Управление движением нематериальных ресурсов 1 страница

2.6.2.1 Управление информационными потоками

Логистическая система может функционировать только в том случае, если в ней циркулирует информация. Любой процесс управления – это прежде всего информационный процесс, который предполагает выполнение функций по сбору, передаче, обработке, анализу информации и принятию соответствующих управленческих решений.

Под информацией понимается совокупность сведений об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т. д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденных от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т. д.).

Информация позволяет предприятию:

- определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи;

- осуществлять контроль текущего состояния организации, ее подразделений и процессов, осуществляемых в них;

- принимать обоснованные и своевременные управленческие решения;

- координировать действия подразделений для достижения установленных целей.

Классификация информации, циркулирующей в логистической системе, представлена на рисунке 2.116.

Рисунок 2.116 – Классификация информации

Возникновение и передача информации характеризуется объектом информации и источником информации.

Объектом информации являются звенья логистической системы, их подразделения, сотрудники, ресурсы, транспортные средства, складские помещения, т.е. все элементы, сведения о которых передаются в данную систему.

Источником информации является такой элемент, который может формировать или вырабатывать входное сообщение в логистическую систему.

Основными понятиями информационной логистики являются:

- информационный поток;

- информационная система;

- информационная технология.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

- номенклатурой передаваемых сообщений, типами данных, документами, массивами;

- интенсивностью и скоростью передачи данных;

- специальными характеристиками – пропускной способностью информационных каналов, защитой от несанкционированного доступа, помехозащищенностью и др.).

В информационном обществе, все системы которого тесно переплетены в сетевые структуры, управление в определенной сфере общественной жизни должно быть как системным (учитывающим влияние среды данной сферы), так и ситуационным. Исходя из этого, организация управления информационными потоками на уровне отдельного предприятия должна соответствовать общепринятой организации этого процесса как в отрасли, так и в обществе в целом, чтобы легко вписываться в его иерархию. Для осуществления такого управления вводится логистический контур, в котором используются основные принципы кибернетики:

- обратной связи;

- внешнего дополнения;

- необходимого разнообразия (рисунок 2.117).

Рисунок 2.117 – Структура контура информационных потоков: ab – внутренние входные потоки, сd - внутренние выходные потоки, 11 - внешние входные потоки, 22 - внешние выходные потоки, 0000 - логистический центр, abcd – контур логистического управления внутренней средой организации, bekl - подконтур аналитической обработки информации.

На рисунке 2.117 представлены:

1) объект управления (звено логистической системы или система в целом);

2) логистический центр, включающий:

- субъект управления;

- аналитический центр обработки информации;

- базу данных (систему хранения данных, обеспечивающую оперативный доступ к хранимой информации);

- фильтр (механизм выявления приоритетов поступления информации к субъекту управления).

Управленческое воздействие субъекта управления на объект управления может быть:

- проактивным (в этом случае внешние входные потоки 1’1’ поступают в аналитический центр и далее к субъекту управления, который обеспечивает адаптацию объекта управления к факторам внешней среды);

- реактивным (информационные потоки 1”1”, минуя субъект управления непосредственно воздействуют на объект управления и, соответственно, на результаты его деятельности, что требует от субъекта управления оперативности принятия управленческих решений).

Логистический центр 0000 образует с объектом управления контур обратной связи abcd, по которому циркулируют входные ab и выходные cd внутренние информационные потоки. Аналитическая обработка информации осуществляется в подконтуре bekl.

Изучение информационных потоков ведется с использованием методов семиотики - в синтактическом, семантическом и прагматическом аспектах.

Синтактический аспект позволяет установить важнейшие параметры информационных потоков, вскрыть отношения между его элементами. Семантический аспект предусматривает изучение информационных потоков с точки зрения смысла, который несут отдельные сообщения, способствует определению направлений и периодичности данных потоков, их структуры, интенсивности, используемых при этом носителей информации, а также взаимосвязей с другими информационными потоками. Прагматический аспект предполагает изучение информации с точки зрения ее полезности для целей управления предприятием.

При изучении информационных потоков уделяется особое внимание вопросам дублирования информации звеньями логистической системы, их звеньями, а также эффективности применения различных технических средств. Устанавливается коэффициент использования информации и степень ее соответствия целям и задачам управления предприятием. Для изучения структуры информационных потоков выделяют единицу потока, в качестве которой используют различные единицы измерения – реквизиты, показатели и документы.

Реквизитом называется информационная совокупность, которая не поддается дальнейшему расчленению (декомпозиции) на единицы информации и характеризует отдельное свойство сущности.

Каждый реквизит представляет собой совокупность символов (буквенных и цифровых). При этом элементарным символом является бит (двоичный символ: 0 или 1). При представлении в ЭВМ в качестве минимальной единицы информации используется байт, который состоит из восьми бит, достаточных для представления одной буквы или двух цифр. Четыре байта составляют машинное слово, т.е. тот объем информации, который можно записать в одну ячейку оперативной памяти ЭВМ.

По своему возникновению и роли в процессе обработки информации реквизиты подразделяется на основания и признаки. Основания характеризуют количественные свойства сущностей, полученные в результате вычислений или измерений. Признаки характеризуют качественные свойства сущностей (время и место событий, обстоятельства, при которых были получены числа-основания). При помощи признаков достигается индивидуализация сообщений, не допускается смешивания или искажения информации.

Совокупность логически связанных признаков и оснований, имеющая определенный экономический смысл, образует показатель.

В конкретной системе показателей отражается вся деятельность предприятия или цепи поставок.

Элементы показателя, как и показатель в целом, можно рассматривать с двух точек зрения: по форме и по содержанию.

Под формой понимается наименование граф и строк, а под значением – записанные в этих графах и строках конкретные числа и другие данные. Формы показателей в основном стабильны, а значения меняются.

На основе показателей строятся документы.

Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленной форме.

Система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа называется документооборотом.

В коммерческом логистическом менеджменте используется значительное количество документов. Основными из них являются:

1) документы по подготовке товара к отгрузке:

- заявка на фрахтование (поставщик резервирует место для отправки, указывает транспортное средство, время отправки);

- инструкция по отправке – сведения о грузе и требование поставщика;

- поручение на отгрузку – подробные данные о партии товара при воздушных перевозках;

- ордер на перевозку – содержит инструкции относительно местной перевозки;

- извещение о готовности к отправке – уведомление покупателя о том, что заказанные товары готовы к отправке;

- извещение об отправке – информирование грузополучателя об отправке товара;

2) коммерческие документы, которые дают стоимостную, качественную и количественную характеристики товара:

- коммерческий счет – требование продавца к покупателю об уплате суммы за поставленный товар. Указываются цена за единицу товара, общая сумма счета, базисные условия поставки, способов платежа и форма расчета, наименование банка, сведения об оплате стоимости перевозки, сведения о страховании;

- счет–фактура – выписывается после окончательной приемки товара покупателем. Может быть использован в качестве накладной, направляемой вместе с товаром;

- счет-спецификация – указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара; выписывается при поставках товара на консигнацию, выставки, ярмарки и аукционы;

- спецификация – перечень всех видов и сортов товара, входящих в данную партию;

- техническая документация (инструкция по монтажу и эксплуатации) – используется при поставках технически сложных товаров длительного пользования;

- упаковочный лист – перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте;

- сертификат качества – свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта;

3) документы по платежно-банковским операциям:

- инструкция по банковскому переводу;

- заявка на банковскую тратту;

- извещение об инкассовом платеже;

- извещение о платеже по товарному аккредитиву;

- извещение о принятии товарного аккредитива;

- извещение о принятии документов к оплате по товарному аккредитиву;

- заявка на банковскую гарантию;

- банковская гарантия;

- гарантийное письмо по товарному аккредитиву;

- товарный аккредитив;

- переводной вексель;

- простой вексель;

- долговое обязательство;

4) страховые документы отражают взаимоотношения между страховщиком и страхователем и включают в себя:

- страховой полис;

- страховой сертификат;

- страховое объявление;

- счет страховщика;

5) товарные документы выписываются грузоперевозчиком, к ним относятся:

- коносамент, морская накладная, штурманская расписка, доковая расписка (при морских перевозках);

- железнодорожная накладная, дорожная ведомость (при железнодорожных перевозках);

- авиагрузовая накладная (при авиаперевозках);

- товарно-транспортная накладная (при автодорожных перевозках);

6) транспортно-экспедиторские документы:

- отгрузочное поручение – перечень операций, поручаемых экспедитору;

- экспедиторские инструкции, счет экспедитора, экспедиторское свидетельство о получении груза, складская расписка экспедитора, ордер на выдачу товара, ордер на обработку грузов;

7) таможенные документы:

- таможенная декларация:

- экспортные и импортные лицензии;

- декларация валютного контроля;

- заявка на выдачу валютной лицензии;

- валютная лицензия;

- налоговая декларация;

- грузовая декларация;

- ветеринарные, санитарные, фитосанитарные и карантинные свидетельства;

8) складские документы:

- двойное складское свидетельство;

- простое складское свидетельство;

- складская квитанция.

Двойное складское свидетельство состоит из двух частей:

- складского свидетельства;

- залогового свидетельства (варранта),

которые могут быть отделены одно от другого. Следует отметить, что двойное складское свидетельство, каждая из двух его частей и простое складское свидетельство являются ценными бумагами. Это, в частности, означает, что товар, принятый на хранение по двойному или простому складскому свидетельству, может быть в течение его хранения предметом залога путем залога соответствующего свидетельства.

Значительное количество используемых коммерческих документов и привлекаемых для их обработки специалистов приводит к необходимости уменьшения бумажного документооборота за счет электронной обработки данных, упрощения технологических схем документооборота, внедрения международных стандартов электронной передачи и обработки информационных логистических потоков, например, на основе стандарта ООН EDIFACT.

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между звеньями логистической системы, между логистической системой и внешней средой, образуют своеобразную логистическую информационную систему, которая может быть определена как интерактивная структура, включающая персонал, оборудование и процедуры (технологии), которые объединены информационным потоком, используемым уровнями управления для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

Логистическая информационная система является системой информационного обслуживания работников управления и выполняет функции по накоплению, хранению и обработке информации. Различают информационные системы, ориентированные при решении задач управления на ручную или машинную технологию обработки информации.

Ручная технология обработки информации достаточно традиционна, ориентирована на использование различного вида калькуляторов и полностью регламентируется действующими инструкциями по решению управленческих задач в рамках сложившихся методологии и законодательства.

Машинная технология обработки информации рассчитана на применение самого широкого спектра технических средств и, прежде всего, электронных вычислительных машин и средств связи для создания вычислительных систем и сетей различных конфигураций с целью не только наполнения, хранения, переработки информации, но и максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или руководителя, принимающих решения. Современная информационная технология реализуется в условиях спроектированных компьютерных информационных систем, где в процессе их создания увязываются наиболее рациональные методы решения управленческих задач и человеко-машинная технология обработки информации. Компьютерная информационная система представляет собой упорядоченную совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических и программных средств, организованных на базе новой информационной технологии, решения коммерческих задач и информационного обслуживания специалистов служб управления логистической системы.

Компьютерные информационные системы являются неотъемлемой частью логистических систем и характеризуются следующими признаками:

1) сложностью организационной структуры. Даже относительно небольшие звенья логистической системы являются сложными подсистемами с разветвленной организационной структурой и многочисленными взаимосвязями между составляющими ее элементами;

2) сложностью видов обеспечения данных систем, к которым можно отнести: функциональное, математическое, информационное, техническое, технологическое, программное, лингвистическое, организационное и правовое виды обеспечения.

Функциональное обеспечение отражает предметную, содержательную направленность деятельности звеньев логистической системы, например, для транспортных организаций – это доставка потребителю необходимого количества ресурсов и др.

Математическое обеспечение представляет собой совокупность алгоритмов, экономико-математических методов и моделей, обеспечивающих преобразование информации при помощи компьютеров.

Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное обеспечение включает разработку систем классификаций и кодирования, применение унифицированных форм первичной документации, системы показателей. Внутримашинное информационное обеспечение предусматривает организацию информации в виде соответствующей базы данных на машинных носителях и в памяти ЭВМ, необходимой для решения задач, выдачи справок и обмена информацией между различными звеньями логистической системы.

Техническое обеспечение предполагает обоснование выбора технических средств для создания информационной системы, обеспечивающих ввод, хранение и накопление информации на машинных носителях, передачу ее пользователям, вычислительную и логическую обработку данных, их отображение на дисплее и печатающих устройствах, создания архива на магнитных носителях.

Технологическое обеспечение – совокупность проектных решений, определяющих технологию обработки информации в соответствующей сфере деятельности.

Программное обеспечение – комплекс программ, охватывающий все регламентные и запросные задачи.

Лингвистическое обеспечение – языковые средства компьютерной системы: метаязыки, информационно-поисковые языки, языки общения с пользователем, языки запросов, программирования и др.

Экономическое обеспечение – методы и средства, создающие оптимальные условия для использования компьютерной системы специалистами.

Организационное обеспечение – комплекс документов, регламентирующих создание системы; средства и методы ее разработки, включая проектную документацию.

Правовое обеспечение – система нормативно-правовых документов, определяющих права и обязанности специалистов в условиях функционирования компьютерной системы;

3) комплексная автоматизация процессов преобразования информации и функций управления; изменение содержания решаемых задач и расширение методов их обработки; широкие возможности накопления, хранения, поиска и обработки информации, позволяющие осуществить интеграцию задач различных пользователей компьютерной системы.

Помимо обеспечивающей части информационных систем выделяют также функциональную часть, которая фактически является моделью системы управления объектом. В ходе декомпозиции системы функциональная часть разбивается на подсистемы, конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. Но поскольку сложная система всегда многофункциональна, информационная система может быть структурирована по разным признакам. Применительно к системам управления потоками ресурсов признаком структуризации информационной системы могут служить функции управления объектом, в соответствии с которыми информационная система состоит из функциональных подсистем. Кроме того, разработаны и другие системы управления, используемые, как правило, в комбинации с функциональным признаком. К ним относятся:

- уровень управления (высший, средний, оперативный);

- вид управляемого ресурса (материальные, финансовые, трудовые, информационные);

- сфера применения (транспорт, складское хозяйство, коммерческие операции и др.);

- функции управления и период управления.

Выбор признаков декомпозиции информационных систем зависит от специфики объекта управления и целей ее создания.

Рассмотрим организационную структуру логистической информационной системы, представленную на рисунке 2.118.

Рисунок 2.118 – Организационная структура логистической информационной системы

Как видно на рисунке 2.118, организационная структура логистической информационной системы состоит из четырех основных подсистем:

- управления процедурами заказов;

- научных исследований и связи;

- поддержки логистических решений;

- планирования выходных форм и отчетов.

Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций управления логистической системой и связь с субъектами внешней среды.

Общая процедура управления заказами ресурсов представлена на рисунке 2.119. Отдельные процедуры, как показано на рисунке, обычно объединяют в две комплексные активности:

- обработка заказов;

- выполнение заказов.

Рисунок 2.119 – Процедура управления заказами ресурсов

Заказы на продукцию поступают из различных источников, включая пункты розничной торговли, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе телемаркетинга и др. Каждый заказ имеет ряд продуктовых и сервисных атрибутов, которые необходимо учитывать при его выполнении. На основе конфигурирования заказов эти атрибуты идентифицируются, даже если они не совсем четко оговорены в документации. Для передачи заказов от одного звена логистической системы к другому используются имеющиеся в наличии средства связи и передачи информации с агрегированием данных в современных телекоммуникационных каналах. Основываясь на установленных данных о заказах, определяются конкретные источники их выполнения с учетом всех продуктовых и сервисных атрибутов, разрабатываются планы выполнения заказов по укрупненным и специфицированным группам товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки ресурсов к местам переработки или реализации. Процедуры выполнения заказов и доставки продукции сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок с помощью эффективной системы мониторинга.

Большое значение при управлении процедурами заказов имеет использование концепции «электронного обмена данными» и основанных на ней стандартов EDI.

Деятельность подсистемы научных исследований и связи направлена на решение следующих основных задач:

- проектирование и оптимизацию логистической системы и ее звеньев;

- выявление угроз и возможностей, оказывающих влияние на результаты деятельности логистической системы;

- обеспечение координации деятельности различных звеньев логистической системы;

- снижение затрат на выполнение логистических функций и операций;

- оценка эффективности деятельности логистической системы;

- поиск и использование резервов улучшения результатов деятельности логистической системы и др.

Третьим компонентом логистической информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную компьютерную информационную систему, включающую базу данных и аналитические модели, реализующие, как правило, оптимизационные задачи, возникающие в процессе управления логистической системой. К таким задачам относятся:

- оптимальная диспетчеризация в производстве, транспортировке, грузопереработке и др.;

- рациональное размещение объектов в производственном и коммерческом процессах;

- определение оптимальных маршрутов движения транспортных средств;

- прогнозирование потребительского спроса на продукцию и услуги;

- выбор модели управления запасами;

- определение условий оптимальной длительности составляющих логистических циклов и др.

Результатами деятельности подсистемы генерирования выходных форм и отчетов являются:

- отчеты о деятельности отдельных звеньев логистической системы и системы в целом;

- результаты анализа деятельности логистической системы;

- отчеты об исключительных ситуациях (сбоях) в работе логистической системы;

- машино- и видеограммы для принятия управленческих решений;

- документация по элементарным и комплексным логистическим функциям (справки, отчеты, формы);

- сводные отчеты по различным аспектам деятельности логистической системы и др.

Работы по созданию информационных систем требуют значительных затрат времени, труда, денежных средств. Это вызвано прежде всего множеством проблем, которые решаются при проектировании данных систем.

Процесс проектирования требует определенной подготовки, связанной с составлением организационного плана ведения работ, в котором их комплекс разбивается на отдельные работы по стадиям и этапам, с определением сроков их выполнения и исполнителей, составлением календарных сроков ведения работ, подключением к работе специалистов нужного профиля или осуществлением подготовки и переподготовки специалистов из числа работников предприятия, на котором разрабатывается система, с созданием условий для обеспечения нормальной работы всех привлеченных к проектированию работников.

Создание информационных систем, как правило, разделяется на три стадии: предпроектную, проектную и внедрение информационных систем.

На первой стадии осуществляется предпроектное обследование и заканчивается она разработкой и утверждением технико-экономического обоснования и технического задания.

В процессе обследования изучается объект проектирования, выявляются присущие ему функционально-организационные и информационные особенности, технология управления объектом, внешние и внутренние системные связи. Для этого проводятся работы по сбору материала и их анализу. Под сбором материала понимается получение и фиксация в документах обследования всех необходимых сведений для разработки проекта. Применяются разнообразные способы сбора материалов, которые позволяют снижать трудоемкость и повышать качество выполнения работ. Часто используются такие способы, как личное наблюдение, опрос исполнителей на рабочих местах, беседа, консультация, фотография рабочего дня для исполнителей и др.

Обследование ведется системно и ему подлежат: организационная структура объекта, штаты, функции исполнителей, содержание их работ, формы первичных и выходных документов, документооборот, порядок формирования показателей и их связи, условно-постоянная информация, классификаторы и коды, используемые технические средства и технология решения на них задач. Материалы обследования обрабатываются и анализируются для получения выводов о фактическом состоянии дел. Собранные данные группируются по различным направлениям, например, по месту возникновения информации и формам документов, объемам, срокам обработки, возможности хранения и многократного использования.

В технико-экономическое обоснование включаются документально оформленные исходные положения и обоснование цели создания или совершенствования информационной системы, ее характеристики, предложения по выделению соответствующих комплексов задач, рекомендации по выбору технических средств, перечень организационно-технических мероприятий по созданию системы, направления совершенствования хозяйственного механизма, выводы и предложения.

Техническое задание содержит:

- общие положения, характеризующие объект как систему;

- основные требования к системе;

- перечень используемых для разработки системы материалов;

- рекомендации по организации работ и составу исполнителей на каждой стадии разработки информационной системы;

- укрупненный расчет экономической эффективности и научно-технического уровня системы;

- основные положения по созданию информационного, технического и программно-технологического комплексов.

Проектная стадия связана с разработкой проектных решений по всем аспектам функционирования информационной системы, с созданием проектной документации – технического и рабочего проектов. При разработке технического проекта за основу берется техническое задание. В технический проект, как правило, входят:

- пояснительная записка;

- описание организационной структуры управления вновь создаваемой системы;

- решения по комплексу технических средств;

- описание постановок задач;

- описание организации информационного обеспечения;

- описание технологии решения функциональных задач;

- формулировка требований к программному обеспечению;

- расчет экономической эффективности информационной системы.

Важное значение имеет проектирование отдельных задач и их комплексов. Необходимость автоматизации отдельных функций, методы алгоритмизации, формализованное описание, состав и возможности использования информационного, математического, программного и других видов обеспечения, квалификация проектировщиков и пользователей, занимающихся разработкой, - все это оказывает существенное влияние на методику и машинную технологию решения задач. Проектная документация по компьютерному решению функциональных задач включает следующие разделы:

- экономико-организационная сущность задачи (ее общая характеристика и взаимосвязь с другими функциональными задачами, периодичность решения, источники информации и ее потребители, факторы, которые должны обеспечить экономическую эффективность внедрения новых информационных технологий);

- структура и состав входной и выходной информации;

- формализованное описание входной и выходной информации;

- описание постоянной информации;

- алгоритм и программный продукт, реализующий решение задачи.

Рабочий проект разрабатывается в соответствии с утвержденным заказчиком техническим проектом. К началу рабочего проектирования на объекте в основном должны быть завершены работы по подготовке и эксплуатации комплекса технических средств, проведены организационно-технические мероприятия в подразделениях, принимающих участие в эксплуатации информационной системы, созданы необходимые условия для ее внедрения. На этапе рабочего проектирования производится детализация решений технического проекта. Структура рабочего проекта соответствует структуре технического проекта. Рабочий проект содержит инструкционные материалы:

Дата добавления: 2014-12-29