Проверка и бухгалтерская обработка документов

В бухгалтерию документы поступают в установленные сроки строго по графику, утвержденному руководителем субъекта.

Поступившие документы в бухгалтерию подлежат обя­зательной проверке, которая проводится тремя способами:

• Документы проверяются по существу, т.е. устанав­ливается целесообразность и законность указанной в до­кументе операции, определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в доку­менте. В этом случае можно использовать метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и кви­танций покупателей на прием этой продукции и т.п.

• Производится формальная проверка документов (по форме), т.е. выписан ли документ на бланках установлен­ной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операций и оформлении до­кументов.

• Арифметическая проверка документов, когда в до­кументах проверяется правильность произведенных вы­числений и подсчетов.

Если при проверке окажется, что документ составлен неправильно, он возвращается составителю для исправ­ления или же для составления нового документа.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая состоит из таксировки, группировки, контировки.

Таксировка документов - это выражение натуральных показателей в денежном выражении и подсчет суммы.

Группировка - это подборка документов в однородные не только по названию, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однород­ным документам, что значительно облегчает учетную об­
работку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Контировка документов заключается в уточнении сче­тов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции (проставление корреспонденции счетов на до­кументах).

После записи документов по бухгалтерским регист­рам происходит их погашение, которое оформляется при­ложением к каждому документу штампа «погашено». Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено». Такое гашение документов следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хране­ние в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения. Эти документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журналь­ных статей помесячно. На обложке папки указывают наи­менование предприятия, название и порядковый номер папки, год, месяц и количество листов в папке. При пере­даче документов в архив и при их уничтожении состав ­ляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядоче­ния хранения ведется регистрационный журнал архив­ных дел, который имеет следующую форму:

Дата принятия на

Год и месяц

хранение

Номер полки хранения

Название и номер дела

С какого по какой помер статьи

Коли- |

Приме­чание

чество; листов в | деле!

Дела из архива выдаются по письменному распоряже­нию главного бухгалтера. Изъятие документов может про­изводиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми комитета­ми и финансовой полицией на основании их постановле­ний в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Главный бухгалтер или другое должностное лицо предприятия вправе с разрешения и в присутствии

представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

По истечении срока хранения документы передаются в архив, а по истечении определенного срока уничтожа­ются на предприятии.

Дата добавления: 2014-11-29