Пример оформления акта

Администрация Смоленской области УТВЕРЖДАЮ Управление капитального строительства Начальник управления подпись И. И. Иванов АКТ 19.09.97 №19 г. Смоленск О проверке сохранности документов в Управлении   Основание: приказ Начальника Управления от 20.08.97 № 38 «О про­ведении проверки сохранности документов в Управлении» Составлен комиссией в составе: Председатель: зам. начальника Управления Мирошниченко И. П. Члены комиссии: 1. Зам. главного бухгалтера Копылова Н. А. 2. Зам. начальника хозяйственного отдела Луговая И. А. 3. Начальник сектора отдела кадров Незлобина Е. В. В период с 28 августа по 8 сентября 1997 года комиссия проверила организацию и условия хранения документов в центральном аппарате Управления. Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с архивным отделом администрации области в установленные сроки. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения докумен­тов не установлено. Комиссия рекомендует предоставить и оборудовать специальное по­мещение для архива, оборудовав его стеллажами. Составлен в 2-х экземплярах: 1 экз. направлен в объединенный архив Управления; 2 экз.- в дело № 1-11. Председатель комиссии подпись И. П. Мирошниченко Члены комиссии: подпись Н. А. Копылова подпись И. А.Луговая подпись Е. В. Незлобина

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. На­пример, «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведом­лением о вручении», «с оплаченным ответом» и т. д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая – до 6 часов. В телеграмме дается точный адрес, наименование учреждения, если известно – наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращен­ный адрес. Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой.

На­пример:

«МОСКВА КОЛОСС КОЗЛОВУ» «САРАТОВ ГРАНИТ ПАХОМОВУ» «ИВАНОВО ТЕКСТИЛЬ КОМИССАРОВУ».

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Пе­чатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатает­ся на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в ис­ключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое зна­чение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запя­тая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие знаки, как «№» - номер; «–» - минус; «+» - плюс; «!» – восклицательный знак; «?» – вопросительный знак; «%» - проценты; «:» - деление и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между циф­рами разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 97. Закан­чивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма печатается с указанием индекса инициативного документа, на кото­рый дается ответ, без слов «Ваш», «На Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграм­му. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

После текста проставляется разграничительная черта, под кото­рой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче:

адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подпи­сывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бу­мажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по кана­лам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую ин­формацию.

Пример телеграммы:

КАЗАНЬ УНИВЕРСИТЕТ КАФЕДРА ПОЛИТОЛОГИИ ПРОШУ ПРЕДСТАВИТЬ 20 МАЯ СПИСОК УЧАСТНИКОВ КОНФЕ­РЕНЦИИ ПОЛИТОЛОГОВ ТЕЗИСЫ ДОКЛАДОВ ТЧК 8-1264 НАЧ УПРАВЛЕНИЯ СИДОРОВ 125445 Госкомобразование Нач. управления Сидоров В.С. 04.04.97

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду от­правляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т. д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При под­готовке документа, который будет передан по факсу, следует избе­гать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи.

Дата добавления: 2014-11-16