Формирование тендерного заказа

В соответствии с этим тендерный процесс представляет собой последовательность юридически регулируемых дей­ствий и формальных документов, посредством которых покупатели (государство) и поставщики могут достичь заключительной стадии – подписания и реализации контрактов.

При организации тендерного процесса основной целью его осуществления является обеспечение максимальной эффективности закупок товаров, работ и услуг для государственных нужд за счет развития конкуренции, обеспечения справедливого отношения ко всем поставщикам, содействия беспристрастности в проведении процедур закупок и достижения открытости процесса.

Госзакупки касаются всех областей поставок для общественных целей, включая: предметы потребления и оборудование; строительство; реконструкцию; обучение; консультационные услуги; исследования.

В качестве покупателей выступают субъекты, названные в законодательных актах и распоряжающиеся общественными средствами: министерства, другие органы государственного управления, а также другие субъекты хозяйствования, независимо от форм собственности, в случае частичного или полного финансирования поставок за счет государственного бюджета, внебюджетных фондов, иностранных кредитов.

Несмотря на то, что торги отличаются предметами закупок, объемами контрактов, участниками, суть тендера, основные правила и процедуры его проведения едины. В самом общем виде тендерный процесс может быть представлен логической последовательностью действий и документов. Некоторые авторы выделяют четыре этапа проведения торгов, некоторые дифференцируют их до количества шести.

При выделении четырех уровней осуществления тендерного процесса характеризуют их следующим образом:

ü определение требуемого товара или услуги.

ü определение требуемого объема, характеристик, качественных показателей товары или услуги.

ü определение сроков исполнения (изготовления) товара или услуги.

ü логистические требования. Доставка, погрузочно-разгрузочные работы, время доставки, транспорт доставки и т.д.

ü требования к подрядчику (исполнителю тендера). Лицензии, разрешения на осуществляемую деятельность, сертификаты на поставляемую продукцию.

ü время проведения тендера. То время, в течении которого будут приниматься заявки на тендер.

ü форма проведения тендера. Открытая либо закрытая форма.

ü место проведения тендера. Тут необходимо решить о месте проведения торгов. Помимо проведения торгов своими силами, к услугам организаторов тендеров современные электронные площадки.

ü состав оценочной комиссии. Лица принимающие решения о победителе тендера.

ü финансовые вопросы. Предоплата, условия оплаты, форма оплаты, скидки и прочее.

ü другие вопросы.

После составления тендерного заказа, приступаем ко второму этапу проведения тендера.

2. Освещение и рекламное обеспечение тендера. Для того, что бы потенциальные подрядчики, а чем их больше, тем лучше, узнали о проведении торгов необходимо их известить. Помимо традиционных средств информирования, таких как телефон, факс, рассылки электронных писем, применяются также реклама в средствах массовой информации, рекламные кампании в сети интернет. Некоторые системы электронных торгов предоставляют услуги по продвижению тендера и его рекламному сопровождению.

3. Непосредственно проведение тендера. После старта тендерных торгов необходимо оперативно решать возникающие вопросы о предмете торгов, разъяснения участникам о непонятных моментах. Это могут быть: телефонная «горячая» линия, тикеты в интернете, поддержка по интернет-пейджерам (ICQ, MSN Messenger и прочие). Необходимо сделать все возможное для того, что бы потенциальные партнеры получили всю необходимую и исчерпывающую информацию обо всем, что касается тендеров.

4. Подведение итогов тендерных торгов. После окончания сроков приёма заявок на исполнение тендера, необходимо определить и официально назвать победителя. Для этого следует:

ü определить количество поступивших заявок. Если заявок не поступило, то тендер считается невостребованным, возможно следует изменить условия. Если поступила одна заявка, то она и признается победившей, если иного не оговорено в условиях проведения тендера.

ü отсортировать заявки не подходящие по регламенту проведения тендера, не удовлетворяющих условиям и предоставившие недостаточную или неверную информацию.

ü оставшиеся заявки следует оценить по нескольким критериям: стоимость, сроки, надежность, доверие, дополнительные условия.

Выставив каждой заявке оценку по каждому критерию (с учетом коэффициента приоритета), суммируем оценки. Заявка с наибольшей суммой и будет победителем. Это примерный план оценки, у каждого организатора тендера может быть другая, отличная от этой, система определения победителя тендерных торгов. После подведения итогов, организаторы, в некоторых случаях, должны проинформировать общественность о результатах тендера. Но во многих случаях достаточно оповестить лишь участников процесса. Во многих хороших электронных системах заказов и тендеров, после исполнения тендерных обязательств стороны могут (и должны) выставлять оценки сотрудничества сторон друг другу. Это позволяет накапливать рейтинг, что может быть дополнительным приоритетным фактором при дальнейшем проведении тендеров.

Однако более подробно следует остановиться на модели, в которую входят шесть этапов осуществления тендерного процесса.

Тендерная документация (досье тендера) - это комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить тендерные предложения (оферты) на поставку, товаров, работ, оказание услуг в соответствии с требованиями покупателя, а также правила и процедуры проведения тендера.

В состав тендерной документации входят:

1) характеристика товаров, работ и услуг. Обычно эта информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация;

2) условия контракта, в которых должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий. Как правило, приводится типовой проект контракта. Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении сделки. Он может корректироваться и дополняться сторонами. Условия соот­ветствующего типа контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заклю­ченном сторонами договоре или в нем содержатся прямые от­сылки к таким условиям;

3) критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа. Критериями присуждения контракта могут быть самая низкая цена и экономически самое выгодное предложение. Во втором случае в качестве критериев наряду с ценой могут быть качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики. Все критерии, их порядок, значимость в обязательном порядке должны найти отражение в тендерной документации. В противном случае он (критерий) не может рассматриваться при подведении итогов конкурса. Если в тендерной документации критерий не указан, при подведении итогов автоматически принимается первый самая низкая цена;

4) инструкция участникам торгов. Цель инструкции заключается в том, чтобы установить правила тендерного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщикам и подведения итогов тендерной (оценочной) комиссией. Как правило, инструкция содержит следующую информацию: реквизиты заказчика, формы предложения и гарантии предложения, требования к квалификации претендента. Приводятся имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, а также любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться в процессе проведения конкурса.

Дата добавления: 2014-10-23