Регистрация движения экземпляра документа

Регистрация движений документов

Режим предназначен для регистрации нового движения экземпляра документа и включает в себя два этапа:

· учет возврата;

· отправка документа.

Запуск режима осуществляется с помощью клавиши «F3» или по команде «Операции/Регистрация движения» из режима просмотра карточек документов.

В случае если на последнем движении документ был списан или уничтожен, на экране появится сообщение (рис. 2.30.).

Рис. 2.30. Подтверждение аннулирования операции списания (удаления)

При необходимости изъятия документа из дела и оформления записи нового движения следует подтвердить выполнение операции регистрации движения, нажав клавишу «Enter» или «щелкнув мышью» по кнопке «Ok»

После чего в нижней части карточки на экране появляется диалоговое окно регистрации очередного движения (рис. 2.31), которое состоит из двух частей:

· правой - для регистрации возврата документа;

· левой - для отображения реквизитов последнего движения.

Рис. 2.31. Заполнение реквизитов возврата документа

Для регистрации возврата документа необходимо заполнить поля:

· «Резолюция по документу», «Автор резолюции»;

· «Дата резолюции» и «Дата возврата».

При заполнении текста резолюции клавиша «Ctrl+Enter» обеспечивает ввод многострочного текста. При переходе на следующее поле используются клавиши «Enter»и «Tab». Для отказа заполнения этих полей следует нажать клавишу «PageDown». После заполнения требуемых полей правая часть окна переместится влево, а на ее месте будут отображены поля для оформления очередного движения (рис. 2.32.).

Рис. 2.32. Заполнение реквизитов отправки документа

Для регистрации отправки документа заполнению подлежат поля:

· «Вид корреспондента» (код адресата);

· «Корреспондент» (адресат);

· «Кому направлен документ»;

· «Дата отправки» (по умолчанию проставляется текущая дата);

· Количество листов документа и приложения.

После окончания заполнения полей нужно записать информацию в базу данных (кнопка «Сохранить»). Если часть полей при регистрации движения можно не заполнять, то быстрый переход к кнопке «Сохранить» осуществляется по нажатию клавиши «PageDown».

Кнопка «Отмена» или клавиша «Esc» позволяет отказаться от регистрации движения и вернуться к режиму просмотра карточек.

Обязательными реквизитами при регистрации движения являются код корреспондента и количество листов документа и приложения.

Дата добавления: 2014-12-26