Пример оформлениия внешней докладной записки

Администрация Ивановской области Руководителю Управление торговли Администрации Докладная записка Ивановской области 21.03.97 №8 Полежалову П. И. г. Иваново О выделении помещений для орга­низации торговли мебелью   В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами и, в частности, мебелью. В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нор­мальных подъездных путей. В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требовани­ям организации торговли мебелью, прошу дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для тор­говли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.   Начальник управления торговли подпись Е. У. Тарасов

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, по­ступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровож­дающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснитель­ные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся си­туаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформля­ются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизи­тов и подписываются составителем.

Бухгалтерия Вице-президенту АО Объяснительная записка Яблокову О. Ф. 22.05.97   [О невыплате зарплаты]   20.05.97 не выплачена зарплата работникам АО. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова А. И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позво­лило своевременно выявить этот факт. После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам АО 22.05.97. Иванова А. И. пре­дупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обя­занностям. Приняты меры по усилению контроля за деятельностью ра­ботников бухгалтерии.   Главный бухгалтер подпись В. В. Сивков

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтвер­ждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и на­значаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или не­сколькими должностными лицами. Поводы для составления акта мо­гут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материаль­ных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения ис­пытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др. Если нет уста­новленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и норматив­ные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и за­явлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлени­ям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». Знание этого документа поможет комис­сии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регист­рации, хранения и т. д., наметить круг вопросов для проверки. В акте от­ражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подпи­сывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фик­сирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составле­ния, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и мес­ту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объедине­ния, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел, и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через 2-3 ин­тервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора школы, от 17.04.97 № 2 «О проведении инвентаризации на складе школы».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами соста­вителей акта или состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель __________________________

^{(должность, фамилия, инициалы)}

Члены комиссии: 1. ________________________

^{(должность, фамилия, инициалы)}

2. __________________________

^{(то же)}

Присутствовали: 1. ________________________

^{(должность, фамилия, инициалы)}

2. __________________________

^{(то же)}

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее ре­зультаты. Результаты работы могут быть оформлены таблицей. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомен­дации. Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают ко­личество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна. Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Департамент образования;

2-й экз. - в дело.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:

Председатель комиссии подпись А.И.Крылов

Члены комиссии подпись С.П.Суворов

подпись К.О.Чижов

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголо­вок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помо­щью отглагольного существительного: «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении».

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению докумен­тов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТа.

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность пе­редачи и получения информации во многом предопределяют свое­временность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по те­леграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.

Дата добавления: 2014-11-16