Делопроизводство

Основные положения.

В связи с тем, что в процессе государственного управления циркулирует огромное количество разнообразной информации, возникает сложная проблема ее упорядочения. Упорядочение можно осуществлять в различных аспектах, например, в сфере движения информации или в сфере ее содержания.

В сфере движения информации можно говорить о сжатии ее объема, за счет элиминирования дублирующей и повторной. В любом случае, характер и объем информации должен соответствовать функциям и задачам каждого конкретного государственного органа, а не внутренним функциям и задачам конкретного госслужащего.

Чтобы повысить содержательность информации необходимо стремиться к введению в нее лишь тех сведений, данных и показателей, которые будут полезны для принятия тех или иных управленческих решений, т.е. эти сведения, данные и показатели должны отражать качественные и количественные характеристики явлений, процессов, отношений (их суть).

Информация должна иметь такую структуру, которую имеет организованная структура государственного управления.

В практической деятельности основной задачей делопроизводства является документационное обеспечение государственного управления. Можно сказать, что делопроизводство – это еще одна (общая) функция управления (наряду с пятью другими: планирование, организация, координирование, учет и контроль и стимулирование).

Для ведения делопроизводства в государственном органе управления создается специальная служба, что создает следующие преимущества:

- концентрация всех делопроизводителей в едином месте под единым руководством;

- обеспечение делопроизводителей материальными ресурсами;

- обеспечение рационализации делопроизводства;

- создание специфической нормативной базы;

- обучение персонала.

Во многих государственных органах управления делопроизводство неэффективно. Делопроизводство – совокупность делопроизводственных операций, выполняемых административно-управленческим персоналом при реализации возложенных на него функций. К делопроизводственным операциям относятся приемы сбора и обработки документированной информации: составление, прием, передача, регистрация, индексация, утверждение, визирование, подписание, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение, уничтожение документов.[76]

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство безбумажное – это информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ПК без использования «бумажных» носителей сведений данных.[77]

Система делопроизводства включает в себя три взаимосвязанных составных части:

1. подготовку управленческих документов;

2. технологию работы с документами;

3. систематизацию документов в течение календарного года и организацию их архивного хранения.

Правовые акты и нормативные документы по делопроизводству

Анализируя законодательную базу работы с документами в РФ, необходимо сделать принципиальное замечание, что постсоветская Россия не отменила прежних нормативных документов в сфере делопроизводства, обеспечив тем самым историческую преемственность и сохранив базис для дальнейшего нормотворчества. В процессе делопроизводства госслужащие должны руководствоваться действующими правовыми и нормативно-методическими документами в области делопроизводства.

Основными правовыми актами, регулирующими делопроизводство в РФ, являются:

- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ;

- Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах М., Государственная архивная служба России, 1993 г.

Основные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации изложены в следующих материалах: Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001); Государственные стандарты по документации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»); Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом ЦБ РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 «О Положении Банка России», «О порядке, подготовке и вступлении в силу нормативных актов Банка России», а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Кроме того, имеются нормативные акты администраций субъектов РФ и инструкции конкретных государственных органов управления и муниципалитетов.

Стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает:

- состав реквизитов документов;

- требования к оформлению реквизитов документов;

- требования к бланкам и оформлению документов;

- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.

Положения ГОСТ Р 6.30-2003 по оформлению организационно-распорядительных документов дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства – Государственной системы документационного обеспечения (ГСДОУ), включающей 2 составные части:

а) общие требования к документам и службам документационного обеспечения и

б) альбом с образцами форм основных организационно-распорядительных документов.[78]

В ГСДОУ содержится:

Примерное положение о службе документационного обеспечения и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы документационного обеспечения управления.

При составлении управленческой документации необходимо также использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации.[79]

В ГСДОУ освещены вопросы организационной работы с документами (рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением, а также технологии решения основных задач делопроизводства). Эти материалы могут быть использованы в автоматизированных системах обработки информации с использованием ПК и в традиционных (ручных) системах.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел госоргана, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и передача их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.[80] Эти Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т.е. формы номенклатуры дел, описей и пр.

Для определения сроков хранения документов используется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.[81]

Таким образом, вся нормативная база делопроизводства делится на три части:

1. Федеральная правовая база;

2. Стандарты по делопроизводству;

3. Правовые акты и нормативные документы по делопроизводству, принятые на уровне субъектов РФ и муниципалитетов.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов

При оформлении документации (приказов, протоколов, актов и пр.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения госслужащих под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: гриф утверждения, виза согласования и ознакомления. Отдельные записи называются реквизитами документа и влияют на его юридический статус. В связи с этим требуется правильное их оформление: в соответствии с действующими нормативами.

Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако, в любом документе можно выделить следующие три части: заголовочную (например, следующие реквизиты: наименование госоргана, справочные данные госоргана, или даты документа, регистрационный номер и пр.), содержательную (например, следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст документа, отметки о наличии приложения), и оформляющую (например, следующие реквизиты: подпись, виза согласования, печать, отметка об исполнителе, отметка об поступлении документа в госорган, отметка для автоматического поиска документа и др.)

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации.

Наименование вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и пр.) указывается на всех служебных документах, кроме писем.

Наименование вида документа пишется после наименования госоргана прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

1. составитель документа;

2. руководитель структурного подразделения;

3. заинтересованные должностные лица других подразделений;

4. общественные организации (в случае необходимости);

5. руководитель финансовой службы;

6. заместитель руководителя, курирующий данное направление деятельности;

7. руководитель юридической службы.

Реквизит «Виза» используется также и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления включает запись «С документом ознакомлен», личную подпись работника и ее расшифровку и дату. Визы согласования и ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись».

Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в госоргане, остальные документы – на первом экземпляре.

Требования к бланкам документов.

Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа. Отсутствие этих реквизитов лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа.

Организации субъектов РФ, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном печатают реквизиты: наименование госоргана, справочные данные о госоргане, место составления или издания документа.

Если правом подписи обладает не только руководитель госоргана, но и руководители структурных подразделений, а также отдельные должностные лица, то госорган может иметь бланки структурных подразделений и должностных лиц.

Бланки документов имеют поля не менее:

- левое и верхнее – 20мм;

- правое – 10мм.

Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформляется актом.

Правила машинописного оформления документов.

Текст документа печатается через 1,5 межстрочного интервала.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал.

При наличие нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы.

Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Составление и оформление основных видов документов.

Основным организационным документом в любой организации, в том числе, и в госоргане является Положение о структурном подразделении. Оно определяет:

1. правовой статус;

2. задачи;

3. функции;

4. права;

5. обязанности;

6. ответственность подразделения.

В соответствии с рекомендациями Государственной системы документационного обеспечения управления текст Положения о структурном подразделении включает следующие основные разделы.

1. Общие положения, где определяются правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя, его квалификационные требования, порядок замещения в период его отсутствия. В этом же разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться подразделение в своей деятельности.

2. Основные направления деятельности.

3. Основные функции и задачи подразделения.

4. Права и обязанности подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций и задач.

5. Ответственность руководителя за несвоевременное и некачественное выполнение функций устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

6. Взаимоотношения и связи подразделения с другими подразделениями госоргана и «внешними» организациями по вопросам согласования документов, совместного выполнения работ и по другим вопросам.

7. Организация работы подразделения. В этом разделе определяется порядок работы реорганизации и ликвидации подразделения, организация контроля его деятельности.

Положение о структурном подразделении госоргана разрабатывается его руководителем и им подписывается, а утверждается руководителем госоргана. До работников подразделения Положение доводится под расписку. Изменения в Положении отражаются приказом руководителя госоргана.

Правовое положение госслужащего регламентируется должностной инструкцией, структура которой аналогична структуре Положения о подразделении, но имеются и свои особенности. Например, в должностной инструкции подразумевается раздел «Оценка работы госслужащего», в котором перечисляются критерии оценки степени выполнения госслужащим своих функций и задач. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы госслужащего, в свою очередь определяется, в основном, выполнением своих обязанностей, сформулированных в должностной инструкции.

В службе делопроизводства предусмотрены должности, предусмотренные Общероссийским классификатором профессий рабочих должностей служащих и тарифных разрядов: административный секретарь, делопроизводитель, документовед, заведующая машинописным бюро, заведующий канцелярией, заведующий копировально-множительным бюро, заведующий административным отделом, заведующая (начальник) приемной, заведующий (начальник) секретариатом, инспектор по контролю за исполнением поручений, машинистка, работающая с иностранным текстом, начальник административной службы, ответственный секретарь коллегии, референт, секретарь, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, стенографистка, управляющий делами, ученый секретарь.

Одним из основных распорядительных документов является приказ. Приказы бывают 2х видов:

а) по основной деятельности;

б) по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения руководителя госоргана. Проекты приказа подготавливаются специалистами госоргана, согласовываются в соответствии с действующим порядком и подписываются руководителем госоргана. Подписанный приказ регистрируется работником службы делопроизводства. Приказы по основной деятельности оформляются на бланках госоргана и содержат следующие реквизиты:

- наименование госоргана;

- наименование вида документа (приказ);

- дата;

- номер;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст;

- подпись;

- визы;

- отметка об исполнении документа;

- отметка для автоматического поиска документа.

Текст приказа состоит из 2х частей:

а) констатирующей;

б) распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, имена должностных лиц, ответственных за их выполнения и сроки выполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке. Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые, начинаются с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме; далее указываются исполнители (должностное лицо или подразделение) и срок исполнения. В последнем пункте приказа указывается должностное лицо, ответственное за исполнение приказа в целом.

Отдельные задания приказа могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. Страницы приказа и приложений номеруются как единый документ.

Дата добавления: 2014-11-29