Текстовые нормы

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания его формы. Текстовые нормы определяют построение документа, линейное развертывание его схемы. Форма документа – это сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема – их взаимосвязь, последовательность и расположение.

Реквизиты – это постоянные, обязательные элементы содержания, установленные законом или положениями о документе. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению, лишает документ юридической силы.

Как сообщает учебник «Культура русской речи»[9], в сфере культуры деловой речи действуют наряду с языковыми нормами нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.[10] Существуют три степени жесткости текстовых норм:

1. Образец-матрица – наиболее жестко фиксирует: а) реквизиты; б) их последовательность; в) их пространственное расположение. Чаще всего это готовые бланки с пробелами для заполнения (справки, анкеты, доверенности).

2. Образец-модель – по сравнению с образцом-матрицей предоставляет большую свободу. Фиксируются два основных параметра: набор реквизитов и их последовательность. Форма документа остается достаточно жесткой. К текстам типа образца-модели относится большая часть разновидностей деловых писем. Часть текста размещается на бланке с напечатанными реквизитами, такими как полное и краткое наименование организации-адресанта, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и/или отправки документа.

3. Образец-схема – наименее жесткий тип организации документа. Фиксируются только реквизиты, причем чаще всего это определения самого типа текста (объяснительные или служебные записки, докладная записка, автобиография и т.п.).

Классификация и общая характеристика служебных документов

Документ (лат. documentum – доказательство) – это облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения. В широком смысле любое письменное, звуковое (записанное на пластинку или пленку), кинофотографическое доказательство является документом.

По признаку специализации группы документов делятся на общие и специализированные. Общие отражают результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения. Ими, как правило, оформляются разовые отношения и действия (справки, удостоверения личности и т.п.). Специализированные документы – продукт деятельности структурных частей учреждения. Ими оформляются постоянно повторяющиеся операции (накладные, счета, чеки).

Специализированные документы подразделяются на:

1) бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости, кассовые ордера и т.д.);

2) плановые (финансовый план, бизнес-план, баланс дохода и расхода и т.д.);

3) статистические (статотчеты, таблицы);

4) юридические (иски, решения суда);

5) финансовые документы (сметы, чеки, платежные поручения).

По назначению:

1) распорядительные (приказы, инструкции, наряды);

2) исполнительные (все виды отчетов, докладные записки);

3) претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж);

4) информационные (объявления, бюллетени, сообщения).

По секретности:

1) для служебного пользования – а) документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата; б) не подлежащие опубликованию; в) предназначенные для внутреннего пользования работниками аппарата;

2) секретные документы, которыми пользуются только адресат и исполнитель, имеющий разрешение – допуск;

3) совершенно секретные, с которыми имеет право ознакомиться только адресат.

По происхождению:

1) личные (заявления, доверенности, расписки, автобиографии, объяснительные записки);

2) директивные и распорядительные (приказы, распоряжения, постановления);

3) административно-организационные (уставы, правила, договоры, контракты, планы, отчеты, должностные инструкции);

4) деловые письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-приглашение – эти письма требуют обязательного письма-ответа; не требуют обязательного ответа: письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-декларация, письмо-отказ, письмо-распоряжение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо);

5) финансовые и учетные документы;

6) информационно-справочные (справки, бюллетени, докладные записки).

Образцы основных параметров служебных документов закреплены в ГОСТах.

Глава III. Составление деловой документации

Дата добавления: 2014-12-07