Вопросы для подготовки к занятиям. 1. Типы закупок средств производства

1. Типы закупок средств производства.

2. Понятие и механизм работы «закупочного центра».

3. Основные этапы процесса осуществления закупок промышленных товаров.

4. Особенности закупки товаров в посреднических фирмах и бюджетных организациях.

Краткое содержание темы

В процессе покупки товаров производственного назначения приходится принимать множество решений, отдельные из которых зависят от ситуации совершения покупки. При этом под ситуациями покупки понимаются условия, в которых покупатели приобретают товары или услуги.

В зависимости от ситуаций, определяемых значимостью, уровнем неопределенности и информационной средой, продолжительности и сложности процесса закупки обычно выделяют 4 типа закупочных ситуаций: случайная закупка, обычная повторная закупка, измененная повторная закупка и новая закупка.

Случайная закупка наблюдается при покупке недорогих и имеющихся у многих поставщиков товаров.

При обычной повторной закупке покупатель дублирует свой предыдущий заказ практически без изменений.

При измененной повторной закупке покупатель вносит какие-либо изменения в спецификацию заказываемой продукции, в цену, условия поставки и оплаты или меняет поставщика и т. д. При этом изменяться могут как отдельные элементы условий поставки, так и несколько одновременно или все сразу. Такая ситуация характерна при приобретении нового автотранспорта, радиоэлектронных и электротехнических материалов и деталей, компьютеров и средств связи, консалтинговых услуг.

Новая закупка – это ситуация осуществления закупки товара или услуги впервые. Такая закупка характерна при приобретении нового оборудования с ЧПУ, строительстве зданий и сооружений по индивидуальным проектам, реализации крупных инвестиционных проектов.

Ситуация новой закупки особенно благоприятна для потенциального поставщика, который стремится заполучить нового клиента, используя для этого разнообразные методы воздействия на мотивы каждого специалиста, от которого зависит результат решения. Потенциальному покупателю оказывается всесторонняя информационная поддержка и помощь при выборе.

В ходе реализации задач снабжения и принятии решения о покупке службе материально-технического снабжения приходится вступать в связи почти со всеми подразделениями предприятия. Для этого создается так называемый «закупочный центр». Иногда его называют закупочный комитет, центром по закупкам или закупочный совет. Закупочный центр – это неформальное структурное подразделение предприятия, которое формируется как совокупность отдельных лиц и структурных отделов для решения конкретной проблемы закупки определенного товара. При этом его состав и структура различны для каждого вида товара или типа закупки.

Перед закупочным центром ставится цель выработать (обосновать) решение проблемы закупки определенной продукции для предприятия. В процессе принятия решения о покупке приходится решать следующие задачи:

· Выявить и сформулировать потребность;

· Составить спецификацию покупаемых товаров;

· Изучить информацию по данной проблеме;

· Выбрать поставщика или несколько поставщиков;

· Принять решение.

В целом члены закупочного центра выполняют пять основных ролей: пользователя, советника, администратора, покупателя и лица, принимающего решение. Каждую из них могут исполнять один или несколько человек.

1. Пользователи – это работники предприятия, которые часто выступают инициаторами закупки и используют покупаемые товары и услуги, а поэтому дают и оценку закупаемого товара и работы поставщика. Ими могут быть: начальник производства, инженер-технолог, начальники производственных цехов и участков, отдел сбыта и т.д.

2. Советники – помогают составить перечень покупаемых товаров, воздействуют на принятие решения о покупке, определяя критерии отбора информации и выбора поставщиков. Как правило, это технический персонал предприятия (инженерно-технологические работники, конструкторы, консультанты, работники ОТК, начальники производств).

3. Администраторы – члены закупочного центра, управляющие потоками информации в закупочном центре и оказывающие таким образом косвенное влияние на принятие решения. Такую роль могут выполнять отдельные работники аппарата управления (секретари), учетно-финансовой и технической служб. В некоторых случаях снабженцы ограничивают пользователей или лиц, принимающих решения, от встреч с потенциальными поставщиками.

4. Лица, принимающие решения, обладают формальным правом окончательного выбора товара или поставщика. При случайных и повторных закупках это, как правило, коммерческий директор или начальник отдела снабжения. Для принятия решения о новых закупках могут привлекаться главный технолог при высокой степени технологической сложности проекта, финансово-экономическая служба при большой степени коммерческого риска. Решение по дорогостоящим проектам с высокой степенью риска, по комплектным поставкам принимает, как правило, собственник предприятия (совет директоров).

5. Покупатели имеют полное право и обязанность выбора поставщиков, ведения переговоров и заключения договоров. Обычно это работники отделов снабжения, занимающиеся определенным видом продукта. В случае технологически сложных и рискованных покупок ими могут быть руководители предприятия (генеральный директор, коммерческий директор и т.д.). Иногда покупатели помогают пользователям составить перечень необходимых товаров.

Сложность при выработке и принятии решения проявляется в том, что разные лица имеют разные цели и критерии оценки покупки.

Процесс принятия решения о закупках в организациях во многом совпадает с процессом покупки потребительских товаров: все покупатели осознают потребность, осуществляют информационный поиск, выбирают варианты, делают покупку и оценивают свой выбор. Однако все эти процессы в организациях протекают на качественно ином уровне, так как на всех этапах принятия решений в этом участвует не один и не два человека, а целые отделы и управления. При этом предприятиям приходится решать более сложные задачи и комплексно, поскольку они закупают разнообразные товары в больших объемах и на большие суммы денег. Поэтому и маркетинговая деятельность с организационным покупателем более сложная и отличается комплексностью подхода. Данные обстоятельства обуславливают необходимость наличия дополнительных этапов, дополнительных управленческих решений при закупке. Причем их количество напрямую зависит от закупочных ситуаций.

Обычно при новой закупке выделяют 8 этапов процесса осуществления закупок и в следующей последовательности: возникновение, осознание и формирование потребности → определение желаемых характеристик и составление спецификаций товаров → поиск поставщиков и информация о них → запрос предложений от потенциальных поставщиков → оценка предложений → окончательный выбор поставщиков → согласование параметров поставки и заключение договоров → начало поставок и оценка работы поставщика.

Возникновение, осознание и формулирование потребности происходит под влиянием как внутренних, так и внешних стимулов. Внутренними стимулами могут быть:

· Решение об изменении ассортимента выпускаемой продукции;

· Изменения в технологии производства;

· Изношенность или поломка оборудования;

· Недостаток сырья, материалов или комплектующих;

· Неудовлетворительное качество закупаемых товаров;

· Рост цен на приобретаемые товары.

К числу внешних факторов можно отнести маркетинговые: это коммуникационная политика поставщиков, конкурентная среда, предложение лучшего товара или более низкой цены.

Желаемые характеристики товара могут иметь несколько уровней:

· Идеальный уровень – это представление о самом лучшем и приемлемом по стоимости товара;

· Типичный уровень – это типичное или среднего качества товар, соответствующий требованиям стандартов или других нормативных документов;

· Минимально допустимый уровень устанавливает нижний предельно допустимый предел качества, уровня цены или других характеристик товара;

· Реальный уровень – практические характеристики товара, предлагаемые покупателю.

Определенные покупателем и приемлемые для него параметры оговариваются в закупочных спецификациях. Они могут включать пределы возможного отклонения среднего (типочного) уровня от минимально допустимого до идеального показателей качества или других и образуют так называемые допуски.

Поиск возможных поставщиков (информационный поиск) может быть внутренним и внешним. Внутренними источниками информации могут быть, прежде всего, компьютерные базы данных, личные наблюдения и опыт работников службы снабжения, мнения, связи, влияние и авторитет других работников предприятия из числа административно-управленческого персонала. Если такого поиска оказывается недостаточно, тогда прибегают к внешним источникам информации и, в первую очередь, к помощи Интернета.

Задача поставщика при этом заключается в том, чтобы информация о них попала в основные источники (справочники) и способствовала созданию положительного имиджа компании. Маркетологам необходимо отслеживать потенциальных покупателей и определять свои возможности по удовлетворению их потребностей.

На этапе запроса предложений покупатель предлагает всем заинтересованным поставщикам подать предложения о поставках соответствующих товаров, которые могут быть представлены в письменном виде, проведением официальной презентацией, высылкой каталога или отправкой коммивояжера.

При изучении всех потенциальных поставщиков продукции целесообразно запросить следующую информацию:

· Позиция поставщика на рынке (объем и структура предлагаемых товаров, имидж фирмы);

· Характеристика предлагаемых товаров (технические параметры, цена, качество, конкурентоспособность, имидж товарной марки, новизна товара и упаковки, степень обновления ассортимента);

· Виды стимулирования продаж;

· Практика товародвижения (виды и условия транспортировки, размеры партий единовременной отгрузки);

· Надежность и гарантии при выполнении договорных обязательств.

Выбор критериев оценки поставщиков зависит от множества факторов (типа закупок, отраслевой принадлежности предприятия, вида закупаемых материалов, величины коммерческих рисков и т. д.). Все многообразие факторов можно разделить на три основные группы:

· Факторы, определяющие уровень продуктивности предложения;

· Факторы, характеризующие издержки использования предложения;

· Уровень риска, который содержится в данном предложении для заказчика.

Продуктивность предложения – это оценка предлагаемых на рынке снабжения ресурсов (продукции) с точки зрения их влияния на конечную производительность готовой продукции, которую предприятие реализует на рынке сбыта. Это, прежде всего, качество закупаемой продукции, рассматриваемое как ее пригодность отвечать требованиям, заложенным в спецификацию производимой продукции, и ее соответствие международным или государственным стандартам (ГОСТ, ОСТ, ТУ). При этом должна обеспечиваться стабильность качества в пределах установленных допусков.

Издержки предложения представляют собой цену потребления закупаемых ресурсов, формирующую основную часть будущей себестоимости готового изделия. Поэтому при изучении цен не следует ограничиваться лишь сравнением их уровня, а рассматривать составляющие издержек предложения как элементы будущей себестоимости продукции. Для этого необходимо изучить влияние следующих факторов:

· Стоимость обработки сырья, материалов;

· Коэффициент полезного действия при использовании предлагаемых материалов (топлива);

· Количество используемых повторно и неиспользуемых отходов, получаемых при обработке предлагаемого сырья;

· Коэффициент загрузки оборудования;

· Удельный расход энергии на единицу выпускаемой продукции;

· Логистическая продуктивность.

Немаловажной стороной изучения предложения является определение коммерческих рисков, обусловленных данным предложением.

Существует четыре основных видов риска воспринимаемых обычно покупателями средств производства:

· Финансовая потеря, когда продукт непригоден для использования и необходима его замена или ремонт за счет покупателя;

· Потеря времени наблюдается тогда, когда момент заключения сделки, ее оплаты и сам факт поставки по времени значительно не совпадают. За это время могут произойти изменения в рыночной ситуации, нормативно-правовой базе или производственных и финансовых возможностях самого предприятия;

· Физический риск может быть вызван потреблением или использованием продуктов, потенциально вредных для здоровья работников предприятия или окружающей среды (например, использование сырья или топлива, превышающие предельно допустимые содержанию тяжелых металлов, нитратов и др.);

· Психологический риск присутствует тогда, когда неудачная покупка приводит к утрате имиджа компании или создает общую неудовлетворенность.

Для уменьшения уровня воспринимаемого риска до принятия решения по закупке и выбору поставщика покупателю необходимо использовать дополнительные источники информации и методы исследования предложений. Диверсификация коммерческих рисков в процессе закупок предполагает расширение географии закупок.

В результате проведенного на предыдущем этапе изучения и анализа поступивших предложений члены закупочного комитета составляют рейтинг поставщиков по исследуемым критериям и определяют лучших из них. Оценка осуществляется на основании общего оценочного показателя, который определяется по формуле:

ОП = Σⁿ_i=1 K_bi * П_oi,

где ОП – общий оценочный показатель (коэффициент или %);

K_bi – коэффициент весомости i -го оценочного критерия;

П_oi – показатель i -го оценочного критерия;

п – количество оценочных показателей.

Предпочтение на поставку сырья, материалов и оборудования отдается тому претенденту, который имеет наибольший оценочный показатель. Однако в сложных ситуациях, при новой закупке с большой степенью риска покупатель использует более формализованные процедуры выбора, например, ранжирование или метод парных сравнений.

После определения конкретного поставщика или нескольких поставщиков работники отдела материально-технического снабжения или юридическая группа, как члены закупочного центра готовят заказ на закупку товаров в виде оферты (предложения заключить договор). При этом оферта должна содержать существенные условия договора, к которым относятся: предмет договора, наименование и количество товара, цена или способы ее определения, а также цель приобретения товара. Дополнительно могут быть таковыми технические характеристики товара, предполагаемые сроки поставки, возможности возврата и гарантии. Кроме этого, чтобы предложение о заключении договора можно было считать офертой, оно должно отвечать следующим требованиям:

· Должен быть указан адресат предложения (или несколько адресатов);

· Предложение должно выражать намерение стороны, направившей оферту (оферанта), заключить договор в случае принятия адресатом оферты данного предложения.

Разновидностью стратегии, ориентированной на сокращение количества поставщиком, является комплексная (или модульная закупка). Однако при этом конкурентоспособность покупателя становится напрямую зависимой от поставщика, что существенно увеличивает его риск относительно стратегических перспектив развития.

Любой договор считается заключенным, если между сторонними в требуемой в определенных случаях форме (письменной или устной) достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора, и признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта.

В практике хозяйственной деятельности применяется несколько договоров: купли-продажи, поставки, аренды, подряда, оказания услуг и т. д. Наибольшее распространение в коммерческой деятельности получил договор поставки, в соответствии с которым поставщик – продавец обязуется передать в обусловленные сроки товар покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным потреблением, а покупатель обязуется принять и оплатить его.

После заключения договора-поставки осуществляется его выполнение при соблюдении сторонами принятых обязательств. Систематический учет и контроль исполнения договорных обязательств, и своевременное предъявление санкций является важной составной частью закупочной деятельности. Выполнение договора контролируется по общему объему поставки, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комплектности, соблюдению транспортных условий, выполнению условий отгрузки, порядок согласования цены и по другим условиям, предусмотренных в договоре. При этом необходимо следить за наличием и правильным оформлением сопроводительных документов (товарной или товарно-транспортной накладной, сертификатов соответствия, качественных удостоверений, лицензий и т. д.).

Удовлетворенность клиентов приводит к привязанности к организации-поставщику. Удовлетворенный покупатель верен компании и ведет себя по отношению к ней лояльно. Привязанность касается как настоящего поведения клиента, так и его намерений на будущее. Лояльные клиенты имеют намерение совершить повторные покупки у одного и того же предприятия, а при случае будут еще рекомендовать другим этого поставщика. Такие покупатели, кроме этого, готовы совершать еще дополнительные и немалые покупки, что дает поставщику значительные конкурентные и экономические преимущества.

Опыт стран с развитыми рыночными отношениями показывает, что наличие разнообразных коммерческих посредников обеспечивает производителю продукции выбор наиболее подходящего канала продвижения своих товаров на рынок, а покупателю – некоторые преимущества при приобретении необходимых материалов.

Для успешного выполнения этих функций посредниками необходимо принять следующие предпокупочные решения:

· Определить наилучший ассортимент товаров, которым предприятие будет заниматься. Это может быть замкнутый, или насыщенный ассортимент, т. е. товары только одного производителя или нескольких, а также он может быть узким (с одной ассортиментной группой), широкий (с несколькими ассортиментными группами взаимодополняющих товаров) или смешанным.

· Осуществить выбор поставщиков исходя из планируемого ассортимента товаров и целей посреднической деятельности (государственные или частные предприятия, иностранные производители, оптовые базы и т. д.);

· Согласовать условия приобретения товаров (с переходом права собственности или выступать в качестве представителя (дилера) производителя).

От ассортимента выбранных товаров и условий приобретения в определяющей степени зависит состав его покупателей и поставщиков, а также маркетинговые стратегии оптового посредника.

Рынок государственных учреждений и организаций представлен школами, больницами, лечебными и исправительными учреждениями и т. д., которые осуществляют закупки товаров за счет средств государственного и местных бюджетов для обеспечения выполнения своих функций. Он открывает большие возможности перед многими поставщиками. При этом закупки осуществляются двумя основными способами:

· Договорные отношения строятся на основе госзаказа;

· Тендерные торги.

Выделяют следующие отличительные особенности рынка государственных учреждений:

· Повышенное внимание и контроль над этой сферой деятельности со стороны общественности и государственных контролируемых органов;

· Документальное оформление процесса закупки подробно регламентировано, что требует грамотного ведения большого количества первичных, учетных и расчетных документов.

· Закупки осуществляются за счет средств бюджета, что определяет победу тому поставщику, который предложит публично наименьшую цену;

· При размещении госзаказа или проведении торгов предпочтение отдается, как правило, отечественным поставщикам с целью поддержания национальных товаропроизводителей.

Решающую роль при закупках товаров для государственных нужд играет цена товара. Поэтому поставщики стремятся совершенствовать технологии производства для снижения себестоимости своих товаров. Если характеристики товара и его цена зафиксированы и мало подвержены изменениям, тогда его отличие от товара конкурентов перестает быть маркетинговым фактором. К тому же при открытых торгах и реклама и распродажи не приведут к победе, поэтому они в данном случае малоэффективны.

Дата добавления: 2014-12-25