В архиве дела располагаются в определенном порядке - по алфавиту, по номерам и т.п

Хранение документов

Примерная форма документооборота

Наиме­
нование
отчетов	Коли­
или	чество
первич­	'экзем­
ных	пляров
ток\ мен­
тов

.N1- гш порядку

Время состав­ления

Ответ­ственный за пред­ставление

Кто состав­ляет докумен г

Сроки представ­ления

Все исполненные учетные документы хранятся в ар­хиве.

Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рацио­нальная система хранения обеспечивает не только це­лость и сохранность документов в течение установлен­ных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предваритель­но располагаются в удобном для отыскания порядке и подвешиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

1) по предметному признаку (по вопросам, по опера­циям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы и т.п.);

2) по корреспондентскому признаку (т.е. по наимено­ваниям организаций, к которым относятся данные доку­менты);

3) по хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяца - по дням);

4) по номерам документов.

Бухгалтерские документы, на основании которых про­изведены записи по счетам, хранятся обычно с подразде­лением по видам операций (кассовые, материальные, рас­четные и т.п.) и по числам месяца.

Способ хранения бухгалтерских документов зависит также от применяемой формы учета. Так, например, при журнально-ордерной форме учета документы хранятся в папках с подразделением по названиям и номерам жур­налов-ордеров, в которые они записаны. Внутри папки документы располагаются в порядке последовательнос­ти их записи в журналы-ордера.

14-398

В отношении техники расположения дел в архиве су­ществуют два орновных способа:

1) горизонтальное хранение

2) вертикальное хранение.

При горизонтальном (плоском) хранении дела кладут­ся горизонтально, одно на другое. Этот способ хранения неудобен для пользования делами и на практике приме­няется редко.

При вертикальном (библиотечном) хранении дела ста­вятся вертикально, одно подле другого, корешком нару­жу. Этот способ имеет широкое распространение, так как обеспечивает легкую обозримость и удобство пользования делами и предохраняет их от преждевременной порчи.

Архивы в зависимости от объема и характера храни­мого в них материала подразделяются на центральный, или общий, и местные (подручные, вспомогательные, те­кущие).

В центральном архиве хранятся дела законченных от­четных периодов (прошлых лет).

В местных подручных архивах хранятся дела по закон­ченным операциям текущего отчетного периода (текуще­го года).

Дата добавления: 2014-11-29