I. Составление делового письма

Деловая документация

Практическое занятие №2

Деловое письмо – документ, который содержит служебную информацию различного рода (претензии, предложения и т.д.), это письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важные вопросы экономико-правой деятельности организации.

По содержанию и назначению письма могут быть следующих типов:

- письмо-сообщение (информационное);

- сопроводительное письмо;

- гарантийное письмо;

- письмо-инструкция;

- письмо-запрос;

- письмо-просьба;

- письмо-предложение;

- письмо-напоминание;

- письмо-претензия-рекламация;

- письмо-ответ;

- письмо-благодарность.

Перечень реквизитов делового письма:

Перечень возможных реквизитов отправителя 1) Государственный герб РФ; 2) эмблема организации; 3) наименование организации; вид акционирования

Перечень реквизитов адресата (получателя) 1) наименование организации в именительном падеже; 2) название структурного подразделения в именительном падеже;

(ОАО, ЗАО, ООО и т.д.); 5) почтовый адрес; 6) номера телефонов; 7) номера факсов; 8) счета в банке; 9) адрес электронной почты; 10) номер лицензии; 11) дата выдачи лицензии

3) должность; 4) фамилия, инициалы; 5) почтовый адрес получателя

Перечень реквизитов заголовочной части письма:

1) дата составления письма (три пары арабских цифр или словесно-цифровой способ);

2) регистрационный номер;

3) ссылка на дату документа, на который дается ответ, если письмо является ответом;

4) заголовок по тексту – краткое содержание документа (отвечает на вопросы о ком? о чем?), например: «О проекте ток-шоу…»; «Об историческом семинаре на тему …» и т.п.

Образец № 1:

04.10.05

№ 214/1

О получении рекламации …

Образец № 2:

10 ноября 2005 г.

№ 12/07

на № 31/02 от 22 октября 2005 г.

Об организации пресс-конференции

Перечень реквизитов резолюции руководителя:

Получив деловое письмо, под адресом руководитель организации пишет резолюцию:

1) фамилия, инициалы исполнителя;

2) содержание поручителя (конкретные действия);

3) срок исполнения;

4) подпись руководителя и дата подписания.

Образец № 1:

Смирнову А. Н.

Согласовать дату конференции и число участников к 12.03.06.

Петров. 01.03.06 г.

Образец № 2:

Иванову А. Ф.

Срочно ответить на запрос …

до 1.06.06

Петров.

Требования к содержанию делового письма:

1) лаконичность;

2) последовательность;

3) убедительность;

4) корректность.

Структура делового письма

Структура текста	Речевые конструкции
I. Обращение (используется стандартное обращение – должность, фамилия, имя, отчество). Возможно использование прилагательных. Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно опустить.	Уважаемый господин Иванов! Глубокоуважаемый господин вице-президент! Многоуважаемый (к высоко- поставленным лицам) господин президент! Дорогой (к хорошо знакомому адресату) Иван Антонович! Уважаемые господа (коллеги, дамы и господа)!
II. Вводная часть Излагается повод для письма	В связи с … Согласно Вашему запросу от 21.01.06 …
III. Основная часть формулируется: главная цель письма;   сообщение;   предложение;   отказ;   запрос;     просьба;	Рады сообщить Вам …   Информируем Вас о том, что… Ставлю Вас в известность, что… Имеем честь предложить Вам … К сожалению, мы не можем принять … Просим рассмотреть вопрос (повторить заказ; сообщить Ваше решение) … Фирма выражает просьбу … Просим выслать (ответить; направить)…

гарантия;     напоминание; рекламация;     приглашение;     благодарность	Обращаемся с просьбой … Настоящим гарантируем Вам … Обязуемся принять меры … Напоминаем Вам … Просим подтвердить … Просим устранить технические недостатки … Имеем честь пригласить Вас … Будем рады видеть Вас … Фирма (учреждение, администрация и т.п.) выражает благодарность за … Благодарим Вас за …
Суть дела излагается от 1 лица в ед. или мн. числе или от 3 лица ед.числа (организация, компания, фирма и т.п.); необходимо четкое деление основной части на абзацы – замкнутые смысловые единицы.
IV. Заключение Выражается надежда на ответ, на положительное решение вопроса. Далее выражается признательность, пожелание, чтобы сотрудничество продолжилось и т.п.	Надеемся получить ответ в ближайшее время. Просим ответить в двухнедельный срок. Ожидаем Вашего согласия (решения, подтверждения и т.д.). Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество (продолжение нашего сотрудничества). Заранее признательны Вам за …

… Искренне Ваш … С уважением …

Пример № 1. Письмо-просьба

Товарищество собственников Главное Управление

жилья «Звезда-2» МЧС России по

Юридический и фактический Санкт-Петербургу

адрес: 192076, Шлиссельбургский пр., Управление

дом 24/1. Тел./факс [phone] Государственного

пожарного надзора

отдел ГПН Невского

района Санкт-Петер-

бурга

Ю. Н. Иванову

Уважаемый Юрий Николаевич!

Просим Вас провести проверку и выдать заключение о качестве выполнения работ, согласно договору № 25 от 16.02.2007 г., организацией ООО «Имидж», обязующейся представить в установленный срок акт выполненных работ по восстановлению системы автоматической эвакуации людей в случае опасности.

Данное заключение необходимо для предоставления в лицензионный отдел, а также в случае невыполнения условий договора в арбитражный суд.

Председатель правления С. М. Касьянов

Пример № 2. Письмо-рекламация

Н. П. Ковалев Директору магазина

179136, г.Санкт-Петербург «Эльдорадо»

ул.Гатчинская, д.30 И. С. Степанову

тел. [phone] ул. Ленина, д.11

Санкт-Петербург

О повреждённом товаре

23 января 2008 года я приобрёл в Вашем магазине холодильник марки Samsung. При доставке товара в результате ненадлежащей упаковки произошло повреждение задней стенки холодильника, что повлекло за собой выход из строя морозильного агрегата.

Согласно закону «О защите прав потребителей» прошу направить в мой адрес замену повреждённого товара в кратчайшие сроки.

Приложение:

а) Копия товарного (кассового) чека.

б)Акт экспертизы.

25.01.2008 г. Н. П. Ковалев

(подпись)

Пример № 3. Письмо- рекламация

Угловой штамп Директору АОЗТ

предприятия-отправителя «Ликино-Дулевский фарфоровый завод»

Л. Н. Ройтману

Уважаемый Лев Николаевич!

ОАО «Макрон» заявляет Вам о рекламации в связи с ненадлежащей поставкой Вашей стороной очередной партии продукции.

25 августа 2006 года Вашим предприятием для нужд ОАО «Макрон» была осуществлена отгрузка по железной дороге партии посуды и декоративных изделий из фарфора и керамики общей стоимостью 980000 рублей. Вследствие недостаточно тщательной упаковки часть продукции оказалась повреждена (разбита), что засвидетельствовано в акте, подписанном представителями ОАО «Макрон» и станции Покров, до которой осуществлялась транспортировка (акт прилагается).

В результате значительная часть продукции оказалась разукомплектованной и непригодной к дальнейшему использованию. В связи с изложенным предлагаем:

1) завизировать рекламационный акт (прилагается), после чего выслать один экземпляр в наш адрес;

2) заменить указанную в рекламационном акте продукцию на аналогичную кондиционную, как это предусмотрено статьей 5 договора о поставках продукции на 2006 год. Кроме того, в связи с неудовлетворительным выполнением условий договора Ваше предприятие в соответствии с пунктом 7 статьи 10 этого же договора обязано выплатить ОАО «Макрон» неустойку в размере 10% от стоимости недопоставленной (поставленной

ненадлежащим образом) АОЗТ «ЛДФЗ» продукции, то есть в сумме 98000 руб.

Поскольку подобный случай ранее уже имел место в практике наших взаимоотношений, мы с сожалением должны известить Вас о намерении не продлевать с АОЗТ «ЛДФЗ» соглашение о поставках продукции на 2007 год.

Приложение:

1. Акт приёмки продукции на станции Покров, на 2-х листах, только адресату.

2. Рекламационный акт в двух экз., на 1-м листе каждый, только адресату.

С уважением.

Генеральный директор АОА «Макрон» В. Н. Вершинин

Начальник отдела маркетинга

А. С. Григорьев

В письме-приглашении раскрывается характер проводимого мероприятия (семинар, презентация, прием и т.д.), указываются сроки проведения и условия участия.

Пример № 4. Письмо-приглашение

Эмблема Эмблема

Газпромбанк Raiffeisen Bank

Дата добавления: 2014-12-07