Техника личной работы. Под личными приемами труда следует понимать арсенал дей­ствий менеджера, позволяющий в процессе работы справиться с про­изводственными задачами

Под личными приемами труда следует понимать арсенал дей­ствий менеджера, позволяющий в процессе работы справиться с про­изводственными задачами. Приемы личной работы руководителя можно поделить на формальные и неформальные. Когда говорят о формальных приемах, то имеют в виду прежде всего:

- планирование личной работы;

- организацию рабочего места.

Планирование личной работы руководителя (как ипланирование вообще) можно поделить на перспективное и текущее (оператив­ное).

Для перспективного планирования личной работы вполне приемлем следующий подход: любая организация имеет перспек­тивный план работы (развития). Из этого плана следует выбрать дела, мероприятия, в которых руководитель считает необходимым принять личное участие по их организации и продвижению или взять под личный контроль ход их выполнения. Конечно же. в об­щих планах есть работы, которые предписаны тому или иному ру­ководителю подразделения – они также должны быть включены в личный перспективный план работы. В ходе работы руководству, особенно высшему, могут открываться новые направления, перс­пективы, которые рано или поздно попадают в план.

Для оперативного планирования выбор дел диктуется текущим ходом событий. Для оперативных планов вполне подойдут ежеднев­ники. Сейчас существуют самые разные формы их.

Для настольно­го плана работ на день (настольного ежедневника) желательны по крайней мере две части: первая – для дел, которые «привязаны» ко времени в течение дня (для этого каждому часу или получасу долж­на быть выделена строчка для записи, обычно с 8°°до 19°°), вторая – для дел, которые можно выполнить в течение дня. Достаточно по­работать несколько месяцев, чтобы определить, сколько примерно дел приходится записывать на день. Каждое дело, поручение, как правило, связано с кем-то персонально, поэтому в таком плане луч­ше записать фамилию и краткий перечень вопросов, которые не­обходимо обсудить с этим человеком. Планы можно составлять вечером на следующий день или перед работой, корректируя их в течение дня.

Часто к руководителю обращаются с просьбами, или у него самого возникают мысли, когда он находится не за рабочим столом. Для этих случаев лучше иметь карманный вариант ежеднев­ника или просто записную книжку. Где бы вы ни были: в кабинете или вне его – приучайте себя вести записи, список дел. Они не толь­ко гарантируют от забывчивости, но и освобождают от необходи­мости запоминать мелочи – «самые бледные чернила лучше самой яркой памяти». Конечно же, не всегда весь список дел может быть выполнен и некоторые из них приходится переносить на следую­щий день или даже более поздний срок. Некоторые руководители используют такой прием: дела, которые выполняют, вычеркивают прямой линией, а невыполненные ~ волнистой, что позволяет уви­деть «результативность» дня. Кроме указанных двух частей плана, могут быть и другие. Например, небольшая часть листа может быть посвящена «делам будущего» или делам заместителей (подчинен­ных), которые руководитель хотел бы проконтролировать.

Организация рабочего места менеджера включает в себя, преж­де всего, оформление и оборудование рабочего кабинета, которые зависят от вкуса его хозяина и возможностей организации. Они ре­шаются с учетом научной организации труда, советов консультан­тов и являются частью служебного этикета, его имиджевой функ­цией. Набор технических средств (телефоны, факсы, селекторная связь, компьютер, множительная техника и т.д.) диктуется интен­сивностью потока информации и другими условиями. Особого вни­мания заслуживает рабочий стол руководителя. Все, что на нем на­ходится, должно быть функционально оправдано. Вполне допусти­мы такие разделы (папки):

- документы и материалы к сегодняшним делам, которые запи­саны в плане;

- то же на ближайшие дни, которые требуют личного участия руководителя;

- далее папки для каждого заместителя (подчиненного) с во­просами, требующими контроля.

Для этих целей очень удобны лотки-этажерки.

Руководитель должен иметь номенклатуру своих дел и позабо­титься о своем архиве.

Техника личной работы руководителя также включает в себя: порядок взаимодействия с секретарем, организацию служебных приемов, ведение телефонных разговоров, подготовку проведения деловых совещаний и т.д.

Перечисленные приемы можно считать формальными. Вместе с ними можно указать на неформальные, которые характеризуют сущностную картину поведения руководителя, его деловой стиль. К ним относятся:

1) способность ориентироваться на основную цель деятельнос­ти организации;

2) умение выбирать кратчайший путь к достижению цели;

3) оперативность в принятии решений;

4) гибкость в распорядительной деятельности;

5) личная организованность и собранность;

6) самостоятельность мышления, инновационный подход к делу, способность рисковать;

7) способность предвидения новых проблем, умение генериро­вать идеи;

8) стремление к повышению квалификации.

Наиболее часто встречающиеся недостатки, характерные для «слабого» типа менеджера:

G перенос решения на завтра. Внешний признак – кипа бумаг на столе. Мера борьбы – установить жесткие сроки решения вопросов;

G выполнение дел наполовину. Мера борьбы – сложные дела делить на части;

G стремление сделать все дела сразу. Это приводит к сумбурности в действиях. Мера борьбы – плановость и проработка приоритетов;

G стремление сделать все самому – первейший путь к неврозам. Необходимо помнить, что, как правило, направлять и контролиро­вать работу других легче, чем делать самому;

G убеждение, что вы знаете все лучше всех. Чаще по сложным вопросам обращайтесь к специалистам;

G неумение разграничить функции. Необходимы четкие детали­зированные должностные инструкции;

G попытка свалить вину на других. Это признак незрелого руко­водителя. Необходим категорический запрет себе на такое поведение.

Перечисленные признаки делового руководителя перекликаются с требованиями к нему и нормами административной этики, но имеют и самостоятельное значение в качестве техники личной работы.

Дата добавления: 2014-12-07