Требования к составлению и оформлению документов

Реквизиты документов

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформ­лен так, чтобы в нем содержались все сведения, необхо­димые для получения исчерпывающего представления о совершенной операции. Эти сведения, являющиеся со­ставными документа, называются реквизитами.

Реквизиты документов зависят от характера хозяйст­венных операций. Для разных операций они различны.

Однако существует ряд основных типовых реквизитов, встречающихся в большинстве документов, в том числе на бумажных и машинных носителях информации, и яв­ляющихся для них обязательными.

К числу обязательных реквизитов относятся следующие:

1) название документа (требование, лимитно-заборная карта, авансовый отчет и т.п.) и, как правило, его поряд­ковый номер;

2) название и адрес предприятия, в котором составлен документ;

3) указание сторон, участвовавших в совершении хо­зяйственных операций, оформлявших данный документ (например, в требовании указание фамилий выдавшего и принявшего материальные ценности);

4) дата составления документа;

5) содержание операции и условия ее выполнения, а также основание для ее совершения (ссылка на договор, наряд, приказ и т.п.);

6) измерители операции, т.е. количественное выраже­ние ее в натуральных и денежных показателях;

7) подписи лиц, ответственных за операцию и за пра­вильное ее оформление в документе.

Отсутствие или неправильное указание какого-либо из этих реквизитов затрудняет использование документа в качестве первичного источника учетных сведений, а в не­которых случаях и лишает документ его силы.

Указанные реквизиты являются общими для всех бух­галтерских документов, оформляющих хозяйственные операции.

Кроме обязательных реквизитов, в документах могут иметь место и дополнительные реквизиты, содержащие те или иные специальные сведения в зависимости от осо­бенностей операций. К такого рода дополнительным рек­визитам относятся, например: номер документа, обозна­чение размера лимита (нормы) отпуска материалов и т.п.

К выписке и оформлению бухгалтерских документов предъявляются определенные требования, установлен­ные Стандартом бухгалтерского учета №24 «Организация бухгалтерской службы», утвержденным приказом Депар­тамента методологии бухгалтерского учета и аудита Ми­нистерства финансов Республики Казахстан от 31 декаб­ря 1997 года №«455.

В СБУ N«24 особое внимание обращается на качество оформления операций. Эти требования сводятся в основ­ном к следующему.

Прежде всего необходимо, чтобы документ был состав­лен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускает­ся составление документа на чистом листе бумаги.

Написание документа производится на пишущей ма­шинке или автоматизированным способом, чернилами или химическим карандашом. Особо строгий порядок установлен для денежных документов - приходных и рас­ходных кассовых ордеров, чеков, платежных поручений или других банковских документов. В этих документах суммы указываются не только цифрами, но и прописью.

Составляется по определенной форме с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов.

Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций с полным соответствием действительности.

Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности раз­личного их понимания и толкования.

В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлин ­ности и правильности.

Свободные строки и графы на бланке документа необ­ходимо прочеркивать, с тем, чтобы в этих пробелах не мо­гло быть что-либо вписано или дописано впоследствии.

В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и про­писью, т.е. словами.

Документ должен быть оформлен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой опера­ции, придающими документу юридическую силу. Подпи­сывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего.

Перед каждой подписью указывается должность даю­щего подпись.

Из изложенного можно вывести следующее общее пра­вило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

1) Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка - на чистом листе бумаги) чернилами или хими­ческим карандашом, на пишущей машинке либо через электронные носители информации.

2) Строго соблюдать установленную форму и реквизи­ты документа.

3) Точно и ясно излагать содержание документа.

4) Четко и разборчиво писать текст и цифры.

5) Незаполненные пробелы в бланке документа прочер­кивать.

6) Сумму в денежных документах указать цифрами и прописью.

7) Снабжать документ необходимыми разборчиво сделан­ными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением операции либо непосредст­венно вслед за ее совершением.

Некоторые документы составляются в нескольких эк­земплярах (с копиями). Это выполняется обычно автома­тически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бу­магу.

Копии документов используются для различных це­лей. Так, например, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает не­сколько экземпляров счетов-фактур для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении первичных документов на машинных носителях информации субъект обязан изготовлять ко­пии таких документов на бумажных носителях для дру­гих участников хозяйственных операций, а также по тре­бованию органов, осуществляющих контроль в соответст­вии с законодательством Республики Казахстан, суда и прокуратуры.

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим об­разом.

Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркну­тым делается правильная запись. При этом, если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, нельзя ограни­читься одной этой цифрой, а надо исправить все число.

О произведенном исправлении на свободном месте до­кумента (внизу или на полях) делается оговорка, кото­рая заверяется лицами, подписавшими документ. В бан­ковских и кассовых документах исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе при его со­ставлении допущена ошибка, он считается испорченным и выписывается заново на другом бланке.

На основании изложенного можно сформулировать правило исправления ошибок в документах.

Для исправления ошибок в документе необходимо: не­правильную запись зачеркнуть тонкой чертой, надпи­сать над ней правильную запись и о произведенном ис- правлении сделать на документе оговорку, которая дол- ЖН(Х быть заверена лицами, подписавшими документ.

Как было указано выше, документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности субъекта.

За нарушение порядка составления документов отве­чают прежде всего те лица, которые их составляют и офор­мляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти доку­менты, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность воз­лагается на главного бухгалтера как руководителя уче­та. Главный бухгалтер несет материальную, дисципли­нарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на от­пуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.

Каждый учетный работник также несет ответствен­ность на своем участке работы за нарушения правил со­ставления и оформления документов.

Дата добавления: 2014-11-29