Защита информации в Excel

Скрытие отдельных листов.

Закрепление областей.

При работе с большими таблицами иногда возникает необходимость зафиксировать заголовки столбцов и строк таблицы для того, чтобы остальные области таблицы можно было перемещать относительно заголовков с помощью полос прокрутки. Для закрепления областей нужно активизировать ячейку, расположенную ниже и правее границ закрепления, и ввести команду ОКНО ► Закрепить области.

Для того чтобы зафиксировать любую горизонтальную область, например, только заголовки столбцов, нужно выделить строку, расположенную ниже этой области, а для закрепления только названий строк или любой вертикальной области нужно выделять столбец, находящийся справа от закрепляемой области.

Отменить закрепление можно с помощью команды ОКНО ► Снять закрепление областей.

Для того чтобы скрыть рабочий лист или его отдельные части (строки или столбцы), используют команды ФОРМАТ ► Лист (Строка, Столбец) ► Скрыть, а для их отображения - команды ФОРМАТ ► Лист (Строка, Столбец ► Отобразить.

ВExcel 2000 имеются разнообразные способы защиты информации, которые позволяют:

1) ограничить доступ к документу в целом;

2) ограничить возможность внесения изменений вдокумент;

3) ограничить доступ к отдельным фрагментам документа - рабочим листам или ячейкам;

4) скрыть отдельные фрагменты электронной таблицы;

5) скрыть файл документа - не отображать его название в окне папки и Проводника;

6) предотвратить заражение документа макровирусами.

Основные способы защиты документов (установка и снятие паролей, назначение документам атрибутов «скрытый» и «только для чтения», определение уровней безопасности для защиты от макровирусов) во всех приложениях пакета Microsoft Office 2000 практически одинаковы. Эти способы рассмотрены ранее при изучении модуля 3.

Кроме того, в Excel имеются специальные способы ограничения доступа к информации, находящейся в электронных таблицах, которые предусматривают защиту на уровне:

· рабочих книг;

· рабочих листов;

· отдельных ячеек электронной таблицы.

Защита файлов рабочих книг. Защитить рабочую книгу Excel и управлять доступом к ней можно при сохранении файла, а также с помощью следующих команд:

· СЕРВИС ► Защита ► Защитить книгу;

· СЕРВИС ► Защита ► Защитить книгу и дать общий доступ;

· СЕРВИС ► Доступ к книге;

· ОКНО ► Скрыть.

При сохранении документа можно ввести три варианта ограничений доступа к файлам рабочих книг:

1) ввести пароль на открытие файла;

2) ввести пароль для разрешения на изменение данных;

3) запретить изменение данных - разрешить открывать файл только для чтения и сохранять его только под другим именем.

Для защиты файлов рабочих книг при сохранении документа нужно ввести команду ФАЙЛ ► Сохранить как, в диалоговом окне Сохранение документа щелкнуть по кнопке СЕРВИС и выбрать команду Общие параметры, а затем в диалоговом окне Параметры сохранения ввести пароли и установить нужные переключатели.

При защите книги с помощью команды СЕРВИС ► Защита ► 3ащитить книгу можно установить пароль на разрешение доступа и установить переключатели:

· защитить структуру;

· защитить окна.

Если в диалоговом окне Защита книги установлен флажок Структуру, то запрещаются:

· просмотр скрытых листов;

· перемещение, удаление, скрытие или переименование листов;

· вставка новых листов или листов с диаграммами; допускается добавление внедренных диаграмм с помощью Мастера диаграмм;

· перемещение или копирование листов в другую книгу;

· запись новых макросов и др.

Если установлен флажок Окна, то запрещаются:

· изменение размеров и положения окон открытой книги;

· перемещение, изменение размеров и закрытие окон и др.

Снять защиту книги и ограничения доступа можно с помощью команды СЕРВИС ► Защита ► Снять защиту книги. Если был установлен пароль, то чтобы снять защиту, необходимо знать этот пароль.

Ввод команды СЕРВИС ► Доступ к книге и установка переключателя Разрешить совместный доступ позволяют работать с книгой в сети одновременно нескольким пользователям, а также объединять и сохранять в общей книге все изменения, внесенные разными пользователями.

Команда СЕРВИС ► Защита ► Защитить книгу и дать общий доступ используется для защиты элементов рабочей книги при работе с ней нескольких пользователей.

Команда ОКНО ► Скрыть позволяет скрыть от пользователя всю книгу, но оставить доступ к ее содержанию. Кроме того, в Excel имеется возможность заблокировать отдельные или все связи или ссылки в рабочей книге.

Защита рабочих листов. Защиту отдельных рабочих листов; можно установить с помощью команды СЕРВИС ► Защита ► Защитить лист. При этом файл рабочей книги можно свободно открывать, а в незащищенные листы вносить изменения.

При защите листа можно ввести пароль а также установить переключатели для защиты:

· содержимого ячеек;

· графических объектов – для запрета их перемещения и редактирования;

Если в диалоговом окне Защитить лист установлен флажок Содержимое, то запрещаются:

· изменение защищаемых ячеек;

· просмотр скрытых перед защитой листа строк и столбцов;

· просмотр скрытых перед защитой листа формул;

· изменение элементов на листах диаграмм.

Для снятия ограничений доступа к рабочему листу используется команда СЕРВИС ► Защита ► Снять защиту листа. Если для защищенного листа был установлен пароль, то для снятия защиты необходимо знать этот пароль.

Защита ячеек. Для защиты отдельных ячеек используется команда меню ФОРМАТ ► Ячейки. На вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек можно установить переключатели:

· Защищаемая ячейка (запрещает ввод и редактирование данных в выбранной ячейке);

· Скрыть формулы.

Установка переключателя Скрыть формулы приводит к тому, что при выборе ячейки в строке ввода и редактирования формулы отображаться не будут.

Защита ячеек или скрытие формул действуют только после защиты листа. Чтобы включить защиту, следует ввести команд) СЕРВИС ► Защита ► Защитить лист и установить переключатель Содержимое.

Если был задан пароль, то изменить содержимое ячеек при установленной защите листа можно только после ввода пароля и снятия защиты. При попытке изменить данные в защищенные ячейках на экране появляется соответствующее сообщение.

Дата добавления: 2014-10-23