Формы организации внешнеэкономической службы на уровне предприятия

В современных условиях предприятие является основным звеном внешнеэкономического комплекса страны. Для эффективного управления внешнеэкономической деятельностью на уровне предприятия нужна адекватная условиям его работы структура управления. Организационная структура управления внешнеэкономической деятельностью предприятия определяется прежде всего теми целями и задачами, которые она призвана решать.

Наибольший опыт управления внешнеэкономической деятельностью накоплен в специализированных внешнеэкономических объединениях (ВЭО).

Ведущей структурной единицей ВЭО является фирма, работа которой специализируется на торговле определенными товарами, либо группе стран. Возглавляет фирму директор и в зависимости от объема работы - несколько его заместителей.

Функциональные департаменты, отделы и службы, содействующие работе специализированных фирм и ВЭО, - можно условно разделить на три группы.

1. Группа отделов и служб, осуществляющих планирование:

· планово-экономический отдел - планирование внешнеторговой деятельности и контроль выполнения плана, анализ хозяйственной деятельности ВЭО;

· валютно-финансовый отдел - валютное планирование и контроль за банковскими валютными, кредитными и расчетными операциями, соблюдение интересов ВЭО при внешнеторговых сделках;

· транспортный отдел - планирование и обеспечение перевозок экспортных и импортных грузов;

· бухгалтерия ВЭО - учет и отчетность, расчеты с банками, поставщиками и сторонними организациями, расчет и выплата заработной платы, анализ (совместно с плановым отделом) результатов финансовой деятельности и рекомендации по ее улучшению.

2. Группа отделов, занимающихся непосредственно маркетингом:

· отдел конъюнктуры и цен - исследование спроса, предложения, динамики цен, структуры рынков, систематизация конъюнктурных материалов, координация работы фирм с общими иностранными агентами, методическое руководство и контроль правильности расчетов и применения цен фирмами при подготовке и заключении контрактов, другая работа по исследованию конъюнктуры рынков;

· отдел рекламы и выставок - обеспечение рекламной деятельности ВЭО, организация участия специализированных фирм в международных выставках и ярмарках;

· инженерно-технический отдел - изучение действующих на мировом рынке технических требований к товарам, информирование о них непосредственных производителей товаров, анализ технического уровня и качества продукции, ее конкурентоспособности, подготовка соответствующих заключений и рекомендаций специализированным фирмам по этим вопросам;

· отдел совместных предприятий - координация, планирование и контроль деятельности совместных предприятии, созданных с участием иностранного капитала на территории России, и смешанных обществ, созданных с участием объединения за рубежом, создание новых смешанных обществ за рубежом и ликвидация их;

· отдел технического обслуживания и запчастей - организация гарантийного и послегарантийного технического обслуживания экспортируемых объединением товаров в зарубежных странах, обеспечивает технические центры и зарубежных агентов объединения необходимыми запасными частями, ремонтным оборудованием и транспортом.

3. Группа отделов, обеспечивающих принятие и исполнение управленческих решений:

· отдел развития - совершенствование организационной структуры объединения;

· юридический отдел - помощь в составлении условий контрактов и соглашений, консультация фирм по вопросам презентаций и рекламаций, разногласий, защита интересов ВЭО в судах и арбитражах, правовое обеспечение;

· протокольный отдел - выполняет поручения руководства ВЭО и фирм по встречам, приему и проводам представителей иностранных фирм, прибывших с деловыми целями

· отдел информационных технологий (ИВЦ) - автоматизация расчетов, внедрение экономико-математических методов и ЭВМ в практику работы объединения и фирм, создание совместно с другими отделами и фирмами баз данных и ведение их;

· отдел кадров - вопросы подбора и расстановки кадров, ведение личных дел работников;

· отдел загранкомандировок - оформление командировок за границу;

· канцелярия - регистрация и контроль организационно-распорядительной документации и переписки;

· административно-хозяйственный отдел - снабжение необходимыми для работы объединения материалами и оборудованием, ответственность за эксплуатацию здания, другая хозяйственная работа.

Иногда юридический и протокольный отделы, а также бухгалтерия и отдел кадров подчиняются непосредственно генеральному директору ВЭО, выполняя в целом те же функции.

Создание такой разветвленной структуры управления ВЭД характерно для предприятий (организаций), когда их деятельность целиком и полностью сосредоточена на внешних рынках. Однако количество таких предприятий, естественно, меньше, чем количество предприятий, занимающихся производством. На промышленных предприятиях, активно участвующих во внешнеэкономической деятельности, внешнеторговый аппарат существует в основном в двух формах: как часть внутрипроизводственной структуры в виде внешнеэкономического отдела (отдела внешнеэкономических связей) и как относительно самостоятельное подразделение в виде внешнеторговой фирмы.

На предприятиях за последние годы накоплен значительный опыт осуществления внешнеэкономической деятельности. Ниже приводится опыт организации внешнеэкономической деятельности на предприятии.

¨ ОАОПервоуральский новотрубный завод (ПНТЗ) является крупнейшим в Европе и России производителем бесшовных труб и баллонов. Он производит свыше 25 000 типоразмеров труб и трубных профилей из 200 марок углеродистых, легированных и нержавеющих сталей по 34 государственным и 25 иностранным стандартам, а также по 400 техническим условиям. На его долю приходится около 10% общего объема труб, выпускаемых российскими предприятиями. Имеются многочисленные европейские (ТЮФ, Германия) и американские (API – Американского нефтяного института) сертификаты, подтверждающие соответствие качества мировым требованиям.

Продукция предприятия поставляется более чем в 25 стран. Внешнеэкономическая деятельность ПНТЗ, особенно та её часть, которая связана с экспортом, представляет собой одно из важнейших направлений развития.

Отдел по внешним экономическим связям (ОВЭС) был создан в сентябре 1991г. с целью осуществления внешнеэкономической деятельности, включая создание совместных производств с зарубежными фирмами. В настоящее время основными задачами отдела являются:

· поиски рынков сбыта для продукции ОАО за свободно-конвертируемую валюту;

· организация загрузки производства экспортными заказами;

· поиски предложений иностранных инвесторов;

· подготовка, оформление и организация выполнения контрактов на поставки экспортной продукции.

В соответствии с возложенными на него задачами отдел выполняет следующие функции:

1. Проведение маркетинговых исследований рынков сбыта продукции ОАО;

2. Организация договорных отношений с экспортирующими организациями;

3. Работа с организациями – посредниками;

4. Участие в переговорах, разработка и оформление контрактов на поставку продукции за валюту в дальнее зарубежье;

5. Организация обеспечения производства экспортными заказами совместно с другими службами ОАО;

6. Осуществление лицензирования и декларирования грузов;

7. Совместно со службами ОАО осуществление контроля за ходом выполнения экспортных заказов, соблюдением сроков отгрузки согласно заключенным контрактам;

8. Контроль за своевременной оплатой счетов в СКБ и поступлением валюты на счета ОАО и посредников;

9. Контроль обеспечения расчетов с другими организациями за проведение операций, связанных с внешнеэкономической деятельностью;

10.Участие в планировании ВЭД;

11.Организация и обеспечение своевременного составления отчетной документации по внешнеэкономическим связям;

12.Организация работы с представителями фирм, иностранными специалистами, пребывающими в ОАО;

13.Организация рекламы продукции;

14.Организация повышения квалификации работников отдела.

В ходе выполнения данных функций ОВЭС взаимодействует с другими отделами и службами ОАО :

· службой заместителя генерального директора по экономике и финансам по вопросам ценообразования и другим экономическим вопросам;

· службой заместителя генерального директора по труду и кадрам по вопросам комплектования и подготовки кадров, организации труда и социальным вопросам;

· управлением материально-технического снабжения (УМТС) – осуществляет консультирование работников данного отдела по вопросам импорта сырьевых материалов;

· службой заместителя генерального директора по загрузке производства и реализации продукции по вопросам согласования запросов иностранных партнеров, обеспечения трубной заготовки, контроля за движением заказов в ходе производства, комплектации и отгрузки продукции;

· управлением по договорам и реализации продукции по вопросам таможенного оформления при осуществлении поставок продукции ОАО в страны СНГ за свободно-конвертируемую валюту;

· бухгалтерией по вопросам идентификации валютных средств, поступающих на транзитные счета ОАО в Первоуральском коммерческом банке;

· управлением по транспорту по вопросам транспортировки грузов;

· цехами ОАО по вопросам производства;

· юридическим отделом по правовым вопросам;

· сторонними организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности в пределах своей компетенции.

В состав ОВЭС входят следующие специалисты:

- начальник отдела;

- заместитель начальника отдела;

- ведущий экономист по внешнеэкономическим связям;

- переводчики;

- экономисты по внешнеэкономическим связям;

- экономисты по сбыту;

- специалисты по таможенному оформлению.

Отдел по ВЭС является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется помощнику генерального директора по внешним экономическим связям, который назначается на должность и освобождается от нее генеральным директором. Цель деятельности помощника генерального директора по ВЭС - обеспечение экспертизы экономической эффективности заключения внешнеторговых сделок ОАО и принятие решений о целесообразности подписания контрактов с иностранными фирмами.

Начальник отдела осуществляет непосредственное руководство отделом и обеспечивает организацию работы его сотрудников, которые выполняют свои функции в соответствии с должностными инструкциями, действующими в рамках Первоуральского новотрубного завода.

Заключение и реализация экспортного контракта. Как было отмечено выше, одной из задач отдела ВЭС является оформление и организация выполнения внешнеэкономических контрактов. На рис. 3.2 приведена схема заключения и реализации экспортного контракта.

Зарубежные клиенты

- регистрация запроса

- перевод

запрос по факсу - проверка

ОВЭС - визирование

Производственный нет технический

отдел с участием цехов отдел

да замечания, вопросы

заключение, предложение тех. отдела

по срокам выполнения

ОВЭС предварительная калькуляция проект контракта (оферта)

КЛИЕНТ

(расчет контрактной цены)

согласие с условиями

контракта, подтвержден- да нет

ное подписью и печатью да ответ нет

(по факсу) ОВЭС корректировка

да условий конт-

ракта, перегово

ры, подписание

ОВЭС подпись ген. директора помощник ген. сбор подписей гл. инж-ра,

д-ра по ВЭС нач-ка отдела, НПО, НФО

гл. бух-ра, НЮО

оформление

паспорта сделки

оформление заказа

информационно- планово распре- включение заказа 2 экземпляра ПС, оригинал (заве-

вычислительный центр делительное бюро цеха в план по производству ренная копия) контракта

нет да соответствие

ОТК БАНК данных подписей

цеха производство рекомендации по подпись

оформлению ПС

1 экземпляр ПС

ОТК завода сертификат ОВЭС

ОВЭС

Сбыт цеха

Распоряжение, экспедиция ж/д накладная, бюро

отгрузочная сбыта визированная цен счет

спецификация на станции

ГТД + 4 копии, копия ПС,

проверка соот- таможенный ж/д накладная, серт-т качества,

ветствия, полнота и т.д. пост отгрузочная спецификация,

заверенная копия контракта

подпись, печать

все кроме 2 ГТД и ПС

реестры

(УК) из ГТК

ОВЭС копия ГТД БАНК

Товаросопроводительная копии УК

документация

ОВЭС

Экспедиция сбыта

ОВЭС информирование клиента об отгрузке,

выставление счета по условиям контракта,

сбор документов по аккредитиву

Рис. 3.2. Схема заключения и реализации экспортного контракта

Отправным пунктом данного процесса является получение запроса от зарубежной компании, в котором приводится перечень интересующих компанию труб, а также их основные характеристики. В ОВЭС осуществляется регистрация и перевод запроса, после чего он передается в производственный отдел, где происходит сопоставление содержащихся в нем данных тому сортаменту труб, производство которых налажено на заводе в настоящее время.

Если продукция завода не отвечает требованиям запроса, то запрос передается в технический отдел с целью определения имеющихся на заводе возможностей для производства запрашиваемого вида труб. После проведения анализа технический отдел готовит заключение, которые вместе с предложением по срокам реализации поступает обратно в ОВЭС.

В зависимости от характера заключения (отрицательное или положительное) ОВЭС соответственно либо отказывает зарубежному заказчику в производстве данного вида труб, либо осуществляет предварительный расчет контрактной цены.

В основе цены контракта лежит заводская цена, которая включает себестоимость труб (определяется на основе расчетных таблиц, разрабатываемых лабораторией ценообразования ПНТЗ), прибыль, приплату за меру и стоимость упаковки. Заводская цена, к которой прибавляется транспортные расходы, расходы в порту, плата за посредничество и таможенные платежи, и образует в результате цену контракта. Для тех изделий, качество которых подтверждено международным сертификатом, существуют специальные таблицы расчета цены, разработанные с учетом зарубежных стандартов.

Далее отдел по ВЭС отправляет своему потенциальному зарубежному партнеру проект контракта, разработанный специалистами отдела.

Если клиент не согласен с предлагаемыми условиями, он может выслать встречное контрпредложение, которое рассматривается ОВЭС. В любом случае после корректировки некоторых условий с учетом интересов обеих сторон контракт, как правило, оказывается подписанным. Зарубежный партнер подтверждает свое одобрение условий контракта подписью ответственного лица и печатью компании.

На Новотрубном заводе в целях повышения обоснованности принимаемых решений существует процедура сбора подписей главного инженера, начальника ОВЭС, начальника планового отдела, начальника финансового отдела, главного бухгалтера, начальника юридического отдела. Каждый из этих специалистов проверяет свою часть контракта. Только после того как контракт был одобрен данными лицами, помощник генерального директора по ВЭС представляет его на рассмотрение генеральному директору, который обладает правом решающей, последней подписи.

После подписания контракта ОВЭС оформляет заказ на производство контрактной продукции и отправляет его в информационно-вычислительный центр, где происходит обработка заказа с учетом особенностей технологического процесса. Адаптированный к производству заказ поступает в планово-распределительное бюро цеха, где его включают в план по производству. После того как продукция производства, следует ее проверка сначала ОТК цеха, а затем ОТК завода, который и выдает на нее сертификат качества, подтверждающий ее соответствие установленным стандартам. По требованию клиента может быть произведена также дополнительная проверка качества существующей на заводе службой вневедомственной приемки.

Следующим участником процесса выполнения экспортного заказа является служба сбыта цеха, которая готовит распоряжение о необходимости транспортировки груза и отгрузочную спецификацию наименования груза, тоннажа и т.д. Все эти документы передаются в экспедицию сбыта, задача которой оформить железнодорожную накладную на перевозку груза и завизировать ее на станции.

Одновременно с реализацией заказа отдел по ВЭС оформляет паспорт сделки. Два экземпляра подготовленного специалистами отдела ВЭС паспорта сделки и оригинал, либо заверенная копия контракта, передаются в Первоуральский коммерческий банк, который рассматривает их (проверяет соответствие данных паспорта сделки условиям контракта, соответствие подписи на нем образцу подписи в карточке образцов подписей лиц, имеющих право первой подписи по счету ПНТЗ) и подписывает данные экземпляры паспорта сделки, один из которых возвращается в ОВЭС.

ОВЭС собирает документы: оригинал и четыре копии заполненной грузовой таможенной декларации (ГТД), полученную в Первоуральском коммерческом банке и заверенную ксерокопию хранящегося там паспорта сделки, сертификат качества, заверенную копию контракта, железнодорожную накладную, отгрузочную спецификацию, и передает их на таможенный пост, находящийся в городе Первоуральске. Работники таможенного поста сверяют данные, содержащиеся в паспорте сделки с данными, заявленными в ГТД и другими имеющимися в их распоряжении документами, подписывают их, ставят на них личную номерную печать и возвращают обратно в ОВЭС за исключением двух копий ГТД и копии паспорта сделки.

Копия ГТД, железнодорожная накладная и сертификат качества, представляющие собой товаросопроводительную документацию, поступают в распоряжение экспедиции сбыта, которая занимается отправкой груза получателю.

Параллельно с этим ОВЭС в 10-тидневный срок со дня выпуска продукции таможенными органами представляет в банк копию ГТД, полученную от таможенного органа. На основании данных ГТД Федеральная таможенная служба РФ составляет учетные карточки –УК (каждая учетная карточка содержит информацию по одной произведенной отгрузке), объединяемые в реестры и направляемые в двух экземплярах по каналам специальной связи в банк. В банке со всех учетных карточек делают ксерокопии, которые пересылаются затем в отдел по ВЭС в целях идентификации сумм, поступающих на счет ПНТЗ.

В заключении ОВЭС осуществляет информирование покупателя об отгрузке продукции и приводит все необходимые действия, связанные с оплатой поставки (выставление счета, сбор документов по аккредитиву и т.д.)

Заключение и реализация импортного контракта. Импорт занимает незначительную долю во внешнеторговом обороте ПНТЗ и представляет собой, прежде всего, покупку запасных частей к установленному на заводе импортному оборудованию. На рис. 3.3 представлена схема заключения и реализации импортного контракта. Специалисты цехов готовят служебную записку с перечнем необходимых запасных частей, комплектующих и т.д., которая представляется генеральному директору для рассмотрения. Последний проверяет реальную потребность завода в указанных товарах, визирует заявку и отправляет в отдел по ВЭС. ОВЭС напрямую или через “Трубоимпэкс” (г. Кёльн, ФРГ) делает запрос в зарубежные фирмы, производящие данные изделия, и получает от них коммерческое предложение. Изучив это предложение, ОВЭС высылает обратно подписанный контракт, содержащий возможно некоторые дополнения.

Рис. 3.3. Схема заключения и реализации импортного контракта.

После подписания контракта со стороны инофирмы начинается поставка закупленного по контракту товара. Иностранная фирма осуществляет поставку, как правило, на условиях CIP Первоуральск и груз помещается на таможенный склад, расположенный на территории завода. ОВЭС обязан уведомить таможенные органы о прибытии груза и произвести вместе с их представителем его осмотр. Далее в течение 10 дней сотрудники ОВЭС должны произвести таможенное оформление груза, т.е. оформить ГТД и оплатить таможенные платежи; только после этого поставленные по контракту изделия могут быть использованы в производстве.

Ответьте на вопросы:

1. Какую роль играет маркетинговое исследование рынка при выходе предприятия на внешний рынок?

2. Каково содержание маркетингового исследования рынка, что такое SWOT-анализ?

3. Какие цели преследует предприятие, выходя на внешний рынок?

4. Какие факторы определяют формы и методы выхода предприятия на внешний рынок?

5. В чем состоят основные функции структурного подразделения предприятия, занимающегося внешнеэкономической деятельностью?

6. Каков порядок заключения и реализации экспортного и импортного контракта?

Раздел I I___________________

ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ

И ЭКОНОМИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ

ВЫБОРА

ИНОСТРАННОГО ПАРТНЕРА

Глава 4. Выбор иностранного партнера.

Глава 5. Основные показатели деятельности

зарубежных фирм.

Глава 6. Информационное обеспечение внешнеэкономической

деятельности.

Глава 4_______________________________

Дата добавления: 2014-12-29