Документооборот

Движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в ар­хив носит название документооборота.

Основными этапами документооборота являются:

1) составление и оформление документа;

2) прием документа учетным аппаратом (бухгалтерией);

3) движение документа по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей;

4) передача документа в архив.

Документооборот на каждом предприятии устанавли­вается главным (старшим) бухгалтером и является обя­зательным для всех работников предприятия.

Установление того или иного порядка документооборо­та зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структу­ры предприятия и его учетного аппарата (бухгалтерии).

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов-фактур и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения до­кументов. В этом графике указывается, через какие ин­станции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ и какие при этом совершаются в каж­дой инстанции процессы по обработке документа и бух­галтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять два главнейших условия.

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное коли­чество отдельных инстанций (рабочих мест), через кото­рые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется ми­нимальный срок прохождения, ограниченный предела­ми времени, необходимого для выполнения работы с до­кументом на каждой инстанции (составление, оформле­ние, обработка, учетные записи и т.д.).

Все работники предприятия, имеющие дело с докумен­тами, обязаны строго соблюдать установленный докумен­тооборот. Для проверки соблюдения документооборота устанавливается контроль исполнения документов, даю­щий возможность ежедневно следить за тем, все ли доку­менты, назначенные к проводке (записи по счетам) за дан­ный день, действительно проведены (записаны).

Рациональная организация документооборота имеет большое значение. Она является одним из основных ус­ловий правильной постановки бухгалтерского учета.

Без правильной организации движения документов нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, свое­временность бухгалтерских записей (ажур).

На каждом предприятии документооборот разрабаты­вается главным бухгалтером, утверждается руководите­лем предприятия. В нем необходимо предусматривать:

• наименование отчетов или первичных документов;

• время составления;

• лицо, которое составляет, подписывает или ведет за­писи в документах;

• сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

• лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгал­терии и в каком деле хранится в текущем архиве.

Дата добавления: 2014-11-29