Коммуникация и организационная структура

Ситуационный подход

В основе ситуационного подхода к управлению лежит точка зрения, что ни один тип организационной структуры и ни один стиль руководства не являются универсальными. При выборе наиболее подходящей организационной структуры и характера коммуникаций необходимо учитывать такие факторы, как цели организации, ее размеры, условия функционирования.

Школа “социальных систем”

Теоретики это школы рассматривают любую систему как совокупность взаимозависимых и взаимосвязанных частей. Существенным элементом любой системы являются коммуникации, связывающие части системы или подсистемы и способствующие их взаимозависимости.

Коммуникация является основным процессом, обеспечивающим взаимозависимость частей всей системы, и служит механизмом координации. Организации питаются информацией. Их жизнь зависит от сети с систем коммуникаций. Информация является “клеем”, скрепляющим организацию. Входы и выходы организации не должны быть плотно закрыты для обеспечения ее стабильности и предсказуемости поведения. Первостепенное значение придается внешней коммуникации со своим окружением, чтобы обеспечить адаптивность организации.

Коммуникации в организациях осуществляется в высокоструктурированных условиях. В целом организационная структура ограничивает и направляет потоки сообщений. Поэтому, зная формальную структуру организации (например, из организационной схемы), можно предсказать в ней в общем случае вид потоков сообщений.

Открытие важнейшей роли коммуникации породило горячих сторонников увеличения объема информации как средства решения многих организационных проблем. Появился лозунг “За большие и лучшие коммуникации”. Но проблема, а отсюда и ее решение часто прямо противоположны. Нередко главная проблема коммуникации - это информационная перегрузка. Для решения, которой объемы информации надо не увеличивать, а сокращать.

Нормальный процесс

переработки информации

Входы Организация

(или индивид) Выход

Информационная перегрузка

Входы Организация Выход

(или индивид)

Отказ

Организация Выход

Входы (или индивид) отсутствует

Рис.2. Влияние числа информационных входов на

функционирование системы

Идеальная система коммуникации такая, при которой потоки сообщений, по крайней мере, частично ограничены и ее структура такова, что информация достигает тех и только тех, кому она наиболее необходима.

Снижение информационных перегрузок путем регулирования, фильтрации и создания очередей сообщений может породить проблемы искажения и потери сообщений.

Д ля решения проблем потери и искажения информации в типичных ситуациях используют повторение сообщения в различных формах, по разным каналам или во времени, в ерификацию - подтверждение правильности предыдущего сообщения, выпрямление связей - устранение посредников в потоках информации, достигаемое:

· уменьшением числа уровней управления;

· непосредственным инспектированием высшими руководителями состояния дел на производственном уровне;

· использование ящиков и “омбудсменов”.

При определенных условиях коммуникация может сама определять структуру. Примером может служить так называемая “плантационная система” размещения работников. Эта система зародилась в Германии и Швеции и позднее, с 1966 г., начала применяться в США под названием системы организации работ в конторах без стен.

Идея плантационной системы планировки состоит в том, что при гибкой физической структуре (как, например, отсутствие стен между помещениями и других неподвижных перегородок) потоки сообщений будут влиять на физическую структуру, а та в свою очередь на структуру организационную. Например, при этой системе работникам разрешают передвигать свои рабочие столы так, чтобы их расположение наилучшим образом отвечало потребностям в общении друг с другом. В качестве очередного шага на пути к развитию оптимальной физической среды могут быть использованы сетевые коммуникационные социограммы, построенные по принципу “кто с кем общается”. Такая среда в свою очередь может вызвать организационные изменения. По мере изменения функций индивидов их рабочие места могут быть расположены по-новому, так чтобы соответствовать формирующимся сетям коммуникации. На организационной схеме это может быть отражено позднее.

Другим преимуществом плантационной системы является обеспечиваемый ею обзор.

Определенная приватность необходима для выполнения некоторых штабных функций (например, кадровых). Для этого случая может быть построено несколько кабинетов и комнат для приемов. Помещения для размышлений (бассейн) дают работникам расслабиться и побыть одним. Можно использовать раздвижные перегородки на уровне глаз для создания “изолирующего тента”, когда нужно отдохнуть от эффекта аквариума (часто применяется в “открытых школах” для детей).

Плантационная система не является панацеей разрешения большинства проблем коммуникации. Но в тех случаях, где она успешно применяется, эффективность работы административно-управленческого аппарата возрастает, снижается текучесть кадров.

Дата добавления: 2014-11-16