальновживані і вузьковживані (наприклад, просторічні, жаргонні), нейтральні, урочисто-піднесені, церемонні, жартівливі, іронічні. Вибір із синонімічного ряду певної одиниці залежить від позамовних чинників, зокрема мети, завдань, умов спілкування.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на спеціально виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

VI. Службові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за сутністю, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання етики та правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Питання для самоконтролю

1. До яких документів за призначенням належать листи?

2. Що таке службовий лист?

3. Які виділяють листи за функціональними ознаками?

4. Які розрізняють листи за кількістю адресатів?

5. Назвіть реквізити листа та правила їх оформлювання.

6. Як слід починати лист?

7. Наведіть приклади найпоширеніших звертань у листах?

8. Наведіть приклади початкових фраз різних типів листів?

9. Як ви сформулюєте відмову?

10. Наведіть приклади завершальних речень листа.

11. Наведіть приклади прощальних фраз листа.

12. Запишіть типові мовні звороти, якими можна скористатися у листах-вибаченнях, подяках, вітаннях.

Дата добавления: 2014-10-17