Процедура списания и утилизации ИТО

Процедура отправки ИТО из магазина

а. Действия выполняет Директор магазина при оформлении отправки ИТО по почте или с перевозчиком в Центр Дистрибуции, в другой магазин, в региональный / центральный офис, в сервисную компанию.

б. Для перемещения необходимо отправить в ИТ - службу Заявку на перемещение. При получении положительного решения о перемещении необходимо обеспечить подготовку к отправке и отправку ИТО согласно разделу 5 настоящего Руководства.

в. Оборудование должно быть упаковано и промаркировано;

г. В случае, если для перевозки необходим транспорт, то необходимо оформить Заявку на машину (Приложение 5).

д. При отправке ИТО транспортной компанией или почтой оформляются вручную (без использования системы Программы «1С») следующие документы: ТТН (Приложение 5, в поле «Артикул или номер по прейскуранту» указывается с\ерийный номер устройства, в поле «Наименование продукции» указывается тип, модель и производитель устройства) и Транспортные маркировки;

е. Сканы \ / фото подписанного перевозчиком и сотрудником ТТН необходимо выслать на электронный адрес «[e-mail]» для учёта оборудования в системе учёта;

ж. При передачи ИТО «из рук в руки» в другой магазин создается накладная на внутреннее перемещение(Приложение 23, в поле «Инвентарный номер» указывается серийный номер устройства, в поле «Наименование» указывается тип, модель и производитель устройства).

з. При передаче оборудования представителю сервисной компании формируется и подписывается директором Директором магазина и представителем сервисной компании акт о приеме-передаче объекта основных средств (см. форму в приложении 23). На первом листе в графе «Организация-сдатчик» указывается ООО АдидасАДИДАС, в графе «Организация-получатель» указывается наименование сервисной компании. На втором листе в разделе «3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» перечисляется переданное оборудование, в графе «Наименование» указывается Тип\/модель\/производитель\/серийный номер оборудования, в графе «Количество» указывается «1». На третьем листе в графе «Сдал» указывается ФИО менеджера, дата передачи и прочие необходимые данные, в графе «Принял» указывается ФИО представителя сервисной компании, дата приёма и прочее.

и. При возврате оборудования из ремонта оформляется ассиметричный акт о приеме-передаче объекта основных средств по аналогии с описанным выше.

а. Данная процедура проводится в случаях, если оборудование не может быть использовано в дальнейшей работе магазина (на основании акта проверки работоспособности от Подрядчика по компьютерным и видео системам или устаревания (невозможности выполнять необходимые функции при работе магазина)). Также должно быть получено подтверждение от ответственного сотрудника IT отдела, что ремонт не целесообразен и оборудование должно быть списано с магазина.

б. Для списания IT оборудования необходимо создать письмо и выслать на электронный адрес [e-mail], к письму приложить заполненный, со своей стороны, Акт списания и утилизации (приложение № 34.1), в нем указать тип оборудования, модель, производителя, серийный номер, адрес магазина и причины списания.

в. В письме необходимо указать состояние оборудования (рабочее/нерабочее), а также добавить фотографии оборудования, подлежащего списанию.

г. После получения от ответственного сотрудника IT отдела сканированного (фото) Акта списания и инструкции по дальнейшим действиям с данным ИТ оборудованием, Директор магазина (ответственный сотрудник магазина) обязан организовать выполнение требований инструкции (в т. ч. и временное хранение).

Запрещается выбрасывать списанное оборудование вместе с другими бытовыми отходами.

д. Распечатанный скан акта-списания сохраняется в магазине в отдельной папке для подтверждения отсутствия оборудования в течении 12 месяцев.

е. Для вывоза из магазина списанного (при наличии скана (фото) Акта списания от сотрудника IT отдела) IT оборудования, необходимо выполнить следующие действия (Приложение № 34.2 (п 2.3 Руководства по отчуждению вышедшего из строя, негарантийного или устаревшего ИТ оборудования в компании «АдидасАДИДАС»)):

- сделать предварительный запрос, на вывоз б/у ИТ оборудования из магазина, к ответственному сотруднику ИТО. В запросе необходимо сообщить наименования моделей, серийные номера и причины выхода из строя;

- после получения подтверждения необходимости вывоза от ответственного сотрудника IT отдела, создать заявку на MBX_Transport, по стандартному образцу (Приложение №5), с указанием:

- в поле «Описание груза» - «IT оборудование б/у»;

- в поле «Адрес доставки» – действительный адрес Центра Дистрибъюции ООО АдидасАДИДАС;

- в поле «Контактные данные получателя» - данные ответственного сотрудника IT отдела или «IT отдел»;

- после подтверждения заявки со сроками вывоза оборудования от MBX_Transport:

– упаковать IT оборудование, сделать и наклеить на коробки упаковочные листы (Приложение № 34.3, Шаблон упаковочного листа);

- подготовить Акт приема–передачи (стандартного образца), а также накладную для перевозчика ТТН (в которых должен будет расписаться приемщик (представитель транспортной компании));

- после отгрузки - передать информацию об отправке оборудования ответственному сотруднику IT отдела. Подписанные документы хранить в магазине в течении 12 месяцев.

Дата добавления: 2014-12-23