Составление протокола

Материал для самостоятельного ознакомления

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников.

Протоколы делятся на:

- протоколы заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организации;

- следственные протоколы, создаваемые некоторыми административными органами и органами общественного порядка (протокол санитарного инспектора, пожарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.);

- протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Протоколы по работе коллегиальных органов или группы работников оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и т.д.).

Если заседание стенографировалось, то после заседания стенограмму расшифровывают, оформляют и прилагают к протоколу.

Протоколы оформляются на специальных бланках организации, где название документа заранее напечатано в типографии или на стандартных листах бумаги формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола включает постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация содержит слова – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишутся от начала левого поля с большой буквы.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке через запятую в строчку, через один интервал. Если членов коллегиального органа больше 15-человек, то указывают общее количество, а в скобках – пометку «список присутствующих прилагается». К фамилиям приглашенных дописывают наименование их должности и организации.

Вводная часть протокола включает все вопросы повестки дня, которые будут решены или будут обсуждаться на данном совещании. Вопросы повестки дня формируют в предложном падеже, отвечая на вопрос «о чем?». Например: О работе отдела …О представлении ….

Основная часть протокола строится по каждому вопросу отдельно согласно схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут: «Доклад прилагается».

Завершающая часть прокола строится по схеме: ДЕЙСТВИЕ – ИСПОЛНИТЕЛЬ – СРОК. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа и в этом случае имеет ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагается к протоколу.

Протоколы бывают двух видов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Далее использованы примеры оформления протоколов по Л. Круглянской. [14]

Пример полного протокола:

Санкт-Петербургская государственная академия методов и техники управления (ЛИМТУ)

Кафедра правового обеспечения управления

Дата добавления: 2014-12-07