Система управления

Как известно, процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижение того или иного полезного эффекта, называется управлением.

Понятие «управление» трактуется в научной литературе по-разному. В узком смысле, применительно к социально-экономическим системам, управление - это целена­правленное воздействие на коллективы людей для достижения постав­ленной цели.

Цель — это желаемое состояние функционирования и разви­тия системы управления. Она составляет основу проектирования, функ­ционирования и развития социально-экономической системы. При выполнении своих функций органы управления использу­ют определенные методы.

Методы управления -это способы и приемы воздействия на коллективы людей в процессе управления. Они подразделяются на экономические, организационно-административные и социально-психо­логические. Каждая из этих групп формирует следующие механизмы управления:

· экономические — это совокупность инструментария (мето­ды управления) и средств (экономические рычаги), обеспечивающие эффективность функционирования системы;

· организационные — это совокупность инструментария (мето­ды управления) и средств (законы, постановления и нормативные право­вые акты);

· социальные — инструментарием являются социально - психологические методы управления, средства формируются на основе межличностных отношений в коллективе.

В процессе управления системой необходимо руководствовать­ся принципами управления.

Принципы управления - это правила, которыми органы управ­ления должны руководствоваться при осуществлении своих функций.

Содержание системы управления раскрывается в ее функциях.

Функции управления - это виды деятельности, с помощью ко­торых субъект управления воздействует на управляемый объект.

Функ­ции подразделяются на основные (планирование, организовывание, коор­динирование (регулирование), мотивирование (стимулирование), контролирование) и конкретные управленческие действия (финансы, маркетинговая деятельность, за­работная плата и т.д.).

Вне функций управления нельзя спроектировать организационную структуру управления. Анализ функций составляет основу для установления объема работы по каждой функции, определения численности управленческих работников и, в конечном счете, проектирования самой структуры и организации аппарата управления.

Управление, как и любая другая деятельность, должно быть хорошо организовано на научной основе. В научной литературе встречается понятие

- «организация» как система и

- «организация» как процесс.

Понятие «организация» как процесс (на наш взгляд, правильнее употреблять глагольную форму «организовывание») - это совокупность способов и приемов, обеспечивающих согласованность действий в про­цессе управления.

Процесс организовывания выделяется как особая кате­гория и рассматривается наряду с процессом управления. Оба эти про­цесса рассматриваются как взаимосвязанные и обусловливающие друг друга. Результаты процесса управления будут эффективны при успеш­ном организовывании процесса управления.

Организовывание управления эффективно только тогда, когда но­сит комплексный характер, т.е. охватывает не отдельные участки и сторо­ны, а все факторы, влияющие на систему.

Процесс управления - это логическая последовательность управленческих действий, сочетающихся и взаимодействующих меж­ду собой операций, этапов, стадий и процедур и представляющих един­ство действий работников аппарата управления, которые основаны на функциональном процессе разделения труда и на определенной техно­логии.

В процессе управления должны постоянно выявляться недостатки, устранение которых приведет к эффективной оптимизации системы управления.

Операция - это простейший вид управленческих действий.

Процедура отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления.

Этап - качественная характеристика содержания процесса управления, а стадия - его временная характеристика.

Технология управления - это система знаний о способах и крите­риях, обеспечивающих эффективность процесса управления.

Процесс управления, как уже отмечалось, представляет собой совокупность действий, характерных для отдельных его операций, эта­пов, стадий. Особенностью процесса управления является то, что он носит цикличный характер. Поэтому исследования процесса управле­ния целесообразно проводить по циклам управления.

Управленческие циклы в практической деятельности обычно накладываются друг на друга. Таким образом, функционирование сис­темы управления можно представить как одновременное протекание множества циклов управления.

Цикл — это совокупность этапов и стадий процесса управле­ния, составляющих кругооборот в течение определенного промежут­ка времени. Он представляет собой логическую последовательность специфических управленческих действий, направленных на решение определенной, четко сформулированной проблемы. Эта последователь­ность на основе сущности отдельных видов действий формализуется в строгую совокупность этапов. Они характерны и обязательны для всех циклов управления независимо от их важности, масштабности и продолжительности.

Полный цикл управления включает следующие этапы:

· выявление проблемы.

(Проблема - это противоречия, возникающие между запланированным и фактическим состоянием функ­ционирующей системы управления);

· сбор и обработка информации.

(Информация - сведения об изменении состояния системы, об явлениях и процессах, вызывающих возникно­вение определенной проблемы и снижающих уровень неопределенности наших знаний о данной системе. Информация выступает в процессе управления в качестве сырья и конечного продукта переработки сведений, сооб­щений и данных);

· постановка цели;

· выработка и принятие управленческих решений.

(Решение в процессе управления представляет собой развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический, организаци­онно-правовой акт, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или коллегиально (с привлечением специалистов). Решение выступает в качестве продукта деятельности орга­нов управления и носит творческий характер);

· реализация решений (их выполнение);

· контроль за реализацией;

· координация за выполнением управленческого решения.

Центральное звено, как в цикле управления, так и в процессе управления в целом, - это управленческое решение. Оно является глав­ным средством целенаправленного воздействия, на основе которого создаются предпосылки для эффективного функционирования систе­мы управления.

Обобщая выше сказанное, можно сказать, что си­стемами управления называются системы, в которых протекают процессы управления.

С.Л. Оптнер считает управление целью обратной связи. «Обратная связь «воздействует» на систему. Воздействие есть средство изменения существую­щего состояния системы путем возбуждения силы, позволяющей это сделать [Оптнер С.Л. Системный анализ для решения деловых и промышленных проблем: Пер. с англ. –М.: Советское радио, 1969.].

Действия обратной связи могут превзойти действия существующего входа системы в зависимости от места, времени, формы, интенсивности, содержа­нии и длительности воздействия. Тот, кто решает проблему, должен вмешиваться в существующее состояние (ситуацию), чтобы выполнить свою цель.

При всем многообразии форм воздействия их можно разделить на два класса:

1) воздействия — изменения, приводящие к деградации, разрушению системы, уменьшению степени ее организованности, и

2) воздействия — изменения, соответствующие развитию системы, увеличению степени организованности.

Э.А. Смирнов считает, что «процесс организации отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его фазах, этапах и стадиях. Если изменений нет, то нет и самого процесса» [Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учебное пособие. –М.: Юнити, 1998.].

Следовательно, специалист или руководитель, разрабатывающий ре­шение, должен позаботиться о рациональном наборе воздействий, чтобы добиться устойчивого процесса и достигнуть поставленной цели.

Понятиесистемы управления впервые было введено в теории автоматического управления. Так, в сборнике рекомендуемых терминов по теории управления, система управления определена как «система, состоящая из управляющего объекта и объекта управления» [Теория управления. Терминология: Сборник рекомендуемых терминов. Вып. 107. –М.: Наука, 1988.]. Например, автомо­биль и водитель, самолет и его автопилот, командир и подразделение и т.д.

Система управления как объект ис­следования обладает следующими признаками:

- состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, распо­ложенных иерархически;

- элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей;

- система - это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Система управления организацией представляет собой множество взаимосвязанных элементов (звеньев), составляющих единое целое, реализующих процесс управления для достижения поставленных целей. Взаимосвязь элементов системы управления отражена на рис. 2.4. Дадим определения основных элементов.

Концепции управления - научные модели менеджмента (идеи, школы, уче­ния, парадигмы), используемые для построения системы управления организа­цией. В XX столетии было разработано значительное количество научных кон­цепций управления, наиболее значительными из которых являются:

· научное управление трудом и классическая административная школа (10-30-е годы);

· школы человеческих отношений и поведенческих наук (30-50-е годы);

· теория принятия решений и количественный подход (50-60-е годы);

· системный и ситуационный подходы к управлению (50-60-е годы);

· теория стратегий, инноваций и лидерства (70-90-е годы);

· теория устойчивого развития и глобального «менеджмента без границ» (80-90-е годы).

Цель - это идеальное, мысленное предвосхищение результата деятельности человека. Цель является непосредственным мотивом, направляющим и регули­рующим человеческую деятельность. Содержание цели зависит от объективных законов действительности, разных возможностей человека и применяемых средств для достижения цели. Различают стратегические (глобальные) и такти­ческие (локальные) цели.

Критерий достижения цели - количественный показатель, определяющий меру или степень оценки достижения цели по сравнению с другими возможны­ми вариантами (альтернативами). Критерий всегда имеет количественную оцен­ку и направлен, в зависимости от показателя, на минимизацию или максимиза­цию состояния системы.

Миссия (от англ. mission - «видение») - четко выраженная глобальная цель существования организации. В ней обычно декларируется цель и принципы ра­боты организации, определение самых важных отличительных особенностей продукта, отношение к потребителю и конкурентное положение на рынке.

Философия организации - это совокупность внутрифирменных принципов и правил взаимоотношений рабочих и служащих, своеобразная система ценностей и убеждений, воспринимая добровольно или в процессе воспитания всем персо­налом предприятия. Можно сказать проще - это «моральный кодекс поведения на предприятии».

Принципы управления - основные исходные положения теории управления, применение которых позволяет осуществлять эффективное управление и дости­гать результатов с минимальными затратами ресурсов. Принципами управления являются централизация и децентрализация, единоначалие и коллегиальность, отраслевой и территориальный подходы, материальное и моральное стимулиро­вание труда, планомерность и научность, лояльность к работающим, разделение прав и ответственность и т.д.

Закономерности управления - повторяющиеся существенные связи явлений в системе управления, неразрывно связанные с деятельностью персонала и проявляющиеся в виде тенденций, определяющих основную линию развития организации. Закономерности управления включают главные экономические законы возрастания относительных издержек, сокращающейся предельной полезности, падения нормы прибыли, убывающей отдачи и доходности, убывающей произ­водительности труда и капитала и др. Наряду с ними используются специфиче­ские законы менеджмента: оптимальной нормоуправляемости, синергии, само­сохранения, развития и упадка, композиции и пропорциональности и др. Вместе с тем закономерности управления находятся в стадии научного обоснования как специфические законы.

Персонал управления. Термин «персонал» объединяет составные части трудового коллектива предприятия. К персоналу мы относим всех работников, выполняющих производственные или управленческие операции и занятых перера­боткой предметов труда с использованием средств труда.

Информация управления - совокупность сведений (данных, сообщений), устраняющих неопределенность знаний и получателей сообщений, передавае­мых устным, письменным, аудиовизуальным и электронным способом по раз­личным каналам связи и используемых персоналом для выработки управленче­ского решения. В сфере управления наибольшее распространение получили до­кументальные и электронные формы представления информации.

Техника управления представляет собой взаимосвязанный комплекс техни­ческих средств (сбора и регистрации, передачи, ввода, накопления, обработки, вывода, отображения и размножения информации), предназначенный для меха­низации и автоматизации информационных процессов в системе управления производством с целью выработки рациональных решений.

Процесс (технология) управления имеет два самостоятельных значения:

- как наука (раздел менеджмента), которая изучает алгоритмы переработки информации и выработки решений, осуществляемых персоналом с помощью технических средств;

- как технология, представляющая собой целенаправленную последова­тельность операций управления, результатом которых является принятое и реа­лизованное решение. Процесс (технология) управления моделируется с помо­щью сетевого графика процесса управления, оперограмм и органиграмм реше­ния задач и технологических карт процесса управления.

Решение управленческое — акт деятельности менеджера, ведущий к разре­шению проблемы и тем самым определяющий нормальное функционирование или развитие социально-экономической системы; заключительный этап процес­са управления, превращающий его в импульс трудовой деятельности, целена­правленности и согласованности совместных действий людей. Процесс приня­тия решения включает постановку цели, сбор информации, подготовку проектов решения, согласование, принятие решения, исполнение и контроль.

Функции управления - особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда, представляющие собой часть про­цесса управления, выделенные по определенному признаку. Выделяют основные функции (планирование, организовывание, координирование, мотивирование, учет и контроль) и конкретные (предметные) функции, на­пример, управление персоналом. Обычно выделяются 20-25 конкретных функ­ций управления.

Структура управления. Система управления является важнейшей частью организации и имеет сложную взаимосвязанную структуру. Системный анализ позволяет рассматривать ее как взаимосвязь структур, выделенных по различ­ным признакам.

Методы управления - способы осуществления управленческих воздействий на персонал для достижения целей управления производством. Существуют ад­министративные, экономические, социально-психологические методы, которые различаются способами воздействия на людей.

Административные методы бази­руются на власти, дисциплине и взысканиях и известны в истории как «метод кнута».

Экономические методы основываются на правильном использовании эко­номических законов производства и по способам воздействия известны как «ме­тод пряника».

Социально-психологические методы базируются на способах моти­вации и морального воздействия на людей и известны как «метод убеждения».

Регламенты управления - это совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, учреждения и организа­ции. Существующие регламенты организации разделяются по признакам на об­щесистемные (устав, договор учредителей, правила внутреннего трудового рас­порядка и т.д.) и элементные (персонал, информация, техника, процесс и др.) и представляют собой комплекс нормативных документов по регулированию от­дельных направлений деятельности.

Организация труда управления - совокупность научных правил и действий, ведущих к образованию взаимосвязей между частями управленческого труда и его совершенствованию. В 20-х - 60-х годах получила широкое распространение как НОТ. Включает такие компоненты, как организация рабочего места, целевое и индивидуальное планирование, техника личной работы сотрудников и норми­рование труда.

Эффективность управления - один из основных оценочных показателей управления. Различают экономическую эффективность, определяемую посред­ством сопоставления результата (экономии) и затрат на его достижение и соци­альную эффективность, которая позволяет изменить социальный эффект (стиму­лы мотивации, психологический климат, поведение людей, отношение в коллек­тиве и др.). Существуют различные подходы к оценке эффективности, исходя из конечных результатов производства, количества, качества и сложности труда, исследования социально-психологического климата в коллективе.

Изучая систему управления как объект исследова­ния, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требовани­ям относятся:

• детерминированность элементов системы;

• динамичность системы;

• наличие в системе управляющего параметра;

• наличие в системе контролирующего параметра;

• наличие в системе каналов (по крайней мере, од­ного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования орга­нов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в орга­низации взаимодействия подразделений органов управ­ления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и являет­ся лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является ди­намичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответст­венных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы выше­стоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынуж­ден перестраиваться, приспосабливаться к изменив­шимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения систе­мы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально до­пустимой инерционностью, чтобы своевременно прини­мать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочениясостояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посред­ством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким парамет­ром (элементом) в социально управляемой системе яв­ляется руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подраз­деления, воспринимает управляющие сигналы руково­дства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходи­мой компетенцией, а условия работы — позволять вы­полнить данное поручение. Следовательно, условие на­личия управляющего параметра можно считать выпол­ненным, если внешнюю информацию воспринимает ру­ководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии ус­ловий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного (третьего) требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъек­тивных управленческих решений и так называемому во­левому стилю руководства. Это требует четкой организа­ционной структуры и распределения обязанностей меж­ду руководителями подразделений, наличия должност­ных инструкций и прочих документов, регламентирую­щих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, кото­рый постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на лю­бой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, подан­ного на вход данной системы. Функцию контролирую­щего параметра в системе управления, как правило, реа­лизует один из сотрудников аппарата управления. На­пример, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министер­ства такие функции осуществляют кураторы по опреде­ленным проблемам в управлениях. Любые управленче­ские решения в системе управления должны проходить только через элемент выполняющий функции контро­лирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требо­вание) в системе обеспечивается четкой регламентаци­ей деятельности аппарата управления по приему и пе­редаче информации при подготовке управленческих решений.

Развитие системных понятий и их использование в управлении свя­заны с созданием кибернетики как науки об управлении, о связи и пе­реработке информации (1950-х гг.). Кибернетика, как утверждал А. Берг, открывает единство процессов управления, где бы они ни происходи­ли, ибо все они характеризуются точной количественной мерой - уменьшением энтропии. Как только исследуемый объект отображает­ся в виде упорядоченного множества элементов или подсистем, свя­занных между собой потоками информации, говорят, что объект пред­ставлен в виде кибернетической системы. Вообще говоря, кибернетическая система представляет собой абстракцию сложной си­стемы под информационным углом зрения, и эта абстракция служит основным средством изучения систем управления.

Созданные на основе принципов кибернетики типы систем управ­ления выступают основополагающими образами, которые по аналогии с архетипами управления поведением, введенными П. Сенге [Сенге П.М. Пятая дисциплина: искусство и практика самообучающейся организации: пер. с англ. М.: Олимп-Бизнес, 1999.] в теорию управления, можно считать архетипами систем управ­ления.

Под архетипом понимают высшую ступень абстракции в типизации систем, благодаря которой системе придается определен­ный статус, характеризующий уровень развития знаний и умений в сфере управления. Архетип отражает принцип и контур управления по­средством информационных потоков и является «визитной карточкой» системы управления.

По мнению Фрейдиной Е.В. на основе таких принципов управления как «черный ящик», обратная связь, взаимодействие системы с внешней средой можно выделить основные архетипы систем управления начиная от простейшей модели «жесткого» управления и заканчивая моделью рефлексивного управления [Фрейдина Е.В. Исследование систем управления: учеб. пособие / под ред. Ю.В.Гусева.- М.: Изд-во «Омега-Л», 2008.].

Архетип I - система с разомкнутым контуром управления, или си­стема управления только с прямой связью. Такие системы реализуют заложенный в них алгоритм управления, «не инте­ресуясь» реакцией на результаты труда.

Механизм входа осуществ­ляет управление входными потоками согласно нормам, стандартам и правилам, механизм выхода - мониторинг и контроль выходных потоков. Кон­струкцию архетипа разомкнутой системы автор назвала архетипом «жесткого» управления.

Архетип II — система управления с замкнутым контуром управле­ния, образуемым посредством обратной связи (см. рис. 2.4.).

Здесь механизм входа реализует и алгоритм «жесткого» управления, и алгоритм корректиру­ющих действий, определяемых «силой» обратной связи, зависящей от меры несоответствия полученных результатов ожидаемым (плановым) и установленной механизмом выхода.

Механизм выхода выполняет функцию контроля и корректирования текущей ситуации в системе. Следу­ет отметить, что источник обратной связи - это множество парамет­ров, наблюдаемых (измеряемых) на выходе системыв каждый элементарный период, характеризующий текущее состояние системы. В практической деятельности несоответствия разделяют на существенные и несущественные и разрабатывают алгоритмы управления по отклонениям, использующие целевую функцию минимизации от­клонений.

Архетип III -система управления с адаптацией (архетип адаптивного управления). Осо­бенность архетипа - это образование в системе с замкнутым конту­ром управления дополнительного механизма адаптации, основ­ное назначение которогосвязано с выбором способа управления из множества допустимых вариантов управления, способствующих при­ближению системы к планируемой траектории функционирования. Наличие механизма адаптации объясняется следующим.

Во-первых, интенсивность принятия решений по адапта­ции значительно меньше, чем по управлению отклонениями.

Во-вто­рых, сложная система представляет собой композицию из локальных подсистем, и механизм адаптации работает в режиме «переключения» по этим подсистемам. Например, подключаем склад готовой продукции для ее поставки потребителям, вводим в работу резервное оборудова­ние, выходим с продукцией на новый рынок и т.д.

Архетип IV - система управления, реализующая алгоритм опти­мального управления, создаваемый на основе системы знаний. Такой класс систем управления автор назвала архетипом оптимального управления.

По определению, данному ака­демиком Д.А. Поспеловым, подобные конструкции называются мо­дельными системами управления. По аналогии с предыдущим архетипом получаем систему управления с замкнутым контуром, в которой к существующим механизмам выхода и адаптациидобавляется подсистема знаний, содержащая модель­ное и алгоритмическое представление знаний об объекте, используе­мых в алгоритме управления. Информация в новом механизме непрерывно обновляется, уточняется и пополняется, т.е. ведется управление сис­темой знаний по всем законам теории информации.

Архетип V -рефлексивные системы управления, обладающие основополагающими знаниями об объекте и управлении этим объектом (архетип рефлексивного управления).

Этот класс систем характеризуется вводом специального элемента, интерпретатора для перестройки и самоорганизации моделей и алгоритмов знаний, основная задача которого заключается в распоз­навании воздействий внешней среды и подготовке ответной реакции объекта управления.

Такие действия осуществляются с помощью специ­альных процедур, реализуемых в интерпретаторе, таких как выделение причинно-следственных цепочек, обнаружение закономерностей, иден­тификация факторов и т.п. Кроме того, в интерпретаторе реализуются и специальные вычислительные процедуры, позволяющие строить статис­тические модели с целью их использования в подсистеме знаний.

В рефлексивных системах механизм входапоглощает механизм адаптации,а источником нетрадиционных, новых знаний выступает комплекс подсистемы знаний, механизма адаптации и нового элемента - интерпретатора. Системы управления этого архетипа - наукоемкие и служащие обра­зами современного управления сложными системами.

Разработанные на основе принципов кибернетики и теории автоматического управления архетипы являются главными показателями, по которым можно судить о потенциальном качестве управления.

Дата добавления: 2014-11-28