Вопрос 1. ТЕМА 5. Документирование хозяйственных операций

ТЕМА 5. Документирование хозяйственных операций

План:

1. Понятие первичных учетных документов, их содержание и классификация

2. Регистры бухгалтерского учета

3. Документальное оформление хозяйственных операций

4. Исправление ошибочных записей в документах и регистрах

5. Понятие и порядок организации документооборота

Первичное наблюдение – это начальное звено в цепочке функций хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависит полнота и достоверность учетной информации, которую бухгалтерия подготовит пользователям. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание. По результатам первичного наблюдения составляют документы.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, составленное по установленной форме и дающее право на совершение хозяйственной операции или подтверждающее факт её исполнения.

Документы имеют важное значение в учете. Любая запись на счетах может быть произведена только на основе первичного документа.

Документы позволяют обеспечить сохранность имущества и предотвратить злоупотребления. Документы приобретают доказательную силу при рассмотрении спорных дел в суде. С помощью документов осуществляется предварительный и последующий контроль за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляют руководители и работники учета, которые подписывают документы на прием или выдачу ценностей до совершения операции.

Последующий контроль осуществляют те же лица при проверке и утверждении отчетов, а так же налоговые органы, ревизоры, аудиторы и другие проверяющие.

Любой показатель документа называется реквизитом. Различают обязательные и дополнительные реквизиты.

К обязательным реквизитам относят:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Расположение реквизитов в определенном порядке определяет форму документа.

Все документы классифицируются по ряду признаков:

1. По назначению:

· распорядительные;

· исполнительные (оправдательные);

· документы бухгалтерского оформления;

· комбинированные.

Распорядительные документы дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с расчётного счёта. К распорядительным документам относится доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оправдательные документы подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так авансовый отчёт со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом в бухгалтерию.

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому они составляются и используются только в бухгалтерии. Например, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения этих расходов между отдельными видами выпускаемой продукции. Различные справки – расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов.

2. По объему информации:

· первичные;

· сводные.

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции или сразу после её окончания. Например, акт о приёмке материалов, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер.

Сводные документы составляются на основе первичных. Например, по данным приходных и расходных кассовых ордеров составляются кассовые отчёты.

3. По месту составления:

· внешние;

· внутренние.

Внутренние документы оформляются в организации и имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих обращение в данной организации.

Внешние документы составляются на стороне другими организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п.

4. По способу использования:

· разовые;

· накопительные.

Разовые документы фиксируют единовременно одну или несколько хозяйственных операций.

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц) Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы, лимитно-заборные карты.

Дата добавления: 2014-12-16